La transformación digital en empresas es la integración de tecnología digital en todas las áreas de una organización, cambiando fundamentalmente la forma en que opera y genera valor. No se trata únicamente de implantar nuevas herramientas: implica un cambio cultural, de procesos y de modelo de negocio. Para que esa transformación sea eficaz y duradera, es imprescindible que las personas adopten realmente las soluciones digitales desplegadas. Ahí es donde entra en juego la adopción digital y las plataformas que la hacen posible.
La transformación digital es una iniciativa de estrategia empresarial que incorpora la tecnología digital en todas las áreas de una organización. Según IBM, esta integración afecta tanto a los procesos internos como a la propuesta de valor hacia los clientes. Se trata, en palabras de la Universidad Internacional de Andalucía (UNIA), del proceso mediante el cual una empresa cambia su forma de trabajar y de generar valor gracias a las tecnologías digitales.
Más allá de la tecnología, la transformación digital de las empresas engloba tres dimensiones inseparables:
Sin una adopción real por parte de los empleados, cualquier inversión tecnológica queda incompleta. La adopción digital es, por tanto, la condición que convierte la transformación digital de las empresas en un cambio sostenible y rentable.
"Podemos modernizar, desmaterializar y digitalizar la administración y la economía, pero debemos tener cuidado de no dejar atrás a quienes están un poco más alejados de lo digital."
Menad Ouchenir, DSI, en el podcast CIO Pioneers
La adopción digital es el proceso que designa la capacidad de las personas para utilizar las herramientas digitales en todo su potencial. Sin adopción digital, no hay transformación digital sostenible. Las empresas se enfrentan a tres retos fundamentales.
El principal freno a los proyectos de transformación digital para empresas es la resistencia al cambio. Muchas organizaciones siguen infravalorando la inversión en gestión del cambio, cuando en realidad es una condición necesaria para el éxito. Sin un acompañamiento adaptado, los proyectos están abocados al fracaso por falta de adhesión, tanto de la dirección como de los usuarios finales.
Para establecer una gestión del cambio eficaz, se necesitan varios elementos:
El segundo reto es la velocidad de adopción del software. Cuanto más tarda un usuario en dominar una herramienta, mayor es el ROI negativo que genera. Las empresas en plena transformación digital se enfrentan a preguntas concretas:
Con un número creciente de herramientas digitales desplegadas dentro de las organizaciones, la adopción digital afecta directamente a la productividad de los usuarios y al rendimiento global de los equipos. Más allá de la simple adopción tecnológica, la adopción digital engloba el software, los procesos y la cultura derivados de la digitalización de las empresas. El objetivo es hacer que lo digital sea accesible y sencillo, devolviéndole su papel de herramienta al servicio de las personas, no de obstáculo.
Una DAP (Digital Adoption Platform, o plataforma de adopción digital) es una solución que guía a los usuarios paso a paso en el manejo del software gracias a guías interactivas integradas directamente en la herramienta. Se integra como una capa superpuesta sobre los programas empresariales mediante una extensión de navegador o una línea de código, siendo compatible con cualquier software accesible desde un navegador web.
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Según el glosario de adopción digital, este proceso se apoya en tres pilares: la formación, el soporte y la comunicación.
La formación es indispensable para favorecer el correcto manejo de las herramientas digitales en el contexto de la transformación digital empresarial. Para ser eficaz, debe responder a los retos formativos de la era digital:
Al formar a los usuarios, las empresas favorecen un manejo eficaz y rápido, el cumplimiento de los procesos de negocio y la reducción de la tasa de abandono de las herramientas.
El soporte tiene un papel fundamental en la adopción digital dentro de las empresas. Para ser eficaz, debe ofrecer disponibilidad en tiempo real, accesibilidad desde el propio software, personalización según el perfil del usuario y facilidad de actualización. Un soporte de calidad reduce los costes, mejora la satisfacción del usuario y aumenta su retención en las herramientas digitales.
La comunicación es esencial para aumentar el compromiso de los usuarios con las soluciones digitales. Las DAP permiten a las empresas interactuar en tiempo real con los usuarios directamente desde las herramientas, facilitando una mejor experiencia de usuario, mayor compromiso y una tasa de retención más alta.
Las DAP (plataformas de adopción digital) se componen de tres elementos fundamentales:
Las guías interactivas integradas son módulos de formación incorporados al software que acompañan a los usuarios paso a paso en la realización de una tarea. Permiten un aprendizaje breve, lúdico, interactivo y práctico para un manejo eficaz y duradero.
El editor incluido en la DAP permite crear contenidos y actualizarlos en pocos clics, directamente desde la herramienta, sin ningún conocimiento técnico previo. Puede tratarse de contenido de formación, soporte o comunicación.
Los tooltips o burbujas de información contextuales se colocan en las interfaces de software para proporcionar información en el momento exacto en que el usuario la necesita. Permiten reducir las frustraciones relacionadas con las herramientas digitales gracias a una mejor comprensión de las mismas.
Las notificaciones push son mensajes de comunicación enviados a los usuarios desde la interfaz del software que utilizan. Permiten proporcionar la información adecuada en el momento oportuno y favorecen la participación de los usuarios en las herramientas digitales.
El panel de control de las plataformas de adopción digital permite una gestión centralizada de los distintos proyectos de adopción digital. Desde la interfaz se puede:
La funcionalidad analítica permite acceder a estadísticas de adopción digital (contenidos consultados, historial de conexiones, comportamientos de uso, etc.).
