La adopción digital abarca el viaje de aprendizaje que los usuarios emprenden al adoptar nuevos software y tecnologías. Este proceso típicamente ocurre durante la incorporación de nuevos usuarios, la integración de herramientas digitales o la implementación de iniciativas de gestión del cambio. La adopción digital es, en última instancia, el estado en el que los usuarios comprenden completamente y utilizan eficazmente las capacidades de sus herramientas digitales. En esencia, significa la capacidad de los usuarios para aprovechar las funcionalidades y ventajas tanto de sus herramientas como de los procesos de cambio asociados.
En la práctica, la adopción digital es el resultado de esfuerzos continuos de gestión del cambio, incorporación y capacitación, especialmente al incorporar nuevos cambios, características del software o actualizaciones. Asegurar que el aprendizaje y las habilidades de los usuarios permanezcan actualizados influye directamente en el éxito a largo plazo y la sostenibilidad de las implementaciones de software.
Considera la adopción digital como el GPS en tu viaje de transformación digital. No planificarías una expedición sin un itinerario, y tus usuarios tampoco deberían hacerlo. Juntos, la gestión del cambio y la adopción digital juegan un papel crucial en la implementación y sostenibilidad de la transformación digital.
La adopción digital permite a las organizaciones:
La respuesta global al Covid-19 aceleró una era de transformación digital. De la noche a la mañana, las organizaciones cambiaron sus prioridades comerciales hacia soluciones basadas en la nube, SaaS y colaborativas para asegurar el futuro de sus operaciones. La gran mayoría de las organizaciones no estaban preparadas para implementar no solo una, sino múltiples nuevas herramientas a la vez, y todo… mientras estaban remotas. Esta aceleración de la transformación digital y el despliegue de soluciones digitales significa que la adopción digital ahora es crucial para el éxito organizacional.
El VP de Investigación de Gartner, Sid Nag, señala, “Los eventos del año pasado permitieron a los CIOs superar cualquier reticencia a mover cargas de trabajo críticas de misión desde las instalaciones a la nube… la pandemia sirvió como un multiplicador para el interés de los CIOs en la nube.”
La transformación digital exitosa impulsa tanto el rendimiento como la ventaja competitiva de las organizaciones:
La transformación exitosa presenta diferentes desafíos para los interesados en toda la organización, todos los cuales pueden abordarse con la adopción digital:
En el panorama empresarial actual y en la visión más amplia de tu organización, la adopción digital exitosa es beneficiosa para tu organización, empleados y clientes por una variedad de razones:
a) Comprometer a los usuarios a largo plazo
b) Aumentar el tiempo hasta el valor de tus usuarios
c) Inculcar el valor de la transformación digital en tu organización
d) Crear una cultura corporativa digital
e) Reducir costos (capacitación, soporte, costos operativos, etc.)
f) Mejorar la retención de usuarios
g) Disminuir, mitigar y eliminar el abandono del software
h) Mejorar los flujos de trabajo y la eficiencia interna
i) Crear una transformación digital sostenible
j) Ser competitivo en tu industria
Las organizaciones rastrean la adopción digital como una métrica para maximizar el ROI de la transformación digital, mejorar la incorporación de software y la implementación de capacitación y reducir los costos de capacitación organizacional. Pero la nueva tecnología es solo la mitad de la solución. Simplemente, la tecnología solo es rentable una vez que los usuarios pueden extraer su valor.
El 94% de los empleados permanecerían más tiempo en una empresa si esta invirtiera en su aprendizaje y desarrollo. (Rallyware, 2021)
Departamento de Recursos Humanos
| Desafíos de Recursos Humanos | Beneficios del DAP |
|---|---|
| Optimización de la capacitación ineficaz y compleja | Capacitación escalable y adaptable para herramientas y características existentes y nuevas |
| Implementación de capacitación remota y a distancia | Capacidades de incorporación y capacitación 100% remotas |
| Reducción de costos de capacitación y soporte mientras se aumenta la eficiencia del programa | Guías a demanda y soporte 24/7, reduciendo las solicitudes de soporte de nivel 1 y 2 |
| Comunicación consistente con cada departamento | Actualizaciones en tiempo real y dirigidas |
| Reducción de la obsolescencia de habilidades | Herramienta de creación fácil de usar para crear contenido interactivo |
Departamento de Aprendizaje y Desarrollo
| Desafíos de Aprendizaje y Desarrollo | Beneficios del DAP |
|---|---|
| Gestión de la capacitación para superar la resistencia de los empleados al cambio | Rutas de aprendizaje y capacitación adaptables, disponibles en el momento de necesidad |
| Facilitar la agilidad y el compromiso en la cultura laboral | Interacción continua con los usuarios finales gracias a las notificaciones push integradas |
| Reducción de la obsolescencia de habilidades | Método de ‘aprender haciendo’ que facilita el aprendizaje en movimiento |
| Adaptación al aprendizaje remoto y a distancia | Guías interactivas paso a paso, guías a demanda y soporte 24/7 |
Departamento de Compras
| Desafíos de Compras | Beneficios del DAP |
|---|---|
| Compromiso de los usuarios con herramientas complejas (ERP, Procurement, CRM…) | Segmentación de usuarios por proyecto y flujos de trabajo personalizables |
| Comunicación de problemas internos a los compradores | Mensajería directa en la aplicación y notificaciones push hacia usuarios específicos |
| Estandarización de los procesos de compras dentro de la organización | Mejor compromiso diario del usuario con sus herramientas (autocompletar de campos, autocorrección, orientación en la aplicación, etc.) |
| Reducción de errores de entrada de datos | Desarrollo autónomo de habilidades para usuarios, incluidos usuarios externos (cursos de capacitación personalizados) |
| Facilitación del registro y la autonomía de proveedores | Incorporación, capacitación y soporte remotos |
| Análisis de datos e informes | Panel de análisis de datos en profundidad para rastrear el comportamiento del usuario y el uso del software |
Departamento de Gestión del Cambio
| Desafíos de Gestión del Cambio | Beneficios del DAP |
|---|---|
| Implementación de capacitación compleja y costosa | Gestión centralizada de la capacitación (gestión de proyectos simplificada, industrialización, despliegues a gran escala) |
| Resistencia interna al cambio (por parte de la gestión y los empleados) | Gestión personalizada del cambio utilizando procesos de aprendizaje personalizados y optimizados y autonomía para aprender |
| Dificultad para medir el ROI | Mensajería directa en la aplicación y notificaciones push hacia usuarios específicos |
| Comunicación sobre el cambio y el progreso | Datos en tiempo real y análisis de usuarios para tomar decisiones basadas en datos (comportamiento del usuario, rendimiento del contenido, análisis predictivo) |
| Facilitación de la adopción de cambios y garantía de la sostenibilidad de los nuevos procesos | Incorporación, capacitación y orientación automatizadas para empleados |
Cualquier cambio u transformación organizacional debe ser impulsado por la planificación, especialmente al implementar nueva tecnología. Lograr una adopción digital exitosa entre tus usuarios requiere un pensamiento estratégico desde el principio.
