Alors que la digitalisation est à son âge d’or et que les systèmes d’information évoluent à une vitesse folle, la DSI est plus que jamais leader de la transformation digitale des entreprises. Garante de la bonne mise en place des applications, la DSI a pourtant du mal à embarquer l’ensemble de l’organisation et des utilisateurs finaux.
Alors comment mener une gestion de projet SI vraiment efficace ?
Depuis maintenant 25 ans, Standish Group conduit une étude pour mesurer la réussite des projets SI et de transformation digitale. Et le constat est clair : la majorité des projets menés échouent. En 2020, seuls 31% des projets SI se sont soldés par une réussite. Alors comment faire partie de ces 31% ?
Lemon Learning liste pour vous les 5 bonnes pratiques communes à tous les projets SI qui réussissent.
1. Ayez le bon état d’esprit : la gestion de projet SI, c’est avant tout de l’humain
Qui a dit que technologie ne rimait pas avec humain ? La plus grande erreur en matière de gestion de projet SI, c’est de penser que votre projet n’est qu’une affaire de technologie. Pourtant, c’est tout le contraire.
Qu’il s’agisse d’un ERP, SI Achats, CRM, Digital Workplace ou encore SIRH : l’outil informatique que vous mettez en place est là pour aider les collaborateurs à se concentrer sur leurs tâches à forte valeur ajoutée. Il est aussi là pour aider l’entreprise à générer plus de valeur sur le long terme. Pour ce faire, il est indispensable que chacune des parties prenantes comprenne l’utilité de votre projet SI.
Il ne s’agira donc pas simplement de déployer un logiciel, mais bien d’embarquer l’ensemble des acteurs de ce projet, et ce, de la Direction aux utilisateurs finaux. Vous l’aurez compris, la gestion de projet SI ne nécessite pas uniquement des compétences techniques, mais aussi des compétences interpersonnelles (soft skills).
2. Intégrez les utilisateurs finaux dès le début du projet
Déployer un outil informatique sans consulter les utilisateurs finaux, c’est comme lancer un nouveau produit sans faire d’étude de marché. C’est peine perdue.
Les utilisateurs finaux sont la clé de voûte d’un projet SI réussi.
Et pour cause, ce sont eux qui consommeront ou non l’outil informatique mis en place. Alors pour mettre toutes les chances de votre côté, il est essentiel de les intégrer à cette gestion de projet. Comment ? En récoltant leurs besoins :
- Quels sont leurs enjeux méters au quotidien ?
- Que leur manque-t-il actuellement pour mieux effectuer leurs tâches ?
- Quelles améliorations attendent-ils de la mise en place du logiciel ?
- Que pensent-ils de l’outil informatique à la première utilisation ?
Autant de questions qui vous permettront de connaître clairement les besoins métiers (stratégiques et opérationnels) pour y répondre de façon technique. Et parce que les utilisateurs finaux sont la cible de l’outil déployé, pensez également à communiquer avec eux régulièrement au sujet des changements, qu’ils soient grands ou petits. Par ailleurs, les utilisateurs finaux ne sont pas les seuls à avoir un impact direct sur la réussite de votre projet SI.
3. Obtenez le soutien de sponsors
C’est l’une des bonnes pratiques primordiales de la gestion de projet SI : avoir des sponsors. Si vous vous demandez pourquoi, alors nous vous retournerons une question.
Sans sponsors, qui défendra votre projet ?
La gestion de projet SI n’échappe pas aux règles de bases de la gestion de projet au sens large. Il est indispensable d’avoir des personnes qui soutiendront votre projet tout au long de sa mise en place. Il vous faut donc des sponsors qui mesurent la valeur de ce projet SI et qui seront volontaires pour communiquer sur celui-ci voire le promouvoir.
Par ailleurs, s’il est important d’avoir des sponsors chez les utilisateurs finaux, il est aussi crucial d’en avoir au sein de la Direction. Et pour cause, ce n’est qu’en connaissant la valeur du projet SI que la Direction sera à même de vous accompagner dans la mise en œuvre de ce dernier. Mais ce n’est pas tout.
4. Pour une meilleure on de projet SI, soyez méthodiques et réalistes
Dans son « CHAOS Report », Standish Group mesure la réussite d’un projet SI selon 3 critères : le respect du budget, le respect de la temporalité, et l’accomplissement de l’objectif initial. Et ces indicateurs ne sont pas anodins.
66% des projets de conduite du changement dépassent les budgets, sont en retard, ou ne mettent pas en œuvre les fonctionnalités prévues (source : AtosOrigin).
Une gestion de projet SI efficace, c’est une bonne dose de méthode et de réalisme. La méthode, d’abord, comprend des éléments essentiels : des objectifs précis et un cahier des charges clair. Le réalisme, ensuite, qui permet de fixer des objectifs atteignables et cohérents avec les ressources allouées ou encore d’être en phase avec ce qui se passe sur le terrain.
A noter qu’en matière de projet SI, la méthode la plus pertinente revient à la méthode Agile qui permet efficacité et flexibilité. Mais la méthode ne fait pas tout.
5. Constituez une équipe pleine de ressources
C’est l’une des bonnes pratiques qui revient dans la majorité des projets SI qui fonctionnent : une bonne équipe ! Mais qu’est-ce qu’une bonne équipe ?
L’équipe pour une gestion de projet SI efficace :
- Une équipe qui a des compétences techniques ET interpersonnelles.
- Une équipe qui a un état d’esprit orienté solution.
- Une équipe où la confiance règne !
En somme, la réussite de votre projet SI ne s’arrête pas aux compétences dures. Il s’agira pour l’équipe constituée d’avoir des compétences complémentaires, d’être capable de trouver des solutions aux nombreux problèmes qui surgiront, de faire preuve de flexibilité et surtout de savoir travailler… en équipe.
Conclusion : les 5 bonnes pratiques pour réussir votre gestion de projet SI
Vous l’aurez compris, la gestion de projet SI, c’est avant tout de l’humain ! Pour faire partie des 31 % de projets SI qui réussissent, voici les 5 bonnes pratiques à mettre en place.
- Gardez le bon état d’esprit : pensez humain avant technologie.
- Intégrez les utilisateurs finaux dès le départ.
- Entourez-vous de sponsors.
- Soyez méthodiques et réalistes.
- Constituez une équipe aux compétences complémentaires et à forte valeur ajoutée.
Pour finir, pensez à mesurer les retombées de la mise en place de votre outil informatique. Les données récoltées, qu’elles soient quantitatives ou qualitatives, vous permettront d’améliorer votre outil sur le long terme.
