Dans le monde professionnel moderne, la gestion efficace des éléments numériques est devenue une préoccupation à laquelle certaines entreprises ne sauraient se soustraire. C’est dans ce cadre qu’émerge la gouvernance des données, qui représente la solution incontournable pour les organisations qui traitent une pléthore d’informations. Cette stratégie offre de multiples avantages à des entreprises de divers domaines. On peut par exemple mentionner l’optimisation de la précision des informations financières pour les institutions bancaires, ou l’amélioration du suivi des opérations pour les entreprises de vente. Lemon Learning vous explique tout ce qu’il faut savoir sur la gouvernance des données, de sa mise en œuvre jusqu’aux privilèges qu’elle confère.
La gouvernance des données est composée du cadre et des procédures instaurés dans une entreprise pour assurer un meilleur contrôle des flux et des centres de stockage d’informations numériques. Cela vaut pour toutes les phases du cycle d’exploitation des éléments, c’est-à-dire de leur collecte jusqu’à leur utilisation finale. Cette stratégie vise notamment à faire respecter les obligations légales ainsi que la méthodologie de mise en place des structures et processus internes afin d’améliorer leur gestion.
Cette méthode de gestion s’avère être d’une importance capitale pour les entreprises, surtout lorsque de gros volumes d’informations numériques sont impliqués, comme c’est le cas avec le Big Data. Pour de pareilles structures, le passage par cette procédure est donc une solution qui permettra de donner un coup de pouce à la croissance de l’activité.
En assurant l’organisation de vastes quantités de données internes comme externes et en facilitant leur accès, cette stratégie de gouvernance établit des fondements solides pour l’innovation et un développement pérenne. Les informations gérées de manière efficace deviennent ainsi une ressource tactique qui donne aux entreprises de meilleurs repères pour détecter les nouvelles opportunités, et s’adapter rapidement aux tendances de leur secteur.
Une gouvernance des données efficace joue également un rôle essentiel dans l’amélioration de la prise de décision au sein de l’entreprise. En garantissant la qualité, la précision et la fiabilité des informations numériques, elle fournit aux décideurs des informations sur lesquelles ils peuvent compter. Les décisions basées sur des data sûres sont plus éclairées et moins susceptibles de conduire à des erreurs coûteuses. Cela se traduit par une meilleure réactivité aux changements du marché, une optimisation des processus opérationnels et une capacité accrue à atteindre les objectifs stratégiques de l’entreprise.
Dans un domaine professionnel marqué par une rivalité constante, cette méthode de gestion offre donc aux entreprises un avantage compétitif non négligeable. Cela s’avère particulièrement utile pour les structures qui font les premiers pas dans le monde des affaires et qui doivent à tout prix se démarquer afin d’obtenir une bonne base de clientèle. En conduisant bien la stratégie de gouvernance des données, n’importe quelle entreprise gagne ainsi la capacité de prendre rapidement des décisions judicieuses et de mieux se positionner, quelle que soit la rudesse du marché. Cette approche offre un atout indéniable pour s’assurer un succès sur le long terme.
La gouvernance des données repose sur certains piliers qui font la particularité de cette stratégie et conditionnent grandement son efficacité. L’un de ses premiers fondements est la responsabilité. En effet, pour que le processus soit mis en place, il faudrait au préalable que des personnes au sein de l’entreprise en soient chargées. Vous devez donc constituer une équipe à qui seront octroyées la propriété et la responsabilité, afin d’assurer une bonne organisation de toutes les étapes de la démarche.
L’administration des données est un autre pilier fondamental sur lequel repose cette stratégie de gouvernance. Pour que le processus soit bien mené, il est crucial de désigner un administrateur de la data. Ce responsable est celui qui doit conduire l’équipe durant et veiller à la conformité ainsi qu’au respect des règles et réglementations.
La qualité de la data est également l’un des principaux fondements d’une gouvernance des données digne de ce nom. Pour une mise en place réussie de cette méthode de gestion, l’entreprise doit disposer d’informations d’une précision et d’une fiabilité absolue. Ce critère est incontournable pour garantir la prise de décisions éclairées et l’adoption des techniques appropriées pour s’adapter aux évolutions du marché. Afin de répondre à cette exigence, le gestionnaire assigné au projet devra donc définir des normes communes pour optimiser la qualité des éléments destinés à l’analyse.
Une transparence totale doit enfin être respectée pour l’enregistrement de chaque étape de la procédure. De ce fait, les futurs audits pourront facilement retracer l’utilisation des données, la manière dont elles ont été gérées ainsi que la raison de leur exploitation par l’équipe.
La mise en œuvre d’une procédure de gouvernance des données réussie suit certaines étapes précises.
Les politiques à appliquer pour l’application de la stratégie de gouvernance des données peuvent varier selon les organisations. Le choix dépendra majoritairement de la culture de l’entreprise et de la façon dont elle exploite ses informations numériques. Pour savoir avec exactitude quelles politiques et méthodes adopter, il faudra donc impérativement déterminer les besoins et les ressources existantes de l’entreprise afin d’adapter la procédure en conséquence.