Una mala primera impresión puede ser perjudicial. La incorporación de usuarios es la introducción a una herramienta y la primera etapa de adopción. Los usuarios forman su juicio inicial basado en la implementación, la experiencia del usuario, la facilidad de uso y la practicidad en la funcionalidad. Si tus usuarios experimentan dificultades en esta etapa, aumenta la probabilidad de abandono del software (pérdida de usuarios) más adelante.
Afortunadamente, una lista de verificación de adopción digital puede ayudar a impulsar una adopción exitosa:
La incorporación y capacitación tradicional de usuarios puede ser prolongada, costosa y, con frecuencia, infructuosa.
Los nuevos empleados deben completar un promedio de 54 actividades de incorporación. (SaplingHR, 2021)
Estos desafíos conducen a tasas más bajas de adopción, capacitación adicional y, en el peor de los casos, abandono del software. La tarea es aún más desafiante a medida que los conjuntos de software evolucionan y se amplían con el tiempo.
Una plataforma de adopción digital (DAP) es un software diseñado específicamente para guiar a los usuarios a través de sus herramientas digitales diarias con total autonomía. Los usuarios se benefician de guías de capacitación a demanda y acceso 24/7 a soporte para facilitar su compromiso.
Las características de la plataforma incluyen recorridos interactivos paso a paso en la aplicación, proporcionando a las organizaciones un entorno interactivo para incorporar, capacitar y comunicarse con sus usuarios.
Un DAP es una herramienta de capacitación autónoma con capacidades remotas completas, análisis en tiempo real y guías de capacitación adaptables que pueden dirigirse a usuarios específicos y sus necesidades.
Lo que hace que una plataforma de adopción digital sea imprescindible, en comparación con otras soluciones de capacitación, es su capacidad para integrarse en cualquier aplicación basada en la web. Permite a los usuarios capacitarse y trabajar simultáneamente, directamente dentro de su software, y reducir las distracciones. El sistema interactivo de guías facilita el “aprendizaje haciendo”, una metodología práctica de aprendizaje utilizada para educar a los usuarios mientras trabajan.
Una plataforma de adopción digital es una herramienta clave para cerrar la brecha de habilidades digitales, reducir la obsolescencia de habilidades e implementar una cultura de desarrollo de empleados desde el día de la incorporación.
Recorridos interactivos en la aplicación:
Un recorrido interactivo es como una visita guiada virtual, con una excepción. El usuario se guía manualmente a través de una secuencia de guías activadas por acciones, consejos y ventanas emergentes que revelan nueva información paso a paso. Realizados en la aplicación, los recorridos interactivos son una forma más efectiva de involucrar y educar a los usuarios durante la incorporación.
Microaprendizaje:
Un enfoque de microaprendizaje transforma la capacitación en micro objetivos de tamaño reducido. Los módulos de capacitación varían de 30 segundos a 3 minutos en ráfagas cortas y frecuentes de información activadas por el usuario. La información simple y dirigida ayuda a facilitar el máximo compromiso.
Biblioteca de recursos:
Todos los recursos de aprendizaje están centralizados y accesibles en el momento de necesidad. La biblioteca de recursos solo muestra lo que es relevante para una ruta de aprendizaje particular en un momento dado, mejorando la eficiencia y el tiempo.
Contenido personalizado y personalizable:
En el proceso de aprendizaje, es vital llegar a los usuarios correctos con el contenido correcto. Asegúrate de que los usuarios solo reciban capacitación relevante y específica para su perfil.
Capacitación personalizable:
Adapta y personaliza los flujos de trabajo de capacitación basados en análisis de usuarios, sin necesidad de código.
Soporte 24/7:
Implementa soporte al usuario en cualquier software o aplicación, incluidos CRM, ERP, aplicaciones de RRHH, herramientas internas, etc.
Gestión de múltiples proyectos:
Gestiona múltiples proyectos a la vez con una vista de panel de todos tus usuarios, proyectos y guías.
Análisis de usuarios:
Mide el rendimiento del usuario y del contenido en tiempo real rastreando las interacciones entre los usuarios y sus recursos.