HRIS, CRM, SI de compras, ERP…. ¿No sabes cómo ayudar a tus empleados a dominar sus herramientas? Muchas veces a pesar de que los empleados se esfuerzan por aprender a usar las aplicaciones, no consiguen los resultados que esperan. La clave es cambiar de estrategia y buscar una solución que les permita capacitarse directamente desde sus herramientas, paso a paso.
Olvídate de los procedimientos operativos inaccesibles y tediosos. Gracias a los módulos de funcionamiento personalizados, enseñarán a los empleados a cómo llevar a cabo una acción paso a paso. Pero, ¿cómo se logra esto?
Saluda al procedimiento 2.0: un procedimiento integrado en tu software. Descubre cómo hacerlo, paso a paso, con facilidad.
Modo de funcionamiento: lo que hay qué saber
Antes de entrar en tema, empecemos por definir qué es un procedimiento y para qué se utiliza.
¿Qué es un Modo de Funcionamiento?
Un Modo de Funcionamiento (o modus operandi para los amantes del latín) es la forma de operar. En las empresas se suele crear un documento formal, cuyo objetivo es explicar con precisión cómo llevar a cabo una actividad paso a paso. En otras palabras, el modus operandi es una serie de instrucciones que responden a la siguiente pregunta “¿Cómo hago esto?”
¿Por qué crear un manual de instrucciones de software?
Si has visto a un niño caminar por primera vez, habrás observado que sus primeros pasos nunca son tan seguros como los de un adulto. Lo mismo ocurre con el software: dominar las herramientas digitales requiere tiempo y práctica. Así que lo primero que debes hacer es trabajar con las herramientas para dominarlas de forma autónoma. Por lo tanto, el procedimiento operativo sirve de base para que tus empleados den sus primeros pasos con sus nuevas herramientas.
Quieres que tus empleados aprendan:
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- ¿Cómo visualizar los indicadores de RRHH en Cornerstone?
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En Lemon Learning te explicamos cómo formar a tus empleados paso a paso de forma eficaz.
1. Identificar las necesidades de soporte de software
Cuando se trata de software, todo comienza con las necesidades del usuario. Por lo tanto, el procedimiento debe responder a las necesidades específicas de tus empleados.
- ¿Cuáles son los problemas que podrás resolver usando el software?
- ¿Qué funcionalidades son más difíciles de dominar?
- ¿Cuáles son los diferentes niveles de dominio de las herramientas digitales entre sus usuarios?
Estas son algunas de las preguntas que pueden ayudarle a determinar las necesidades en cuanto a métodos de funcionamiento. Pero, ¿cuál es el siguiente paso?
2. Crear el contenido del procedimiento
¿Quiere crear un procedimiento eficaz? Entonces, ponte en los zapatos de tus empleados.
Comienza por trazar el recorrido de tus usuarios paso a paso y explica cada etapa. A la hora de crear contenidos, la clave es mantener todo sencillo, claro, y conciso. Se trata de un ejercicio educativo. Los empleados deben entender cómo dominar su software y sacarle el mayor provecho para que puedan ser autosuficientes y actuar con rapidez. ¡Un ejemplo más concreto te ayudará!
Crea un modo de funcionamiento para un software de SIRH, CRM, ERP o SI de compras con Lemon Learning
¿Necesitas crear una guía para ayudar a tus empleados a consultar la planificación teórica en SMARTRH, crear un nuevo cliente potencial en Salesforce, o gestionar los marcadores en Oracle? ¡Hazlo desde el software!
Usando Lemon Learning, no necesitas pasar horas creando tediosos procedimientos operativos. Usando la plataforma de adopción digital, puedes crear un flujo de trabajo directamente desde tu software en unos pocos clics. Pero eso no es todo. La naturaleza escalable de Lemon Learning te permitirá crear, modificar y actualizar los procedimientos al mismo ritmo que se actualiza el software. No tendrás que crear un nuevo procedimiento para cada actualización o función añadida.
Por si fuera poco, podrás personalizar tus procedimientos operativos dependiendo del idioma, el departamento o incluso el cargo de los empleados. Entonces, ¿Quién dijo que los procedimientos operativos tenían que ser un dolor de cabeza?
3. Difundir y evaluar el uso de su procedimiento
Una vez creado el procedimiento, es el momento de distribuirlo a los empleados. Comunica tu creación y el valor añadido para animar a tus empleados a utilizarlo y así puedan familiarizarse más fácilmente con las herramientas.
Ahora bien, dado que un procedimiento operativo nunca es tan eficaz como cuando se utiliza, es esencial medir el uso de su procedimiento operativo por parte de los empleados. Para esto debes medir el ROI.
El truco de Lemon Learning: Utilizar los datos
Con Lemon Learning, puedes medir la eficacia de tus procedimientos con datos. Desde nuestra solución, la función de estadísticas te permite acceder al número de consultas de los procedimientos interactivos y a los formatos más usados por tus empleados. ¿El resultado? Los datos te permiten adaptar los procedimientos a tus empleados y optimizarlos continuamente.
Como puedes ver, crear un procedimiento eficaz sin pasar horas en ello es posible y accesible. En esta era de transformación digital, es esencial que acompañes a tus empleados para ayudarlos a desarrollar habilidades digitales. Los procedimientos operativos son más indispensables que nunca.
Fuentes
- Proceso, procedimiento y procedimiento operativo: un nuevo enfoque semántico, Finyear, 2011
- Procedimientos y modos de funcionamiento, curso BTS SAM
- 5 buenas prácticas para redactar procedimientos operativos eficaces, Picomto
