Descubre qué es un modo de funcionamiento (modus operandi) y cómo crear un procedimiento operativo eficaz para que tus empleados dominen sus herramientas
HRIS, CRM, SI de compras, ERP... ¿No sabes cómo ayudar a tus empleados a dominar sus herramientas? Muchas veces, a pesar de que los empleados se esfuerzan por aprender a usar las aplicaciones, no consiguen los resultados esperados. La clave está en cambiar de estrategia y buscar una solución que les permita capacitarse directamente desde sus herramientas, paso a paso.
Olvídate de los procedimientos operativos inaccesibles y tediosos. Gracias a los módulos de funcionamiento personalizados, los empleados aprenden a llevar a cabo cada acción paso a paso. Pero, ¿cómo se logra esto?
La respuesta es el procedimiento 2.0: un procedimiento integrado directamente en tu software. A continuación te explicamos cómo hacerlo, paso a paso.
Antes de entrar en materia, conviene definir qué es un procedimiento operativo y para qué sirve.
Un modo de funcionamiento (o modus operandi, para los amantes del latín) es la forma de operar. En las empresas se suele crear un documento formal cuyo objetivo es explicar con precisión cómo llevar a cabo una actividad paso a paso. En otras palabras, el modus operandi es una serie de instrucciones que responden a la pregunta: "¿Cómo hago esto?"
Si has visto a un niño caminar por primera vez, habrás observado que sus primeros pasos nunca son tan seguros como los de un adulto. Lo mismo ocurre con el software: dominar las herramientas digitales requiere tiempo y práctica. El procedimiento operativo sirve precisamente de base para que tus empleados den sus primeros pasos con sus nuevas herramientas de forma autónoma.
¿Quieres que tus empleados aprendan:
En Lemon Learning te explicamos cómo formarles paso a paso de forma eficaz.
Cuando se trata de software, todo comienza con las necesidades del usuario. El procedimiento debe responder a las necesidades específicas de tus empleados. Para identificarlas, hazte estas preguntas:
Estas preguntas te ayudarán a determinar los modos de funcionamiento que necesitas crear. A continuación, el paso siguiente.
Para crear un procedimiento eficaz, ponte en los zapatos de tus empleados.
Traza el recorrido del usuario paso a paso y explica cada etapa. A la hora de redactar el contenido, la clave es mantenerlo sencillo, claro y conciso. Los empleados deben entender cómo dominar su software y sacarle el mayor provecho para poder actuar con autonomía y rapidez.
¿Necesitas crear una guía para ayudar a tus empleados a consultar la planificación en SMARTRH, crear un nuevo cliente potencial en Salesforce o gestionar los marcadores en Oracle? Hazlo directamente desde el software.
Con Lemon Learning no es necesario pasar horas elaborando tediosos procedimientos operativos. Gracias a la plataforma de adopción digital, puedes crear un flujo de trabajo directamente en tu software en unos pocos clics. Además, la naturaleza escalable de Lemon Learning te permite crear, modificar y actualizar los procedimientos al mismo ritmo que se actualiza el software, sin necesidad de empezar desde cero en cada nueva versión.
También podrás personalizar tus procedimientos operativos según el idioma, el departamento o incluso el cargo de cada empleado. ¿Quién dijo que los procedimientos operativos tenían que ser un quebradero de cabeza?
Una vez creado el procedimiento, llega el momento de distribuirlo entre los empleados. Comunica su existencia y su valor añadido para animarles a utilizarlo y facilitar así su familiarización con las herramientas.
Un procedimiento operativo solo es eficaz cuando se utiliza, por eso es esencial medir su adopción y calcular el retorno de la inversión.
Con Lemon Learning puedes medir la eficacia de tus procedimientos gracias a los datos. La función de estadísticas de la plataforma te da acceso al número de consultas de los procedimientos interactivos y a los formatos más utilizados por tus empleados. El resultado: datos que te permiten adaptar y optimizar los procedimientos de forma continua.
Como puedes ver, crear un procedimiento eficaz sin invertir horas en ello es posible y accesible. En esta era de transformación digital, acompañar a los empleados para que desarrollen habilidades digitales es más importante que nunca. Los procedimientos operativos son una pieza indispensable de ese acompañamiento.
Fuentes
El modus operandi es la forma de operar de una organización. En el contexto empresarial, se plasma en un documento formal que explica paso a paso cómo llevar a cabo una actividad concreta, respondiendo a la pregunta '¿Cómo hago esto?'.
Los pasos principales son: identificar las necesidades de los usuarios, crear el contenido del procedimiento operativo, comunicarlo a los empleados y medir su uso para optimizarlo de forma continua.
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