À notre époque où la technologie numérique occupe une place prépondérante, la digitalisation des processus est devenue un élément incontournable de l’environnement des entreprises. Elle consiste à changer les méthodes traditionnelles de gestion des tâches répétitives en recourant à des outils et des technologies numériques. La digitalisation des processus permet d’améliorer l’efficacité opérationnelle et l’agilité d’une organisation. Les entreprises peuvent également économiser sur les coûts de main-d’œuvre grâce à l’automatisation des processus métiers. Un autre enjeu majeur pour votre entreprise en matière de digitalisation des processus, c’est bien l’optimisation de l’expérience client. Lemon Learning vous décrypte les différentes étapes clés d’une stratégie de digitalisation des processus.
L‘analyse de l’état actuel des processus est une étape fondamentale dans la digitalisation des entreprises. Il est à cet effet essentiel de cartographier les processus existants. Cela aide à avoir une compréhension claire des opérations en cours. La cartographie des processus offre la possibilité à toutes les parties prenantes de mieux comprendre les opérations en cours dans l’organisation, ce qui facilite la coordination et la cohésion.
Pour mettre en œuvre la cartographie des processus, les entreprises peuvent recourir à plusieurs outils. Il y a par exemple les diagrammes de processus et les outils de gestion de projets qui permettent de faire une représentation visuelle des process. Vous pouvez aussi vous servir des logiciels de BPM (Business Process Management) spécifiquement conçus pour la modélisation et la gestion des processus d’entreprise.
Un logiciel de dématérialisation et de gestion électronique des documents peut être utile dans votre entreprise. Dans certains cas, la meilleure solution est de faire appel à des consultants spécialisés en gestion des processus afin d’obtenir une cartographie complète et une optimisation efficace des processus existants.
Toute organisation qui souhaite réaliser une transformation numérique doit nécessairement définir ses objectifs de digitalisation. Pour y arriver, vous devez d’abord comprendre ce que votre entreprise souhaite accomplir à travers ce processus. Ces objectifs peuvent varier, de l’amélioration de la productivité à l’optimisation des ventes et de la communication interne.
Une fois que les buts sont clairement définis, votre entreprise doit dresser un état des lieux de sa situation actuelle. Cela implique d’identifier les processus existants, d’évaluer leur potentiel de digitalisation et de déterminer si cette transformation est justifiée.
Pour prioriser les objectifs de digitalisation, évaluez l’impact de chaque objectif et sa faisabilité technique. Déterminez ensuite pour chaque but comment la transformation digitale contribuera à l’amélioration des processus, à l’accroissement des achats du côté du client et à la satisfaction de ce dernier. Vous devez également faire un point sur la capacité de votre entreprise à mettre en œuvre techniquement chaque objectif. Pour ce dernier point, vous devez considérer les ressources disponibles, l’expertise technique nécessaire et la compatibilité avec les systèmes existants.
Le choix des outils et des plateformes technologiques nécessite une réflexion approfondie sur les besoins de votre entreprise et sur les objectifs à atteindre. Prenez aussi en compte la nature des solutions déjà en place et harmonisez-les avec les objectifs de la digitalisation. Les solutions doivent être choisies sur la base de leur capacité à favoriser une communication et une collaboration efficaces.
N’hésitez pas à consulter des ressources en ligne pour avoir une idée des outils et des plateformes disponibles. À titre illustratif, pour digitaliser les workflows et optimiser les processus métiers, vous pouvez vous tourner vers un BPM. Pour améliorer la relation client et les performances, un CRM peut être plus avantageux. Pour digitaliser les opérations RH, un système d’information de gestion des ressources humaines (SIRH) peut être adopté.
Lors de la sélection des outils pour la transformation digitale, vous devez éviter certains pièges courants. Ne vous lancez pas par exemple dans le choix sans une vision claire et des objectifs bien définis. La planification à court terme doit également être évitée, car elle peut limiter la durabilité de la transformation. Compter exclusivement sur la technologie ou choisir des solutions trop compliquées est risqué, tout comme ignorer l’impact sur l’expérience client.
