La matrice d’Eisenhower est un outil incontournable en matière de gestion de temps et d’organisation. Elle est simple d’utilisation et ses quadrants favorisent l’aide à la décision lorsqu’il s’agit de prioriser vos tâches. Lemon Learning vous présente plus en détail cet outil essentiel pour votre entreprise.
La matrice d’Eisenhower repose sur des critères de hiérarchisation, notamment l’urgence et l’importance. Cet outil de gestion des tâches est aussi connu sous le nom de matrice de gestion du temps, matrice urgence-importance et Eisenhower box. Cette méthode vous aide donc à répartir les tâches selon leur importance et leur urgence en quatre catégories :
Ce classement permet de se concentrer sur les projets prioritaires, de reporter certaines tâches ou de les confier à une autre personne.
Avant d’être utilisées dans les entreprises par les managers notamment, plusieurs méthodes étaient des outils de stratégie militaire. C’est également le cas de la matrice conçue par Dwight David Eisenhower qui fut 34e président des États-Unis et champion toutes catégories en matière de productivité grâce à sa méthode. L’objectif de la matrice d’Eisenhower est de répartir les tâches dans plusieurs quadrants pour une meilleure gestion.
On retrouve dans ce quadrant les tâches importantes et urgentes à faire. Si vous apercevez un travail urgent sur votre liste et que les conséquences sont nettement identifiables et déterminent vos missions prioritaires, mettez-la dans ce groupe.
Ces tâches de nature urgente peuvent être source de stress. Elles doivent alors apparaître de manière intuitive. Votre entreprise doit aussi mettre en place une stratégie de conduite du changement pour rester compétitive. Pour cela, vous pouvez bénéficier des conseils des experts comme Lemon Learning.
Ajoutez ici les tâches à planifier. Elles font aussi partie des priorités et sont en effet déterminantes pour les projets à long terme, mais vous devez seulement vous contenter de les planifier pour le moment. Dès que vous aurez fini les tâches urgentes, vous pourrez vous atteler à celles importantes, mais non urgentes.
Cette catégorie regroupe les tâches à mandater. Même si elles doivent être immédiatement faites, elles n’affectent pas vos projets à long terme. Vous n’êtes pas chargé de réaliser ces tâches et vous pouvez donc mandater d’autres membres de l’équipe pour les réaliser.
Le fait de déléguer constitue une stratégie efficace pour mieux gérer vos tâches de travail. Vous pouvez aussi offrir aux membres de l’équipe la possibilité d’améliorer leurs compétences.
Après avoir réparti les tâches dans les trois premiers quadrants, on constate qu’il en reste encore. Il s’agit en effet des tâches peu urgentes et de moindre importance. Étant donné leur faible degré d’urgence, elles entravent votre avance. Les placer dans le dernier quadrant permet aussi une meilleure gestion du temps.
La matrice d’Eisenhower offre l’avantage de réfléchir sur la priorisation de vos actions et mieux organiser l’exécution de ces dernières. Cette méthode proposée par Dwight David Eisenhower est ainsi le point d’entrée d’une analyse dont le but est d’aider le manager ou le chef d’équipe à définir les tâches à déléguer.
En fonction du temps disponible et du degré d’urgence de l’action à accomplir, vous pouvez décider des tâches que vous pouvez attribuer à un ou plusieurs collaborateurs. La matrice d’Eisenhower vous permet de maîtriser votre charge de travail et de prioriser les missions importantes.
Cet outil précieux vous aide aussi à mieux gérer votre emploi du temps, respecter les délais de livraison et éviter la surcharge. N’hésitez pas à découvrir les outils de conduite du changement pour vous accompagner dans votre transformation digitale.
La matrice d’Eisenhower est un outil parfait pour déterminer le caractère urgent et important d’une action afin d’éviter de perdre du temps sur les tâches inutiles. Savoir hiérarchiser les tâches peut cependant être un défi. Nous vous montrons la manière d’utiliser la matrice en exploitant bien ses quadrants.
En parcourant votre liste de tâches, associez-y une couleur en fonction de leur degré d’urgence. Vous pouvez par exemple utiliser le vert pour les tâches urgentes, le jaune pour les actions prioritaires, le bleu pour celles à faire plus tard et le rouge pour les non prioritaires. Après avoir associé chaque couleur à une tâche, l’ensemble se transposera facilement dans la matrice d’Eisenhower.
Vous avez certainement de nombreuses tâches sur votre liste en raison de l’ampleur de votre projet. Limitez-vous toutefois à 10 tâches dans chaque catégorie. Votre matrice d’Eisenhower sera donc plus lisible. Si la liste est réduite au strict minimum, on perd moins de temps à classer ces tâches.
Une autre option consiste à créer des matrices distinctes pour les listes personnelles et professionnelles. Il est fort probable que les délais d’exécution, les ressources et les méthodes liés à vos listes diffèrent. De ce fait, les processus de réflexion mobilisés ne seront pas les mêmes aussi. Pour mieux gérer vos objectifs professionnels et personnels, faites donc des listes distinctes.
Comme la plupart des méthodes, la matrice d’Eisenhower possède des limites parce qu’il s’agit d’une représentation simplifiée de la réalité qui est complexe. La première limite de la matrice réside dans la nécessité de bien distinguer le caractère urgent de l’important, deux notions qui sont souvent confondues à cause des mauvaises habitudes. Cette méthode est aussi exigeante, car elle vous impose d’analyser vos actions et d’y revenir fréquemment.
Les degrés d’urgence et d’importance peuvent en effet évoluer dans le temps et selon le contexte de l’évolution éventuelle des objectifs à long terme. Prêtez également attention au nombre de tâches que vous inscrivez dans le premier quadrant, car cela peut annuler complètement les avantages de la matrice d’Eisenhower. La totalité des activités prévues ne peut donc pas se retrouver dans la première catégorie.