La matriz RACI es una herramienta que permite asignar roles y responsabilidades a cada miembro de su equipo de proyecto de manera visual. Es un método utilizado para hacer la gestión de proyectos más eficiente al clarificar cada área de intervención de cada actor. En este artículo, descubra algunos aspectos esenciales de la matriz RACI para recordar durante su próximo proyecto.
RACI es el acrónimo de Responsable, Responsable, Consultado, Informado.
La matriz RACI es una herramienta para asignar tareas y actividades a los diferentes actores y partes interesadas de un proyecto. Es un método para gestionar proyectos y procesos simples que ayuda a los diferentes miembros del equipo a comprender su nivel de responsabilidad.
La matriz RACI es una herramienta versátil aplicable en la gestión de proyectos o entornos organizacionales. Comúnmente se utiliza durante la planificación de proyectos, generalmente supervisada por el director del proyecto. Por ejemplo, si estás liderando una renovación del sitio web en el departamento de marketing, estar informado y ser consultado es vital. De manera similar, el arquitecto de la empresa debe opinar sobre los aspectos de integración de CRM. El director del proyecto se mantiene al tanto y puede ofrecer ideas si tiene un rol técnico. En última instancia, el director del proyecto actúa como el aprobador, presentando el progreso al equipo de gestión y facilitando la supervisión del patrocinador. La matriz RACI también encuentra utilidad en la gestión de procesos comerciales, estableciendo jerarquías claras. En algunos escenarios, el aprobador y el ejecutor de la tarea pueden ser la misma persona.
A continuación, se presenta un proyecto típico dentro de una empresa de tecnología SaaS, involucrando a actores clave como el CIO, CTO, CEO, directores de proyectos, equipo de ventas, equipo de marketing y otras partes interesadas.
El proyecto: Lanzamiento de una nueva característica del producto SaaS.
El uso de la matriz RACI ofrece la posibilidad de tener una visión clara de la distribución de tareas y garantizar una buena gestión de su proyecto. Además de definir las responsabilidades y roles de cada miembro, aclara las interacciones y flujos de comunicación. Uno de los errores de planificación en la gestión de proyectos es tener múltiples actores realizando la misma actividad o descuidando una tarea importante. Con el modelo de matriz RACI, estás seguro de evitar estos errores ya que tienes una idea clara de todas las partes interesadas en el proyecto y sabes cómo interviene cada una. Su implementación es muy útil para definir los roles de cada miembro en el proceso de gestión de su proyecto. Con esta matriz, conoces quiénes son los miembros activos de tu proyecto, el único tomador de decisiones para cada actividad y los jugadores asesores.
Para configurar la matriz RACI, debes:
En primer lugar, identifica los diferentes actores necesarios para la finalización exitosa de tu proyecto. También lista los miembros de cada equipo (patrocinador, director de proyecto, gerente de marketing, coordinador, etc.). Luego realiza el mismo trabajo para las tareas y entregables, indicando las fases del ciclo de vida del proyecto que les corresponden. El último paso del trabajo consiste en definir el rol desempeñado por cada participante utilizando las iniciales RACI. Recuerda que siempre hay un único aprobador para cada tarea y al menos un director por acción. A pesar de su papel de asesoramiento, las personas consultadas no tienen autoridad para tomar decisiones. Las personas informadas a menudo se ven directamente impactadas por el proyecto; pueden ser usuarios o beneficiarios.
El modelo de matriz RACI es una herramienta que te ayuda a definir claramente roles y responsabilidades y garantizar una buena gestión de tu proyecto. Ayuda a evitar situaciones como retrasos en la entrega y conflictos entre equipos. Para mejorar la rentabilidad de tu negocio, no dudes en utilizar la matriz RACI para optimizar la gestión de procesos y responsabilidades.