Las claves de una gestión de cambio eficaz

Según McKinsey, el 70% de los proyectos de gestión del cambio fracasan, principalmente debido a la resistencia de los empleados.

Como vimos en nuestro artículo anterior, antes de ser organizativo, el cambio es ante todo humano y cultural. ¿Cómo, entonces, podemos hacer para que los empleados sean impulsores y garantía de un cambio efectivo?

En esta segunda parte de una serie de 3 artículos, Lemon Learning descubre las tres claves de una gestión de cambio de éxito: el acompañamiento, la formación y la comunicación. El objetivo: darte consejos prácticos sobre cómo construir un sistema de gestión del cambio eficaz.  

Identificar las necesidades de los empleados y establecer un sistema de acompañamiento a medida

Para ofrecer un acompañamiento a medida, primero hay que detectar las necesidades de los empleados. Para ello, realiza un estudio de impacto: se trata de un análisis de los microcambios generados por el proyecto, para cada una de las personas implicadas. Cada uno de estos microcambios deberá ir acompañado de una acción particular: un eje de comunicación, una acción de formación, la puesta en marcha de nuevos procesos, etc.

En una lista exhaustiva, enumera los cambios, para cada uno de los departamentos, de acuerdo con una tipología común:

• Cambios en las competencias: ¿qué conocimientos y competencias técnicas necesitarán tus empleados?
• Cambios en los procesos: ¿qué dinámicas y procedimientos se van a transformar como resultado del cambio?
• Cambios en los puestos de trabajo: ¿qué trabajos se verán afectados por este cambio? ¿Cuáles aparecerán?
• Cambios en los KPI’s: ¿cómo afectará el proyecto a la evaluación del rendimiento del trabajo de cada empleado?
• Cambios de las herramientas: ¿qué herramientas desaparecerán o, por el contrario, aparecerán en la vida diaria de los empleados? ¿Cuáles serán sustituidas?
• Cambios culturales: ¿su cultura, los valores corporativos se verán afectados por este proyecto?
• Cambios de comportamiento: ¿qué aptitudes de conducta y convivencia habrá que fomentar para que el cambio sea duradero?
• Cambios de poder: ¿habrá que modificar la estructura jerárquica o de gestión de la empresa, adaptarla a los cambios?

Anticipar una posible resistencia y preparar un plan de comunicación

Uno de los retos de un proyecto de gestión del cambio radica en que es necesario comunicar sobre una realidad aún incierta, con variables que pueden sacudir el proyecto en cualquier momento (riesgos, retrasos, fallos…). Si es crucial crear un plan de comunicación bien estructurado, será necesario hacerlo de forma ágil, para que pueda adaptarse a los cambios vinculados al progreso del proyecto.

Dado que la comunicación es uno de los factores clave del éxito de un proyecto, habla con tus empleados a lo largo del proceso de cambio, por ejemplo, mediante cuestionarios periódicos o reuniones organizadas por los directores de operaciones. Te permitirá identificar las resistencias, a las que podrás responder utilizando un discurso y unas cifras clave que habrás identificado de antemano.

Para comunicar de manera óptima con los diferentes interlocutores, puedes variar los soportes de comunicación:

• En el lanzamiento del proyecto se puede preparar un kit de comunicación que explique los beneficios del cambio, las funciones de cada uno y las fechas clave.
• También puedes organizar talleres con grupos reducidos antes y después del lanzamiento del proyecto. Compuestos por un panel representativo de empleados, estos grupos están diseñados para “tantear el terreno” y probar diferentes hipótesis antes de desplegarlas a gran escala.  
• Finalmente puedes comunicarte con los usuarios directamente a través de sus herramientas gracias a notificaciones y a los tooltips de Lemon Learning. Puedes enviar tus mensajes en el momento adecuado y a la categoría adecuada de usuarios para una comunicación específica y personalizada.

Preparación de la puesta en marcha y creación de planes de formación

Una vez que se han identificado las necesidades de los empleados y las resistencias, el plan de formación es el último paso necesario para asegurar la durabilidad del cambio. Es esencial identificar las necesidades de formación, según los diferentes departamentos afectados, con respecto a:

• Conocimientos teóricos: ¿qué elementos de la cultura o del contexto tendrán que aprender los empleados?
• Competencias técnicas: ¿qué capacidades operativas se necesitan para poner en marcha el cambio?
• Competencias personales: ¿qué procesos, comportamientos o formas de pensar hay que integrar para asegurar la durabilidad del cambio?

El 36% de los empleados afirman no saber dónde se encuentra la información necesaria para hacer su trabajo (Fuente: Dynamic Signal)

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