Todas las empresas tienen como objetivo aumentar su rentabilidad y su eficiencia. En una época en la que la organización y el coste de la mano de obra son cada vez más importantes, la empresa no debe limitarse a comprar al precio más bajo. Hoy en día es esencial optimizar todos sus procesos organizativos. Por ello, es importante introducir una «columna vertebral» dentro de la estructura. Lemon Learning le presenta, con este objetivo, el ERP, un software diseñado para eliminar errores y ayudar en la toma de decisiones, entre otras funciones.
Un ERP (Enterprise Resource Planning), o sistema de planificación de recursos empresariales, es un sistema informático de planificación y gestión empresarial compuesto por una serie de módulos que también se denominan aplicaciones. El ERP permite cubrir todas las necesidades de gestión de una empresa. Capaz de integrar todos los procesos operativos de una organización, el ERP está diseñado para ser a la vez una potente herramienta de planificación y la columna vertebral de los flujos de información.
El ERP permite así gestionar mejor la empresa en todos los ámbitos, a saber:
Permite mejorar la coordinación, aumentar la productividad y optimizar las fases de producción y el aprovisionamiento de materiales.
Los sistemas ERP se basan esencialmente en un principio fundamental, a saber, la recopilación de datos procedentes de las compras, la producción, el comercio y también la logística. Estos programas de gestión permiten acabar, de forma eficaz, con los problemas de duplicación de datos, al tiempo que ofrecen a la empresa la posibilidad de apoyarse en una base de datos completa y única.
Los sistemas ERP se basan también en la noción de sincronicidad. Esta base de datos se actualiza a medida que cualquier nivel jerárquico o departamento realiza una operación en el sistema. La estructura de un sistema ERP se compone de 3 elementos principales, a saber, la suite, los módulos y las funcionalidades.
Un ERP puede estar especialmente dedicado a un sector en particular (comercial, industrial, de marketing o ser aún más específico). También existen ERP generalistas que abarcan todos los sectores de la empresa y programas especializados en un único ámbito. Estos últimos presentan notablemente muchas más ventajas que los ERP dirigidos a todo tipo de empresas.
A diferencia de un ERP generalista, que procede con mayor frecuencia de una suite ofimática clásica de grandes marcas, el ERP especializado se basa esencialmente en las necesidades reales del sector. Esto le es posible gracias al dominio de todas sus problemáticas, por un lado, pero también de los diferentes medios que permiten resolverlas mediante el uso de herramientas de alto rendimiento.
Gracias a un sistema ERP, la empresa es capaz de cubrir todas sus necesidades en materia de gestión de sus diferentes procesos operativos. En efecto, las tecnologías ERP experimentan una evolución rápida que les permite reunir de forma progresiva todos los procesos de la empresa.
Uno de los principales intereses de los ERP reside en la centralización de los datos. Ya se trate de ficheros de proveedores, clientes, de la gestión de existencias o de la producción, toda la información se agrupa en un mismo software potente que gestiona el tratamiento de los datos de manera homogénea. La empresa reduce así los riesgos de duplicados, pero también las aproximaciones o los errores que hay que evitar.
Las informaciones interactúan entre sí para proporcionar a la empresa resultados fiables sobre los informes, que además puede segmentar en función de sus objetivos y necesidades. Los ERP participan también de forma activa en la transformación digital de las empresas. En lugar de optar por soluciones diferentes para cada segmento de su organización, los ERP ofrecen así una solución general y normalizada que la hace totalmente interconectada y digital.
Una vez conectados los sistemas, los procesos y los datos, la empresa se beneficia de la rapidez, la inteligencia y la adaptabilidad que necesita para embarcarse en la optimización de sus operaciones. Independientemente de su tamaño, el uso de un sistema de planificación de recursos empresariales permite así a la empresa aumentar su productividad y ganar tiempo.
El uso de un software de gestión empresarial permite beneficiarse de numerosas ventajas, pero también presenta algunos inconvenientes.
Un ERP presenta múltiples ventajas. Entre el mejor control de costes, la flexibilidad y la modularidad, pasando por una mejor planificación e informes pertinentes, estas son algunas de las ventajas de los sistemas ERP.
