A transformação digital continua a ser um tema central nas empresas. Este processo visa a adoção de ferramentas digitais e soluções inovadoras que ajudam as organizações a alcançar objetivos comerciais estratégicos. A Lemon Learning explica tudo o que precisa de saber sobre adoção digital.
A adoção digital é um processo amplo e complexo que envolve uma mudança significativa na cultura corporativa, exigindo alterações a todos os níveis da organização.
Em termos simples, a adoção digital refere-se ao estado em que os utilizadores, tanto colaboradores como clientes, usam as ferramentas digitais ao seu pleno potencial. Este processo é essencial porque melhora a eficiência do fluxo de trabalho para os colaboradores e aumenta as taxas de retenção de clientes.
Quando os utilizadores alcançam a adoção digital, aprendem as funções básicas de um software ou aplicação e maximizam o potencial das funcionalidades avançadas, desbloqueando novas ideias e processos. As estratégias de adoção digital para colaboradores incluem formação em diversas aplicações de software, atividades de mudança de comportamento para aumentar a produtividade e a adesão à cultura corporativa, entre outras.
A transformação digital é uma mudança ampla, a nível de toda a empresa, que engloba a adoção digital. Enquanto a adoção digital se foca nos utilizadores e nas suas experiências, a transformação estrutural incide sobre os processos. A adoção digital aplica-se frequentemente a utilizadores individuais, ao passo que a transformação digital é normalmente impulsionada pelos decisores.
As Plataformas de Adoção Digital (DAPs) proporcionam uma integração eficiente e sem complicações do software da sua empresa. Esta solução foi concebida para guiar os utilizadores em tempo real, diretamente dentro das ferramentas que utilizam.
Integrar este tipo de suporte no software da sua empresa (como um ERP ou ferramentas Microsoft) permite comunicar com os utilizadores e formá-los em processos e inserção de dados dentro da própria interface. A DAP ajuda os utilizadores a dominarem as suas ferramentas de forma rápida e autónoma.
Para não distrair os utilizadores, a função de ajuda da plataforma é integrada no software como uma extensão ou linha de código. Com apenas alguns cliques, os colaboradores encontram respostas às suas questões de forma independente.
Como refere Laure Diserens, Digital Learning Manager na HR Path: "Uma plataforma de adoção digital é um pouco como um GPS de aplicações, guiando os utilizadores pelos processos."
Para ser eficaz, uma plataforma de adoção digital deve incluir as seguintes funcionalidades:
A plataforma deve guiar os utilizadores em qualquer tarefa, com instruções claras e passo a passo, acessíveis mesmo para novos utilizadores. Uma funcionalidade de análise permite identificar processos complexos ou repetitivos que podem ser automatizados para reduzir o tempo de execução (por exemplo, o preenchimento automático de formulários).
Os módulos de formação apoiam os utilizadores passo a passo, permitindo-lhes aprender de forma rápida e interativa. A partir do editor, é possível atualizar o conteúdo de formação sem conhecimentos técnicos. Em algumas plataformas, é ainda possível segmentar o conteúdo por idioma ou função.
Algumas plataformas de adoção digital, como a Lemon Learning, oferecem funcionalidades adicionais, como tradução automática, biblioteca de ficheiros, guias condicionais, segmentação de conteúdo e verificação de dados. Consulte o guia das melhores plataformas de adoção digital para saber mais.
A adoção digital pode ser altamente benéfica quando implementada com sucesso. Este passo em direção à transformação digital assenta em três pilares fundamentais: formação, suporte e comunicação. Eis as principais razões para a sua empresa considerar a adoção digital.
A maioria dos utilizadores prefere resolver problemas de TI de forma autónoma, sem depender das equipas de suporte. A adoção digital permite que os utilizadores trabalhem de forma independente, sem aguardar pelo apoio técnico. Ao guiar os utilizadores no domínio das ferramentas, a DAP reduz a resistência e a frustração associadas às ferramentas digitais.
Ter acesso ao conteúdo certo no momento certo melhora a experiência com as ferramentas digitais, aumenta o envolvimento dos colaboradores e reduz a rotatividade. Colaboradores que se sentem realizados no trabalho são menos propensos a abandonar a empresa.
A plataforma de adoção digital otimiza os processos empresariais, acelera a padronização e melhora a qualidade da inserção de dados. A sua implementação reduz os custos de retrabalho e ajuda os líderes a tomarem decisões mais informadas.
O suporte em tempo real disponível nas DAPs resulta em menos pedidos de suporte de TI de nível 1 e 2, menos chamadas repetitivas e menos questões redundantes, reduzindo significativamente os custos de suporte.
Aprender a utilizar o software de uma empresa exige tempo, tal como compreender os diferentes processos empresariais. As ferramentas de adoção digital oferecem uma solução eficiente e económica para a formação de novos colaboradores. Os programas de formação tradicionais são difíceis de implementar e raramente cobrem todas as funcionalidades. Com o tempo, os utilizadores tendem a esquecer procedimentos, especialmente os que não utilizam diariamente. A adoção digital resolve estes problemas ao guiar os colaboradores de forma mais eficaz e contínua.
Para alcançar este objetivo, é necessário focar-se nos três pilares da adoção digital e adotar medidas complementares.
Uma condição fundamental para a digitalização da sua empresa é assegurar o apoio da liderança. Os executivos devem aprovar projetos e orçamentos para a implementação de novas tecnologias digitais. É crucial garantir que os líderes seniores estão genuinamente dispostos a investir nas mudanças necessárias, pois muitas empresas não chegam a concluir os seus projetos por falta de comprometimento da gestão de topo.
A transformação digital pode ocorrer de várias formas. A empresa pode oferecer reconhecimento às equipas de alto desempenho para motivar os colaboradores. Monitorizar e apresentar o impacto da adoção digital nos principais indicadores de desempenho é também um incentivo eficaz para envolver os utilizadores.
Se existir uma resistência generalizada à adoção digital, é necessário compreender as preocupações subjacentes e dar-lhes resposta. Os colaboradores resistem frequentemente à mudança por temerem não ter as competências necessárias para se adaptarem a novas tecnologias. A gestão sénior deve explicar por que a adoção digital é crucial para a empresa e de que forma beneficia cada colaborador.
Formar os colaboradores em novas tecnologias pode ser a parte mais exigente da adoção digital. Não é possível projetar o mesmo guia interativo para todos os utilizadores: alguns necessitam de um ritmo mais lento para compreender os conceitos, enquanto outros preferem uma abordagem mais acelerada. Uma boa solução é escolher uma plataforma de adoção digital como a Lemon Learning, que se adapta ao ritmo de cada utilizador e garante uma melhor retenção da informação.
Lukas Joseph lidera a estratégia de inbound marketing e de adoção digital da Lemon Learning. Explora os usos concretos das plataformas de adoção digital nas empresas e as tendências emergentes do setor, combinando marketing de produto, crescimento B2B e formação dos utilizadores.