Dans cette optique, il est alors recommandé de réaliser l’inventaire des données déjà disponibles. Cette première analyse détaillée permettra d’avoir une vision plus claire des informations exploitables et de découvrir ce dont l’entreprise a réellement besoin. Après cette phase, vous pourrez savoir s’il vous faut améliorer la qualité de vos data, optimiser leur sécurité ou faire une mise à jour de leur conformité réglementaire. Ce sont là des pistes précieuses qui faciliteront les autres phases du processus.
En se servant des résultats de l’évaluation comme repère, votre entreprise devra élaborer une méthode de gouvernance des données sur mesure. Cela inclut principalement les objectifs de la procédure ainsi que les actions à mener pour qu’ils soient atteints dans les délais adéquats. La mise en place de cette stratégie sur mesure doit aussi impliquer des politiques destinées à régir la collecte, le stockage, la gestion et l’utilisation des informations. Des mécanismes et outils doivent également intervenir à cette étape pour le contrôle de la qualité des données et leur conformité aux normes établies.
Le succès de la mise en œuvre de la stratégie de gouvernance des données est étroitement lié à l’équipe qui est chargée du projet. Pour maximiser les chances de réussite de la procédure, l’équipe doit être constituée de membres qui possèdent des compétences variées et qui comprennent réellement les enjeux de la manœuvre. Il est surtout recommandé de former un groupe composé de personnes issues de différents départements de l’entreprise, principalement les unités informatiques, juridiques et commerciales.
Pour une mise en place efficace de cette stratégie de gouvernance, les rôles et les responsabilités de chaque membre de l’équipe doivent être clairement définis. C’est à ce niveau précis que le responsable de la gouvernance des données sera désigné. Ce dernier doit disposer des compétences requises pour superviser le projet et garantir la mise en œuvre effective des politiques.
Vous devez également nommer :
Tous ces profils assument des rôles spécifiques et doivent se compléter pour que tout soit bien mis en place.
En raison de la complexité de l’opération et des multiples informations à prendre en considération, certaines organisations ont du mal à mettre en place une stratégie de gouvernance vraiment efficace. Heureusement, de nombreux outils sont disponibles pour simplifier le processus et améliorer grandement les chances de succès.
Parmi les technologies les plus utiles pour faciliter la mise en place de la stratégie de gouvernance des données, le Master Data Management (MDM) se classe en tête de liste. Il s’agit d’un système conçu pour centraliser et synchroniser les informations entre diverses applications. Le système de gestion de métadonnées se montre lui aussi d’une grande aide dans le processus. Il apporte son soutien pour les schémas, les descriptions, les règles de validation et à bien d’autres niveaux. Il existe aussi des outils de surveillance et d’analyse, chargés d’examiner en profondeur les éléments numériques et les étapes du processus, afin de déceler les erreurs à corriger au plus vite.
Les outils de conformité sont également d’une aide appréciable lors de l’application de la procédure. Ces systèmes intelligemment élaborés ont pour principale mission de vérifier que l’exploitation des informations numériques est bien en accord avec les lois et les réglementations établies. Dans la liste des différentes technologies qui contribuent à simplifier la mise en place de la procédure, on peut encore mentionner les outils de découverte des données. Ceux-ci ont pour rôle d’identifier les informations numériques existantes dans les espaces de stockage de l’entreprise, ce qui facilite la recherche ainsi que la collecte et fait gagner un temps précieux.
Ces outils très pratiques ont la capacité de gérer en un temps record des données issues de différents points de stockage. Parmi les espaces pris en charge, on retrouve évidemment le cloud, qui reçoit en général la moitié des informations numériques de l’entreprise pendant plusieurs années. Mais il y a également d’autres sources, telles que les médias sociaux, les plateformes mobiles, etc.
Face aux préoccupations actuelles en matière de confidentialité, la mise en œuvre d’une stratégie de gouvernance des données doit se faire de pair avec l’application de politiques strictes. Il s’agit là d’une mesure nécessaire pour garantir la conformité aux normes et réglementations en vigueur, comme le règlement général de protection des données (RGPD) et bien d’autres lois nationales.
La qualité et l’intégrité des éléments numériques représentent aussi des défis majeurs dans le processus. Avec la quantité phénoménale d’éléments à traiter, des erreurs ou des incohérences peuvent vite survenir, ce qui pourrait donc compromettre fortement la fiabilité des data. Pour éviter cela, les organisations doivent investir dans un système de gestion de la qualité des données pour identifier et corriger rapidement les potentielles anomalies. L’instauration d’un tel processus de contrôle des informations pendant leur phase d’analyse est capitale pour garantir leur exactitude et, par conséquent, leur efficacité.
En ce qui concerne les solutions apportées par la gouvernance des données, il est important de souligner les avantages considérables pour les unités commerciales. En mettant l’accent sur la transparence et la responsabilité, cette stratégie permet aux entreprises impliquées de renforcer la confiance de leurs clients. Cela se traduit ensuite par une fidélité maximisée ainsi qu’une perception positive de la marque qui contribue à élever davantage l’entreprise sur le marché.