Sei parte di un team di approvvigionamento o acquisti? Stai cercando nuovi modi per rimanere competitivo, migliorare l’efficienza e gestire i processi di approvvigionamento in modo più efficace? Nel 2024, la soluzione migliore a queste sfide è rappresentata dai software di e-procurement. La trasformazione digitale è il futuro delle aziende in crescita, in particolare per le organizzazioni e i dipartimenti che gestiscono processi di approvvigionamento.
I progressi tecnologici hanno portato le catene di fornitura nel futuro. Il sourcing strategico è diventato più predittivo, il procurement transazionale più automatizzato e la gestione dei fornitori più proattiva. (Fonte: Deloitte)
In questo articolo, esploreremo le definizioni, i benefici, le caratteristiche principali e i migliori software di e-procurement per il 2024.
L’e-procurement (procurement elettronico) è un processo in cui le organizzazioni acquistano beni e servizi dai fornitori online.
💡 La tecnologia di e-procurement ha preso forma negli anni ’80, con l’introduzione dell’Electronic Data Interchange (EDI), che ha permesso a clienti e fornitori di inviare e ricevere ordini di acquisto.
L’ambiente online di e-procurement è ora uno spazio in cui qualificare, gestire e monitorare i fornitori, rispettando valori come trasparenza e anti-discriminazione.
Il processo di e-procurement segue generalmente diverse fasi di workflow e automazioni, eliminando i processi manuali. I risultati per i team di approvvigionamento includono riduzione dei costi, minori errori e maggiore produttività.
Il processo di e-procurement segue un ciclo che generalmente include diverse fasi. Vediamole:
Implementare un sistema di e-procurement offre numerosi vantaggi sia a breve che a lungo termine. Vediamoli:
✅ Aumento della produttività
L’e-procurement automatizza i processi, migliorando la catena di fornitura e centralizzando i dati. Standardizzazione, automazione e reportistica integrata consentono decisioni più rapide ed efficaci.
✅ Riduzione degli errori umani
L’input manuale è una delle principali cause di errori nei dati. L’e-procurement riduce al minimo questi errori automatizzando i workflow.
✅ Risparmio sui costi
Una panoramica completa dei prezzi dei fornitori consente di negoziare i migliori affari e ottimizzare la gestione delle spese.
✅ Migliore gestione dei fornitori
I sistemi di gestione dei fornitori centralizzano i dati, migliorano le relazioni e riducono i rischi futuri.
✅ Mitigazione dei rischi
L’automazione riduce rischi di errori, frodi e non conformità, grazie a una maggiore trasparenza e tracciabilità.
✅ Dati organizzati
Un database centralizzato consente decisioni rapide basate su dati affidabili e aggiornati in tempo reale.
💡 I software di e-procurement sono soluzioni basate sul cloud progettate per aiutare le organizzazioni a semplificare e ottimizzare i loro processi di approvvigionamento in modo elettronico. Questo include l’acquisto e l’approvvigionamento di beni e servizi, nonché la gestione dei fornitori, dei contratti e dei pagamenti. L’adozione di software di procurement consente alle organizzazioni di aumentare l’efficienza, ridurre i costi e migliorare le relazioni con i fornitori. Il software include tipicamente funzionalità come ordini di acquisto elettronici, cataloghi dei fornitori, gestione delle richieste di proposta (RFP) e elaborazione delle fatture.
Abbiamo selezionato 3 dei sistemi di e-procurement più comuni disponibili sul mercato.
💻 Software di procurement
In questo articolo abbiamo toccato diverse applicazioni cloud che semplificano il processo di approvvigionamento, tra cui e-sourcing, gestione dei fornitori e gestione delle fatture. Alcuni fornitori di software popolari includono Coupa, SAP Ariba, Oracle Procurement Cloud, GEP, Ivalua e Basware.
💻 EDI
Il software di Electronic Data Interchange (EDI) consente la condivisione di documenti e dati elettronici tra diversi sistemi informatici. Grazie ai processi di approvvigionamento automatizzati, il software EDI riduce l’inserimento manuale dei dati, con conseguente riduzione degli errori e un trasferimento dei dati più rapido. Il software EDI migliora la visibilità della catena di approvvigionamento e la collaborazione, facilitando la comunicazione in tempo reale tra acquirenti e fornitori.
💻 Sistemi ERP
Il software ERP è spesso definito il cervello o il sistema nervoso che collega tutte le aree di un’azienda. Un sistema ERP può migliorare i processi di e-procurement attraverso l’integrazione con diverse operazioni aziendali, come la gestione dell’inventario, la finanza e la consegna. Queste integrazioni fanno parte di un sistema centralizzato, migliorando la comunicazione tra i reparti.
I sistemi ERP forniscono inoltre dati in tempo reale, come i livelli di inventario, le prestazioni dei fornitori e la cronologia degli acquisti. Infine, i sistemi ERP possono automatizzare attività ripetitive di approvvigionamento, riducendo gli errori manuali.