Surgido a finales de los años noventa, el sistema de planificación de recursos empresariales (ERP) es una herramienta informática que permite a las empresas optimizar su rendimiento. Se puede utilizar en todos los sectores de actividad y resulta indispensable para una mejor gestión de las pequeñas, medianas y grandes organizaciones. El ERP le permite centralizar el sistema de información de su organización, proteger sus datos y mejorar la productividad de sus colaboradores. Para la implantación de esta solución informática en su empresa, debe tomar algunas precauciones. Experto en diseño de herramientas digitales, Lemon Learning le presenta los errores que debe evitar para lograr el despliegue de su ERP.
También denominado software ERP (Enterprise Resource Planning), el ERP es un dispositivo que ayuda a las empresas a gestionar mejor sus necesidades de administración. Puede configurarse para responder específicamente a las expectativas de su empresa. Así, puede plantearse la implantación de un software ERP para mejorar la gestión comercial de su empresa, la gestión de compras y aprovisionamientos, o la gestión de facturas. Todo depende de sus objetivos. El ERP es, no obstante, un sistema técnico y algo complejo. Su implantación requiere tacto y minuciosidad.
Antes de implantar un software ERP en su empresa, debe definir claramente sus objetivos. Analice sus necesidades y evalúe el aporte de un software ERP en su proceso. También debe tener en cuenta el presupuesto que está dispuesto a destinar a la implantación de un software de gestión integrado. Estos esfuerzos de planificación le permitirán personalizar al máximo su futura solución ERP. En función de varios factores, podría verse llevado a optar por:
Empiece ahora a formalizar sus necesidades y objetivos en un pliego de condiciones ERP bien detallado. Debe cubrir los aspectos esenciales de la implantación de un software ERP, en concreto los recursos financieros, los medios humanos, la rentabilidad, etc.
El software de gestión integrado es una herramienta a veces complicada de manejar. Integra un amplio abanico de funcionalidades inaccesibles para los no iniciados. Para que su empresa pueda aprovechar todas las ventajas de un software ERP, debe realizar un trabajo previo. Comience por identificar los departamentos en los que se desplegará el sistema. Según las necesidades de su empresa, puede tratarse de contabilidad, recursos humanos o atención al cliente.
Seleccione a continuación a los colaboradores que seguirán una formación exhaustiva para dominar mejor el funcionamiento del software de gestión integrado. Para lograr una implantación exitosa de la solución ERP en su empresa, evite las sesiones de formación cortas e intensivas. Esto no permite que su equipo asimile todas las funcionalidades de la herramienta. Opte más bien por una iniciación progresiva y regular. Para una implantación óptima, también debe garantizar el seguimiento de los usuarios de su software ERP.
El software de gestión integrado modifica los hábitos de trabajo de sus colaboradores. Algunas tareas se automatizan, simplifican o eliminan. El funcionamiento o el proceso de prestación de servicios de la empresa queda, por tanto, sometido a un cambio importante. Este último puede ser mal aceptado por su equipo de colaboradores, haciendo así imposible la implantación del ERP.
Para llevar a buen término su proyecto, debe evitar descuidar el aspecto de la transición. Sus empleados deben sentirse implicados en el despliegue del software ERP dentro de la empresa. Pida, por ejemplo, su opinión e invítelos a hacer sugerencias para la implantación óptima del software ERP.
Los proveedores de servicios ERP ofrecen en su mayoría un mantenimiento regular de sus herramientas. Realizan actualizaciones con frecuencia para proteger sus infraestructuras de posibles riesgos de seguridad. Sin embargo, antes de confiar el desarrollo de su software ERP a un editor, debe verificar las prestaciones que ofrece en caso de avería. ¿Es capaz de intervenir de inmediato para el mantenimiento correctivo de su software de gestión integrado? ¿Cuáles son los costes asociados a las actualizaciones del sistema ERP? Todos estos son factores que conviene analizar antes de elegir su ERP y de poner en marcha un proyecto de implantación de soluciones ERP.
La implantación de un software ERP es un proyecto delicado que se prepara a largo plazo. Es una decisión que debe madurar a través de análisis, estudios y reuniones con los departamentos implicados. Para evitar cometer los mismos errores que la mayoría de las empresas, debe comenzar por evaluar el interés de implantar un sistema ERP en su organización.
Implique a cada eslabón de su empresa en el proyecto para conseguir su adhesión. También debe investigar las diferentes soluciones que ofrecen los editores de software ERP. Esto le permitirá comparar las ofertas y elegir el ERP más adecuado para sus necesidades de negocio. Recurra, por ejemplo, a Lemon Learning, creador de herramientas digitales desde hace varios años. Estudiamos junto a usted las especificidades de su proyecto de implantación y le ofrecemos consejos para optimizarlo.
Numerosos errores técnicos y organizativos impiden que las empresas aprovechen todas las ventajas de la implantación de un sistema ERP. Para que su proyecto tenga éxito, debe identificarlos muy pronto y establecer medidas adecuadas para evitarlos.
Lukas Joseph dirige la estrategia de inbound marketing y adopción digital de Lemon Learning. Explora los usos concretos de las plataformas de adopción digital en las empresas y las tendencias emergentes del sector, combinando marketing de producto, crecimiento B2B y formación de usuarios.