El onboarding SaaS es uno de los factores que más influye en la adopción de una herramienta digital. Cuando los usuarios no reciben un acompañamiento adecuado desde el primer momento, el riesgo de abandono aumenta considerablemente, con el consiguiente impacto en el retorno de la inversión de las soluciones implantadas.
Ya sea un CRM, ERP, SIRH o una Digital Workplace, un onboarding bien diseñado es esencial para garantizar la adopción y el compromiso de los usuarios. Las plataformas de adopción digital (DAP) ofrecen hoy una solución integrada y eficaz para acompañar a los usuarios directamente dentro de sus aplicaciones SaaS, en tiempo real.
El onboarding SaaS designa el proceso de acompañamiento de los usuarios durante la incorporación a un software SaaS. Su objetivo es ayudarles a comprender la herramienta rápidamente y utilizarla de manera eficaz.
Este proceso se produce en varios contextos:
Los beneficios de un onboarding bien ejecutado son múltiples:
Un onboarding ineficaz, en cambio, puede provocar una adopción baja, falta de productividad y resistencia al cambio.
Un mal onboarding es una de las principales causas de abandono de los software SaaS. Cuando un usuario no encuentra valor en una herramienta desde el principio, es poco probable que persista en su uso. Esto impacta directamente en el ROI de las soluciones SaaS implantadas por las empresas.
No invertir en un onboarding eficaz supone renunciar a:
Como señala Sebastien Ponel, DSI de CFAO Healthcare: "Estamos migrando de un sistema AS/400, esas pantallas verdes, a un ERP SaaS en modo web. Os podéis imaginar que el cambio será complicado; la dificultad es, por supuesto, ayudar al usuario a familiarizarse con él." Esta realidad es compartida por muchas organizaciones en plena transformación digital.
Para evitar estos escollos, es imprescindible adoptar soluciones modernas como las plataformas de adopción digital.
Las plataformas de adopción digital (DAP) son herramientas diseñadas para acompañar a los usuarios directamente dentro de sus software SaaS, mediante guías interactivas y tutoriales integrados. Ofrecen cinco ventajas principales:
Tanto si su empresa utiliza un ERP, CRM, SIRH, Digital Workplace o cualquier otra herramienta SaaS, una DAP se integra de manera transparente en su entorno digital. Una sola herramienta es suficiente para acompañar a todos los usuarios, independientemente del software en cuestión.
A diferencia de las formaciones clásicas, las plataformas de adopción digital son sencillas de desplegar:
Con una DAP, ya no es necesario salir del software para seguir una formación. El aprendizaje se realiza en capa superpuesta, lo que permite a los usuarios acceder a los contenidos útiles en cualquier momento, sin interrumpir su flujo de trabajo.
Desde el primer uso, los colaboradores son guiados en tiempo real. Los resultados son:
Las necesidades de los usuarios varían según su rol. Una plataforma de adopción digital permite crear itinerarios de onboarding adaptados:
El onboarding SaaS no debe descuidarse. Sin un acompañamiento adecuado, los usuarios corren el riesgo de abandonar sus aplicaciones, reduciendo el impacto y la rentabilidad de las inversiones en tecnología. Las plataformas de adopción digital son hoy la solución más eficaz para garantizar un onboarding en tiempo real, adaptado a las necesidades de cada usuario.
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El onboarding SaaS es el proceso de acompañamiento que guía a los usuarios durante sus primeros pasos en una aplicación SaaS. Su objetivo es que el usuario comprenda la herramienta rápidamente y empiece a obtener valor de ella desde el principio.
¿Cuáles son las etapas principales del onboarding SaaS?+Las etapas más habituales son: registro y bienvenida, configuración inicial del perfil, guía por las funcionalidades clave, seguimiento del progreso y formación continua a medida que el usuario avanza en el uso de la herramienta.
Lukas Joseph lidera la estrategia de inbound marketing y de adopción digital de Lemon Learning. Explora los usos concretos de las plataformas de adopción digital en las empresas y las tendencias emergentes del sector, combinando marketing de producto, crecimiento B2B y formación de los usuarios.