La transformación digital sigue siendo un tema clave en las empresas. Este proceso busca adoptar herramientas digitales y soluciones innovadoras. La adopción digital ayuda a las empresas a alcanzar objetivos comerciales estratégicos. Lemon Learning te explica todo lo que necesitas saber sobre la adopción digital.
La adopción digital es un proceso amplio y complejo que implica un cambio significativo en la cultura empresarial. Requiere transformaciones a todos los niveles.
En términos simples, la adopción digital se refiere a alcanzar un estado en el que los usuarios (tanto empleados como clientes) utilizan las herramientas digitales a su máxima capacidad. También conocida como adopción digital, este proceso es esencial porque puede mejorar la eficiencia del flujo de trabajo y aumentar las tasas de retención de clientes. Algunos empleados tienen acceso a tecnologías que podrían simplificar sus tareas, pero no aprovechan todas las funcionalidades disponibles.
Cuando los usuarios logran la adopción digital, aprenden las funciones básicas de un software o aplicación específica y maximizan el potencial de las características avanzadas. Esto les permite desbloquear nuevas ideas y procesos. Las estrategias de adopción digital para empleados incluyen la formación en múltiples programas, la participación en actividades para cambiar comportamientos y aumentar la productividad, la incorporación de la cultura empresarial, y más.
La transformación digital es un cambio global en la empresa que incluye la adopción digital. Mientras que la adopción digital se centra en los usuarios y sus experiencias, el cambio estructural se enfoca en los procesos. La adopción digital suele ser una cuestión individual de los usuarios, mientras que la transformación la impulsan generalmente los responsables de la toma de decisiones.
Las plataformas de adopción digital (DAP, por sus siglas en inglés) facilitan una integración eficiente de los softwares empresariales. Esta solución está diseñada para guiar a los usuarios en tiempo real.
Integrar este tipo de asistencia en el software de tu empresa (como ERP, Microsoft, etc.) te permite comunicarte con los usuarios y formarlos en los procesos y la entrada de datos en la interfaz. La plataforma de adopción digital ayuda a los usuarios a dominar sus herramientas de manera rápida y sencilla.
Para evitar distraer a los usuarios, la función de ayuda de la Plataforma de Adopción Digital se integra al software empresarial como una extensión o línea de código. Con unos pocos clics, los empleados pueden encontrar respuestas a sus preguntas de manera autónoma.
Para ser efectiva, una herramienta digital debe incluir varias funciones:
Elige una solución de adopción digital que pueda guiar a los usuarios en cualquier tarea. La plataforma debe orientar a lo largo del proceso con instrucciones claras y sencillas de seguir, incluso para los nuevos usuarios. Una función específica permite ver cómo utilizar los procedimientos, qué contenidos han sido consultados, etc. En caso de dificultades, se destacan soluciones para superarlas. La función de análisis informa a los usuarios sobre los procesos complejos o repetitivos.
Estos pueden automatizarse para reducir el tiempo de ejecución (por ejemplo, rellenar automáticamente un formulario). Los módulos de formación de la plataforma de adopción digital también acompañan a los usuarios paso a paso para que aprendan rápidamente de manera lúdica e interactiva. Desde el editor, puedes actualizar el contenido de formación sin necesidad de habilidades técnicas. El usuario también puede realizar una segmentación educativa (según su idioma, trabajo, etc.) en ciertas plataformas.
Algunas plataformas de adopción digital, como Lemon Learning, ofrecen funciones adicionales como la traducción automática, la biblioteca de archivos, guías condicionales, segmentación educativa, verificador de datos, entre otras. No dudes en consultar la guía sobre adopción digital para obtener más información sobre estas plataformas.
La adopción digital puede ser altamente beneficiosa si se implementa con éxito. Este paso hacia la transformación digital se basa en tres pilares fundamentales: formación, soporte y comunicación. Aquí te explicamos por qué tu empresa debería considerarlo.
La mayoría de los usuarios de herramientas digitales prefieren resolver problemas informáticos por sí mismos para no depender de los equipos de soporte. La adopción digital permite a los usuarios ser autónomos y no quedarse bloqueados en su trabajo esperando respuestas del soporte. Al guiar a los usuarios en el manejo de las herramientas, la plataforma de adopción digital reduce la resistencia y la frustración relacionadas con el uso de la tecnología.
Acceder al contenido adecuado en el momento oportuno mejora la experiencia con la herramienta digital. Los empleados están más comprometidos con el software en lugar de utilizarlo incorrectamente. Adoptar una estrategia digital también mejora la satisfacción de los empleados y reduce la rotación. Los empleados que consideran que su trabajo es satisfactorio son menos propensos a abandonar la empresa.
Gracias a sus diversas funciones, la plataforma de adopción digital optimiza los procesos empresariales. Además de acelerar su estandarización, esta herramienta digital mejora la calidad de los datos introducidos. Su implementación reduce los costos de reprocesamiento de datos y ayuda a los líderes a tomar decisiones informadas.
Este es un criterio fundamental en la era del Big Data. El soporte en tiempo real está disponible en las plataformas de adopción digital, lo que reduce las solicitudes de asistencia informática de nivel 1 y 2, las llamadas repetitivas y las preguntas redundantes, lo que disminuye significativamente los costos de soporte.
Aprender a usar los softwares de una empresa requiere tiempo, al igual que comprender los diferentes procesos empresariales. Las herramientas de adopción digital ofrecen una solución eficaz y rentable para formar a los nuevos empleados. Las formaciones tradicionales sobre herramientas digitales son difíciles de implementar y no cubren todas las funcionalidades. Con el tiempo, los usuarios tienden a olvidar los procedimientos, especialmente aquellos que no usan a diario. Con la adopción digital, las empresas pueden superar estos problemas guiando a los empleados de manera más efectiva.
Para lograr este objetivo, debes enfocarte en los tres pilares de la adopción digital, y también tomar otras medidas necesarias.
Un aspecto clave para la digitalización de tu empresa es asegurarte del apoyo de la dirección. Los líderes deben aprobar los proyectos y presupuestos para la implementación de nuevas tecnologías digitales. Debes asegurarte de que los altos ejecutivos estén realmente dispuestos a invertir en la digitalización de los flujos de trabajo, ya que muchas empresas no logran completar sus proyectos.
La transformación digital puede ocurrir de diferentes maneras. La empresa puede, por ejemplo, ofrecer recompensas a los equipos más eficientes para motivar a los empleados a esforzarse más. El seguimiento y la demostración del impacto de la adopción digital en los indicadores clave de rendimiento de la empresa también pueden ser un incentivo eficaz para generar el compromiso de los usuarios.
Si hay una resistencia general a la adopción digital entre los empleados, debes comprender las preocupaciones subyacentes y abordarlas. El personal suele ser reacio al cambio porque teme no tener las habilidades necesarias para adaptarse a las nuevas tecnologías. La alta dirección debe poder explicar por qué la adopción digital es importante para la empresa y cómo beneficia a los empleados.
Formar a los empleados en el uso de nuevas tecnologías puede ser la parte más desafiante de la adopción digital. No se puede diseñar la misma guía interactiva para todos los usuarios. Algunos necesitarán un ritmo más lento para asimilar los conceptos, mientras que otros preferirán un ritmo más rápido para captar los puntos clave. Una solución ideal es elegir una plataforma de adopción digital como Lemon Learning, que es fácil de usar, se adapta al ritmo del usuario y permite retener mejor la información.