La transformation numérique est toujours au cœur des débats au sein des entreprises. Ce processus vise à adopter des outils numériques et des solutions innovantes. L’adoption digitale permet aux entreprises d’atteindre des objectifs commerciaux stratégiques. Lemon Learning vous explique tout ce qu’il faut savoir sur l’adoption numérique.
Vaste et complexe, le processus d’adoption digitale implique une réelle mutation de la culture d’entreprise. Il nécessite un changement à tous les niveaux.
En termes simples, l’adoption digitale consiste à atteindre un état dans lequel les utilisateurs (collaborateurs et clients) utilisent les outils numériques à leur pleine capacité. Egalement appelé adoption numérique, ce processus est indispensable, car il peut être bénéfique pour le flux de travail général des employés et une augmentation du taux de fidélisation des clients. Certains collaborateurs ont en effet accès à des technologies pouvant simplifier leur travail, mais ils ne tirent pas profit de toutes les fonctionnalités.
Quand les utilisateurs parviennent à l’adoption digitale, ils peuvent apprendre les fonctions de base d’un logiciel ou d’une application spécifique et maximiser le potentiel des fonctionnalités avancées. Ils pourront ainsi débloquer de nouvelles idées et des processus nouveaux. Les stratégies d’adoption numérique par les employés incluent la formation à l’utilisation de plusieurs logiciels, la participation à des activités de changement de comportement pour une meilleure productivité, l’adoption de la culture d’entreprise, etc.
La transformation numérique constitue un changement global de l’entreprise, intégrant l’adoption digitale. Cette dernière se concentre principalement sur les utilisateurs et leurs expériences, tandis que le changement structurel cible les processus. Ce processus d’adoption digitale relève le plus souvent des utilisateurs individuels, alors que la transformation est généralement initiée par les décideurs.
Les plateformes d’adoption digitale ou Digital Adoption Plateforms (DAP) permettent une intégration simplifiée et efficace des logiciels de votre entreprise. Cette solution est destinée à guider les utilisateurs en temps réel.
Le fait d’intégrer ce type d’aide dans votre logiciel d’entreprise (ERP, Microsoft…) vous permet de communiquer avec vos utilisateurs, mais aussi de les former sur les processus et saisies de données dans l’interface. La plateforme d’adoption digitale les aide à maîtriser leurs outils de manière simple et rapide.
Pour ne pas distraire les utilisateurs, la fonction d’aide de la Digital Adoption Plateform s’intègre au logiciel d’entreprise sous forme d’une extension ou d’une ligne de code. En quelques clics, les employés peuvent trouver la réponse à leur interrogation de manière autonome.
Pour être efficace, l’outil numérique doit embarquer plusieurs fonctionnalités :
Privilégiez une solution d’adoption digitale qui peut guider les utilisateurs dans n’importe quelle tâche. La plateforme doit orienter dans l’ensemble du processus grâce aux invités illustrant clairement comment le terminer. Les instructions du GPS applicatif doivent être claires et simples à suivre, même pour les nouveaux utilisateurs. Une fonction spécifique permet de savoir comment utiliser les procédures, les contenus qui ont été consultés, etc. En cas de difficulté, des solutions sont mises en avant pour les surmonter. La fonction d’analyse précise aux utilisateurs les types de processus complexes ou répétitifs.
On peut les automatiser pour réduire leur temps d’exécution (la saisie automatique d’un formulaire par exemple). Les modules de formations de la plateforme d’adoption digitale permettent aussi d’accompagner pas à pas les utilisateurs afin qu’ils puissent apprendre rapidement et de manière ludique et interactive. Depuis l’éditeur, vous pouvez éditer et mettre à jour du contenu de formation sans compétence technique. L’utilisateur peut aussi opérer une segmentation pédagogique (en fonction de sa langue, de son métier…) sur certaines plateformes.
Certaines plateformes d’adoption digitale comme Lemon Learning peuvent proposer des fonctionnalités supplémentaires. On peut citer par exemple les fonctions comme la traduction automatique, la bibliothèque de fichiers, les guides conditionnels, la segmentation pédagogique, le data checker, etc. N’hésitez pas à consulter le guide sur l’adoption digitale pour avoir plus d’information sur cette plateforme d’adoption digitale.