Aunque los programas de gestión integrada representan una inversión relativamente importante, permiten a cambio fusionar los costes informáticos. En lugar de invertir en diferentes sistemas que requieren infraestructura, soporte, licencias y personal, la empresa concentra sus recursos financieros en una sola inversión y un único sistema ERP.
El uso de un sistema único también permite reducir las necesidades de formación de los equipos. Estos solo necesitan formarse en un único sistema. Se acabaron así las interacciones con otras aplicaciones individuales. Para optimizar al máximo los costes, se recomienda optar por un sistema modular. Esto permite a la empresa pagar únicamente por los elementos que realmente corresponden a las necesidades de la organización.
La implantación de una suite ERP en todos los departamentos significa que la empresa dispone de un sistema de informes unificado y único para cada proceso. Un sistema ERP puede generar fácilmente análisis e informes útiles, ya que obtiene información a partir de una fuente única.
Gracias a los informes, es posible analizar y comparar las funciones entre los diferentes departamentos, evitando al mismo tiempo los inconvenientes de los correos electrónicos y las innumerables hojas de cálculo.
La mayoría de los proveedores ofrecen generalmente aplicaciones que pueden instalarse conjuntamente teniendo en cuenta las necesidades de la empresa. Cada aplicación está diseñada de forma que sea autónoma o se integre perfectamente en la suite. La empresa tiene así la posibilidad de elegir los componentes que necesitará para alcanzar sus objetivos. En cuanto a los demás componentes que se consideran innecesarios, simplemente se dejarán de lado.
La forma en que se instala el software también influye en la modularidad y la flexibilidad de la solución. Con un sistema ERP en local (on-premise), es necesario adquirir una aplicación física e instalarla en todos los ordenadores, así como en los servidores de la empresa. Esta gestión internalizada de la solución limita así la modularidad.
Cuando se trata, por el contrario, de un sistema SaaS o Cloud, un proveedor ERP gestiona todos los programas de forma externa. Los ERP modernos ofrecen así una gran flexibilidad. En efecto, la incorporación de módulos o las actualizaciones se simplifican enormemente gracias a la gestión externalizada del ERP.
A pesar de sus numerosas ventajas, el ERP presenta no obstante algunos inconvenientes. Entre ellos, cabe mencionar especialmente la duración. En efecto, los proyectos de implantación pueden ser a veces largos (de unos pocos meses a varios años). La elección de un software de gestión integrada inadecuado también puede suponer un coste para la empresa (desarrollos específicos para hacer frente a las necesidades funcionales no cubiertas de forma estándar, mantenimiento de la aplicación, etc.).
También se observa la resistencia al cambio por parte de algunos usuarios durante la puesta en marcha del proyecto. La instalación de un software de gestión integrada requiere la movilización de ciertos recursos para constituir el equipo del proyecto. Esto afecta, entre otras cosas, al aumento de la carga de trabajo (movilización durante los talleres de trabajo, respuesta a los cuestionarios del integrador ERP, etc.).
La formación de los equipos suele requerir costes y el periodo de adaptación de los empleados representa un lujo que no todas las empresas pueden permitirse.
Los programas de gestión integrada constituyen un aliado de peso para las empresas gracias a sus numerosas funcionalidades. Simples herramientas de gestión administrativa y logística en un principio, los ERP pueden utilizarse hoy en día en casi todos los departamentos de la empresa y para numerosas tareas como:
Con internet, las empresas también se encuentran con grandes cantidades de datos que procesar. El uso de códigos de barras y otras tecnologías del Internet de las Cosas no hace sino reforzar la utilidad de los ERP/PGI. En cuanto a los ERP de última generación, ofrecen capacidades de reporting cada vez más avanzadas y proponen herramientas de BI (Business Intelligence) especialmente eficaces.
El desarrollo de las soluciones SaaS y de la nube ofrece al PGI nuevas vías de evolución. A la vista de los avances tecnológicos, se puede afirmar que los sistemas PGI tienen aún un gran futuro por delante.
Por lo tanto, se puede deducir que el software de gestión integrado resulta ser una herramienta especialmente útil para las empresas de diversos sectores. Al optimizar la gestión del tiempo y de las tareas de una empresa, representa un aliado de peso para impulsar la productividad de los empleados. No dude en recurrir a los servicios de Lemon Learning para implantar dicha solución en su empresa.