Le procedure operative sono documenti fisici o digitali che presentano in modo semplice e dettagliato le fasi di una procedura, operazione per operazione. Il loro scopo è semplificare e ottimizzare i processi aziendali all'interno dell'impresa. Strumento cardine per l'implementazione di una strategia di gestione della qualità, la procedura operativa serve a garantire la sicurezza e la continuità del know-how aziendale. Aiuta a incrementare la produttività di ogni collaboratore nella propria postazione di lavoro. Qual è il miglior esempio di procedura operativa per la tua azienda?
La guida interattiva è un contenuto pedagogico integrato come overlay in un software per facilitare la presa in mano passo dopo passo dello strumento digitale in questione. Questo esempio di procedura operativa è disponibile su richiesta 24/7 quando l'utente incontra un problema. Questa soluzione evita le perdite di tempo e le difficoltà legate allo sforzo dell'operatore che cerca di ricordare le informazioni memorizzate o di consultare una risorsa (video, PDF, immagine, manuale utente, ecc.) al di fuori dello strumento digitale.
Creare una procedura operativa interattiva permette di rendere autonomi i collaboratori nell'apprendimento dei metodi di lavoro. In pochi clic, possono utilizzarla tutte le volte che è necessario. Il cervello potrà così progressivamente imprimere in modo duraturo i gesti corretti nella memoria procedurale. Il deployment di una guida interattiva è molto spesso gestito grazie a una piattaforma di adozione digitale come Lemon Learning. Con il nostro strumento, l'utente può beneficiare di un accompagnamento passo dopo passo nelle fasi della procedura di lavoro grazie a:
Adottare questi tipi di procedure operative riduce considerevolmente le richieste di supporto.
I video tutorial sono un esempio ampiamente diffuso di procedura operativa per l'esecuzione delle istruzioni di lavoro. Propongono un modo interattivo, coinvolgente e dinamico di far scoprire ai collaboratori le fasi dettagliate dei processi aziendali. L'implementazione di queste procedure operative aiuta notevolmente a facilitare la comprensione degli utenti. Il cervello può assimilare più rapidamente una grande quantità di dati complessi presentati sotto forma di immagini, rispetto a un contenuto testuale. In media, l'elaborazione delle informazioni visive avviene 60.000 volte più velocemente di quella di un testo.
Per una procedura operativa, questi video esplicativi devono avere una qualità professionale (buona nitidezza dell'immagine, voce fuori campo eccellente, facilità di streaming o download, ecc.). Idealmente, occorre utilizzare contenuti visivi di breve durata (2-3 minuti al massimo) per mantenere l'attenzione dello spettatore per tutta la durata della visione della guida. Questo tipo di supporto è ideale per spiegare procedure complesse come un processo di vendita.
Si tratta di combinare diagrammi, grafici, immagini e testo per presentare le informazioni nel modo più sintetico e accattivante possibile. È la migliore alternativa per proporre la procedura operativa in formato visivo senza dover investire nella realizzazione di un video professionale. Le infografiche sono molto efficaci per presentare i passaggi dettagliati di procedure semplici come la gestione degli appuntamenti con i clienti o l'organizzazione dei colloqui annuali di valutazione.
I manuali PDF scaricabili presentano, sotto forma di testo strutturato, le istruzioni tecniche per svolgere correttamente i compiti di una posizione lavorativa in azienda. Permettono di spiegare attività per attività qualsiasi tipo di procedura (semplice o complessa). Redigere la procedura operativa sotto forma di articolo richiede generalmente poco tempo ed è molto economico. Il formato è anche facile da condividere.
È essenziale trovare un esperto dotato di un'eccellente capacità di restituzione pedagogica per creare un supporto facilmente comprensibile da tutti. Un manuale operativo PDF efficace privilegia le frasi brevi e evita le ripetizioni inutili. Nel testo ricco di presentazioni di esempi concreti sul campo, si utilizzano molto spesso elenchi puntati per spiegare più istruzioni successive di uno stesso compito.
Redigete la procedura operativa utilizzando un' applicazione mobile specializzata che può proporre diversi template di presentazione delle istruzioni di lavoro. Le informazioni sono disponibili da qualsiasi luogo e 24/7 a condizione di avere una buona connessione internet. Questa soluzione pratica ottimizza la proattività del supporto per i team sul campo. Le applicazioni mobili specializzate dispongono di moduli di ricerca e filtraggio dei dati in base alle parole chiave utilizzate. In pochi secondi, l'utente può accedere a screenshot, video o manuali PDF che possono aiutarlo a gestire rapidamente il problema in questione seguendo alcuni semplici passaggi.
Questa tabella riassume i punti di forza e i limiti di ogni esempio di procedura operativa.
| Procedure operative | Vantaggi | Limiti |
|---|---|---|
| Guida interattiva | – Favorisce il Learning by Doing – Disponibile 24/7 – Facile da aggiornare – Strumento intuitivo ed evolutivo – Riduzione del costo del supporto |
Utilizzabile unicamente e direttamente nei software SaaS come CRM, HRIS, ERM |
| Video tutorial | – Adatto per la spiegazione passo dopo passo delle procedure complesse – Molto facile da comprendere grazie al formato visivo – Formato di procedura operativa dinamico e coinvolgente |
Costo di produzione relativamente elevato per ottenere video di ottima qualità |
| Infografica | – Miglior compromesso tra procedura operativa in forma di testo e video tutorial – Facile da comprendere grazie alle illustrazioni visive – Pertinente per spiegare i processi aziendali semplici |
Non molto adatto alla spiegazione delle procedure di lavoro molto complesse (passo dopo passo o attività per attività) |
| Manuali PDF scaricabili | – Adatto per presentare i compiti di tutti i tipi di procedure (semplici o complesse) – Facile da redigere e da condividere |
Può essere difficile da comprendere per alcuni neofiti senza l'introduzione di diversi elementi visivi per illustrare gli esempi |
| Applicazione mobile | – Disponibile 24/7 – Aiuta a centralizzare e a diffondere facilmente diversi tipi di risorse per i team sul campo: infografiche, tutorial, screenshot, testi, ecc. |
Può essere meno efficace se deve essere utilizzata in una zona con una cattiva connessione internet |
L'analisi dei seguenti fattori può aiutarti a scegliere il miglior formato di procedura operativa per ogni postazione di lavoro nella tua azienda:
È essenziale analizzare le richieste di supporto più frequenti per i team operativi. Bisogna anche valutare correttamente i bisogni e il profilo degli utenti delle procedure operative da creare. Un'indagine presso i collaboratori permette di definire meglio le basi di scelta della soluzione di assistenza più efficace.
Esistono diversi tipi di procedure operative per presentare i processi di lavoro di un'azienda: video tutorial, guide interattive, manuali PDF, infografiche, applicazioni mobili, ecc. Il miglior esempio di procedura operativa è quello che risponde esattamente alle esigenze degli utenti e che può adattarsi facilmente all'evoluzione delle postazioni in azienda.