L’adoption digitale peut s’avérer bénéfique si le processus est réussi. Cette démarche vers la transformation numérique repose sur trois piliers fondamentaux : formation, support et communication. Nous vous donnons les raisons pour lesquelles votre entreprise doit l’envisager.
La plupart des utilisateurs des outils numériques souhaitent résoudre par eux-mêmes les soucis informatiques afin de ne pas dépendre des équipes supports pour terminer leurs actions. L’adoption digitale permet aux utilisateurs d’être autonomes et de ne pas rester bloqués sur un travail en attendant la réponse au support. En guidant les utilisateurs dans la prise en main des outils, la plateforme d’adoption digitale limite les réticences et frustrations liées au numérique.
Le fait d’avoir accès au contenu approprié au bon moment offre une meilleure expérience de l’outil numérique. Les employés sont plus engagés sur les logiciels au lieu d’en faire un mauvais usage. Adopter une stratégie digitale offre aussi des taux de satisfaction plus élevés chez les salariés et un turn-over plus faible. Les employés qui considèrent que leur travail est épanouissant sont moins enclins à quitter l’entreprise.
Grâce à ses diverses fonctionnalités, la plateforme d’adoption digitale optimise le fonctionnement des processus métiers. En plus d’accélérer leur uniformisation, cet outil numérique améliore la qualité des données saisies. Sa mise en place diminue les coûts de retraitement de données et aide les dirigeants à prendre des décisions éclairées.
Il s’agit d’un critère de différenciation fondamental à l’ère du Big Data. Le support applicatif est disponible en temps réel sur les plateformes d’adoption digitale. Il y a moins de demandes d’assistance informatique de niveau 1 et 2, d’appels répétitifs, de questions redondantes, etc. Cela entraîne une importante baisse des coûts de support.
Le fait de savoir utiliser les logiciels d’une entreprise demande nécessairement du temps. Cela est également valable pour appréhender les divers processus métiers. Les outils d’adoption numérique sont une solution efficace et rentable pour former les nouveaux salariés. Les formations classiques sur les outils digitaux sont complexes à mettre en œuvre et n’abordent pas toutes les fonctionnalités. Au fil du temps, les utilisateurs ont tendance à oublier les procédures à suivre, en particulier celles qui ne sont pas quotidiennes. Grâce à l’adoption digitale, les entreprises peuvent pallier ces problèmes en guidant simplement les salariés.
Pour atteindre cet objectif, vous devez absolument vous appuyer sur les trois piliers de l’adoption digitale. D’autres mesures sont également nécessaires dans cette démarche.
Une condition essentielle à la numérisation de votre entreprise est de vous assurer du soutien de la direction. Les dirigeants doivent en effet approuver les projets et les budgets pour la mise en place des nouvelles technologies numériques. Vous devez être sûr que vos cadres supérieurs sont réellement prêts à investir dans la numérisation des flux de travail, car selon certaines études, plusieurs entreprises ne vont pas au bout de leur projet.
La transformation numérique peut se faire de plusieurs façons. L’entreprise peut par exemple promettre des récompenses aux équipes les plus performantes pour inciter les salariés à fournir plus d’efforts. Le fait de suivre et de montrer l’impact de l’adoption numérique sur les indicateurs clés de performance de l’entreprise peut aussi être une incitation efficace et susciter l’engagement des utilisateurs.
S’il y a une résistance générale à l’adoption digitale au sein des collaborateurs, vous devez connaître les préoccupations sous-jacentes et y répondre. Le personnel est en général réticent au changement parce qu’il craint de ne pas avoir les compétences indispensables pour s’adapter aux nouvelles technologies. L’encadreur supérieur doit pouvoir expliquer pourquoi l’adoption digitale est importante pour l’entreprise et en quoi cela profite aux salariés.
La formation des collaborateurs à l’utilisation de nouvelles technologies peut être l’étape la plus difficile de l’adoption digitale. On ne peut pas concevoir le même guide interactif pour l’ensemble des utilisateurs. Les cours devront se dérouler lentement pour certains afin qu’ils puissent assimiler les notions.
En revanche, les autres peuvent préférer un rythme plus rapide pour saisir les concepts clés. Une bonne solution consiste à choisir une plateforme d’adoption digitale comme Lemon Learning. Facile à utiliser, elle fonctionne au rythme de l’utilisateur et permet de mieux retenir les informations.