Además del conjunto de funcionalidades estándar, Lemon Learning ofrece capacidades adicionales pensadas para las necesidades de las empresas en plena transformación digital:
Con la transformación digital, las empresas disponen de numerosas soluciones digitales para acelerar la adopción. Sin embargo, no todas se adaptan a las mismas necesidades. La clave está en elegir la solución que responda simultáneamente a los tres pilares: formación, soporte y comunicación.
La mejor solución de adopción digital debe permitir de forma simultánea:
Las DAP son hoy las soluciones más adecuadas para este objetivo porque están diseñadas específicamente para mejorar la adopción digital, responden simultáneamente a los tres pilares, son compatibles con todas las soluciones ya implantadas en la organización y no requieren competencias técnicas especiales para su implantación. Para profundizar en este proceso, la solución de gestión del cambio de Lemon Learning aborda este reto de forma integral.
El e-learning designa el conjunto de dispositivos de formación en línea que permiten aprender a distancia. Las soluciones de e-learning están especializadas en la formación a distancia, mientras que las DAP son especialistas en formación digital contextual, soporte de aplicaciones y comunicación digital. Una plataforma de e-learning permite formar a los colaboradores, pero no necesariamente mejorar directamente la adopción digital dentro de la organización. Si el e-learning responde a una necesidad individual sobre competencias concretas, las DAP se enmarcan en un dispositivo de gestión del cambio más amplio.
| E-learning | DAP | |
| Características | ||
| Formar a los colaboradores a distancia | ✔️ | ✔️ |
| Asistir a los usuarios en tiempo real | ❌ | ✔️ |
| Comunicar desde las herramientas digitales | ❌ | ✔️ |
| Beneficios | ||
| Favorecer la flexibilidad y la autonomía en el aprendizaje | ✔️ | ✔️ |
| Mejorar la adopción del software | ❌ | ✔️ |
| Costes | ||
| Reducir los costes de formación | ✔️ | ✔️ |
| Reducir los costes de soporte | ❌ | ✔️ |
El soporte de aplicaciones designa el conjunto de herramientas utilizadas para asistir a los usuarios en el uso del software: Service Desk, Help Desk y portal de autoservicio. A diferencia del soporte clásico, una DAP ofrece asistencia en tiempo real directamente desde las herramientas digitales, mediante una biblioteca de guías interactivas accesible en autoservicio las 24 horas, los 7 días de la semana. Mientras el soporte tradicional está especializado en la resolución de incidencias técnicas, las DAP están especializadas en el acompañamiento de los usos para prevenir las solicitudes de soporte. Ambas soluciones son complementarias.
| Soporte | DAP | |
| Características | ||
| Asistir a los usuarios a distancia | ✔️ | ✔️ |
| Asistir a los usuarios en tiempo real | ❌ | ✔️ |
| Asistir a los usuarios directamente desde el software | ❌ | ✔️ |
| Gestionar solicitudes de soporte de todos los niveles (tickets) | ✔️ | ❌ |
| Beneficios | ||
| Mejorar el correcto manejo de las herramientas digitales | ✔️ | ✔️ |
| Mejorar la experiencia del usuario | ❌ | ✔️ |
| Mejorar la adopción del software | ❌ | ✔️ |
| Costes | ||
FAQ Preguntas frecuentes¿Qué es la transformación digital en empresas?+ La transformación digital en empresas es el proceso mediante el cual una organización integra tecnología digital en todas sus áreas de actividad, cambiando fundamentalmente su forma de operar, generar valor y relacionarse con clientes y empleados. Va más allá de la simple informatización: implica un cambio cultural, de procesos y de modelos de negocio. ¿Cuáles son las 4 tecnologías clave de la transformación digital?+Las cuatro tecnologías que más impulsan la transformación digital en empresas son: la inteligencia artificial (IA) y el aprendizaje automático, la computación en la nube (cloud), el análisis de datos masivos (big data) y la automatización de procesos. A estas se suman la ciberseguridad y el Internet de las Cosas (IoT) como habilitadores esenciales según el contexto sectorial. ¿Cuáles son los 5 pilares de la transformación digital?+Los cinco pilares habitualmente reconocidos son: (1) estrategia y liderazgo digital, (2) cultura organizacional y gestión del cambio, (3) experiencia del cliente y del empleado, (4) tecnología e infraestructura digital, y (5) datos y analítica. Sin alinear estos cinco pilares, los proyectos de transformación digital difícilmente alcanzan resultados sostenibles. ¿Por qué fracasan muchas transformaciones digitales?+Según el consenso de analistas del sector, una de las principales causas de fracaso es la falta de gestión del cambio y de adopción por parte de los usuarios finales. Otros factores habituales son la ausencia de una estrategia clara, la escasa implicación de la dirección, la formación insuficiente y no medir el retorno de la inversión de forma continua. La tecnología por sí sola no garantiza el éxito si las personas no la adoptan. LJ AutorLukas Joseph Lukas Joseph lidera la estrategia de inbound marketing y de adopción digital de Lemon Learning. Explora los usos concretos de las plataformas de adopción digital en las empresas y las tendencias emergentes del sector, combinando marketing de producto, crecimiento B2B y formación de los usuarios. |