Les membres des différentes équipes doivent s’adapter aux nouvelles technologies dans les processus. Cela implique l’acquisition de compétences, la formation et la conduite du changement culturel au sein de l’organisation. L’implication active de vos employés et collaborateurs est alors très importante pour assurer le succès de la digitalisation des processus.
Quand les employés et collaborateurs sont mis au cœur de la transformation digitale, ils se sentent plus concernés et engagés dans la réussite du processus. Ils peuvent apporter des idées pour une meilleure exploitation des avantages des technologies numériques.
Pour réussir sur le plan de la formation et de l’accompagnement des équipes, vous devez les sensibiliser et les former au potentiel et aux principaux avantages de la digitalisation. Les dirigeants doivent également être bien formés aux défis du changement. La communication régulière avec les équipes, dès la phase de collecte des besoins, est aussi un pilier du succès de la transformation digitale. Faites tester les nouveaux logiciels par les collaborateurs concernés afin de recueillir des retours concrets basés sur leur utilisation quotidienne.
La mise en place d’une stratégie de transformation digitale implique plusieurs étapes. Rassemblez tout d’abord tous les acteurs de votre entreprise autour de la vision et obtenez l’engagement de chacun. Identifiez les services de votre entreprise qui seront directement impactés par cette transformation.
Vous devez également développer la stratégie qui définit les priorités, les objectifs et les indicateurs de performance. Bien entendu, évaluez les besoins de financement nécessaires à la révolution numérique. Étant donné qu’il est peu probable que les employés aient déjà une expérience en ingénierie de la transformation digitale, vous pouvez créer une équipe interne qui va porter le projet.
Pour le déploiement, commencez par des projets à faible risque pour l’organisation. Cela peut créer un élan positif au sein de l’entreprise. Procédez ensuite à une introduction progressive des outils digitaux.
Les retours d’expérience des collaborateurs sont nécessaires pour ajuster les nouvelles technologies aux besoins de l’entreprise. Les pilotes de la transformation numérique, tels que les « chief digital officers » (directeurs de la stratégie digitale) guident la mise en œuvre des technologies en alignement avec les objectifs stratégiques. Ces retours et pilotes minimisent les risques de la digitalisation en identifiant les lacunes précocement.
Le succès d’une transformation numérique se mesure avec l’utilisation des indicateurs clés de performance (KPI) pertinents comme la hausse des ventes en ligne, l’efficacité opérationnelle des processus et la satisfaction client. Elle se mesure aussi à travers les résultats financiers, la satisfaction au travail des employés, le taux d’adoption des clients, etc. Ces données quantitatives permettent au chef de projet de mesurer l’impact positif de la digitalisation sur les performances de l’entreprise.
La digitalisation des processus métiers n’est pas un projet figé, mais une amélioration continue. Vous devez ajuster et évaluer constamment les processus en fonction des retours d’expérience et des indicateurs clés de performance. Votre entreprise doit rester flexible et prête à apporter des améliorations pour maximiser les avantages de la digitalisation. L’accompagnement des équipes, la communication et la formation sont des éléments clés pour minimiser la résistance au changement et garantir une adoption réussie des nouveaux processus digitalisés.
Les principaux avantages de la digitalisation vont de l’efficacité opérationnelle accrue à l’amélioration de la productivité des employés en passant par la croissance des ventes. La digitalisation réduit également les coûts liés à la gestion des documents physiques, aux processus manuels et aux déplacements.
En termes de bénéfices intangibles, on note une optimisation de la satisfaction client et de la gestion des informations. Les entreprises peuvent s’adapter plus rapidement aux changements du marché grâce à une infrastructure numérique agile. Les avantages se traduisent de ce fait par de meilleures performances, une rentabilité améliorée et une meilleure compétitivité sur le marché.