Maîtrise du risque, gestion fournisseurs, automatisation des tâches, etc. les propriétés des outils Achats sont nombreuses. Et pourtant :
Déployer un outil Achats ne suffit pas pour avoir des Achats performants.
Vous vous demandez pourquoi ? C’est simple. Vous aurez beau avoir le meilleur outil Achats, tant qu’il ne sera pas adopté par vos utilisateurs, il ne fournira pas les résultats souhaités.
41% des Décideurs Achats affirment que la faible adoption des nouveaux processus et technologies au sein de la fonction Achats est une barrière à la transformation digitale des Achats (source : SAP)
Pour favoriser l’adoption des outils Achats, l’accompagnement des usages est essentiel. Mais en quoi consiste-t-il exactement ?
Accompagnement des usages sur les outils Achats : de quoi parle-t-on ?
Accompagnement des usages ? Et si on éclaircissait ce terme avant de commencer ?
L’accompagnement des usages a pour objectif d’aider les utilisateurs à tirer le maximum de leurs outils digitaux. Sur un outil Achats, il peut se manifester de plusieurs façons :
- L’onboarding utilisateurs sur l’outil Achats
- La formation des utilisateurs (internes et externes) à l’outil Achats
- La mise à disposition d’un support utilisateur
- La communication auprès des utilisateurs
Ce qui fait la particularité de l’accompagnement des usages, c’est son caractère continu. L’objectif est simple : apporter l’aide adéquate à vos utilisateurs au moment voulu, et ce, même après la phase de déploiement. A la clé ? Une meilleure performance des équipes et un meilleur ROI sur le long terme.
Maintenant que vous savez tout sur l’accompagnement des usages, il est temps de rentrer dans le vif du sujet. Voici 5 raisons d’accompagner les usages sur votre outil Achats.
1. Améliorer la productivité des utilisateurs
Grâce aux dispositifs mis en place tels que la formation ou encore le support utilisateurs, l’accompagnement des usages permet d’accroître la productivité des utilisateurs sur les outils Achats.
Concrètement, tandis que la formation permet aux utilisateurs de prendre en main leur outil Achats, le support leur permet d’être plus autonomes sur la solution sur le long terme.
Accélérer la productivité des utilisateurs avec la plateforme d’adoption digitale Lemon Learning :
Chez Lemon Learning, nous sommes convaincus qu’il n’est pas nécessaire de faire des utilisateurs des experts pour accroître leur productivité. Ce qui est important, c’est que vos utilisateurs maîtrisent la bonne fonctionnalité au bon moment. C’est d’ailleurs ce que nous proposons avec notre solution d’adoption digitale et son système de guides interactifs embarqués qui permet aux utilisateurs de se former aux outils Achats en temps réel et en toute autonomie.
2. Augmenter l’engagement des utilisateurs
L’engagement des utilisateurs occupe une place centrale dans l’adoption des outils Achats. En somme, plus vos utilisateurs seront engagés sur leurs outils Achats, moins ils auront tendance à les délaisser. Autrement dit, l’engagement des utilisateurs affecte directement le taux d’attrition (churn rate) des outils digitaux.
Pour favoriser l’engagement des utilisateurs sur les outils Achats, l’accompagnement des usages est fondamental. Entre autres, il se traduit par des dispositifs de communication auprès des utilisateurs et un support utilisateur pour l’outil. A la clé ? Une réduction des frustrations sur l’outil Achats et des utilisateurs engagés sur la durée.
C’est d’ailleurs l’objet d’un webinaire que nous avons organisé avec notre client Eiffage. Découvrez leur témoignage ci-dessous !
Mais ce n’est pas tout.
3. Améliorer la qualité des données du SI Achats
Oui, vous avez bien lu. Accompagner les usages sur votre outil Achats peut vous aider à améliorer la qualité des données saisies sur votre SI Achats.
Comment, nous direz-vous ? C’est simple. Comme vous l’avez vu, en fournissant un accompagnement adapté à vos utilisateurs sur leur outil Achats, ils sont plus autonomes et engagés sur leurs outils. Grâce à ces deux éléments, ils seront également plus consciencieux dans leur utilisation de l’outil Achats.
Améliorer la qualité des données de votre outil Achats avec Lemon Learning :
Chez Lemon Learning, nous aidons nos clients dans leurs enjeux d’adoption digitale au quotidien. Parmi ces derniers, la qualité des données est un enjeu de taille. Grâce aux guides interactifs, nos clients accompagnent leurs utilisateurs pas à pas dans leur prise en main de l’outil Achats et s’assurent que les processus sont bien exécutés. A titre d’exemple, si un utilisateur oublie de remplir un champ ou saisit des données erronées, un message d’erreur apparaîtra pour leur permettre de les corriger.
4. Améliorer le fonctionnement des processus Achats
Vous souhaitez améliorer le fonctionnement de vos processus Achats ? Alors vous ne pouvez pas vous permettre de négliger l’accompagnement des usages.
Accompagner les usages sur votre outil Achats permet de légitimer l’utilisation de la solution Achats auprès de vos utilisateurs. Plus encore, cela permet de donner du sens aux changements de processus induits par la digitalisation des Achats.
De fait, en accompagnant les usages sur votre SI Achats, vous favorisez l’acceptation de l’ensemble des changements liés à votre projet de transformation digitale. Qu’il s’agisse de changement comme de nouveaux processus ou de simples mises à jour de vos outils Achats.
Améliorer le bon fonctionnement des processus Achats avec Lemon Learning :
Avec Lemon Learning, vous pouvez personnaliser l’accompagnement des usages sur votre outil Achats. Grâce à la différenciation pédagogique, notre solution vous permet d’apporter la bonne (in)formation au bon utilisateur. Vous pouvez ainsi adapter votre formation selon les différentes populations d’utilisateurs, leurs métiers et leurs processus métiers.
5. Optimiser les coûts de la digitalisation des Achats
Optimiser vos coûts : voilà à quoi sert l’accompagnement des usages sur votre outil Achats. Parce que l’accompagnement des usages favorise l’adoption de votre outil Achats, il est synonyme de nombreuses économies pour votre entreprise.
- Vos licences achetées sont réellement utilisées (et bien utilisées).
- Votre déploiement est rentabilisé : l’outil a bien été déployé et vous avez évité un échec qui aurait impliqué un changement de solution digitale et une reprise à zéro de votre projet.
- La réduction des erreurs de saisie évite des coûts supplémentaires.
- La fiabilité des données permet une meilleure prise de décision pour une meilleure gestion du risque et des coûts.
- Votre département Achats gagne en performance (automatisation, temps, qualité, etc.)
Maintenant que vous savez pourquoi il est important d’accompagner les usages sur votre outil Achats, il est temps de passer à la pratique. Découvrez comment accompagner les usages sur votre outil Achats pas à pas dans notre prochain article.
Sources
