As iniciativas de transformação digital obrigam frequentemente a uma escolha directa entre duas categorias de software poderosas: a Gestão de Processos de Negócio (BPM) e o Planeamento de Recursos Empresariais (ERP). Em resumo, o ERP funciona como o sistema de registo dos dados da sua empresa, enquanto o BPM gere os fluxos de trabalho e as decisões que movem o trabalho em toda a organização. Resolvem problemas diferentes, e muitas empresas beneficiam da utilização de ambos.
Este guia explica detalhadamente o que cada sistema faz, onde diferem, como se comparam quando o CRM entra na equação, e como decidir qual deles a sua organização precisa agora.
O BPM é uma disciplina e uma categoria de software focada na concepção, automatização, monitorização e melhoria dos fluxos de trabalho que movem o trabalho através de uma organização. Uma plataforma de BPM permite às equipas modelar visualmente um processo, atribuir tarefas e aprovações às pessoas ou sistemas certos, acompanhar a execução em tempo real e identificar estrangulamentos para melhoria contínua.
Os pontos fortes de um sistema de BPM incluem:
O BPM não armazena tipicamente dados mestre (registos financeiros, contagens de inventário, contratos de colaboradores). A sua função é orquestrar os dados que residem noutros sistemas.
O software ERP integra as funções operacionais centrais de uma empresa numa única plataforma com uma base de dados partilhada. Os módulos de ERP típicos abrangem finanças e contabilidade, recursos humanos, aprovisionamento, cadeia de abastecimento e inventário, produção e gestão de projectos.
A característica definidora de um ERP é a centralização de dados. Quando todos os departamentos escrevem e leem a partir do mesmo sistema de registo, os dados duplicados são eliminados, os relatórios tornam-se consistentes e a análise transversal entre funções é possível. Uma implementação completa de ERP também oferece capacidades de planeamento e previsão, permitindo que as equipas financeiras modelem cenários utilizando dados operacionais em tempo real.
Os principais pontos fortes de um ERP incluem:
A contrapartida é a rigidez. Os fluxos de trabalho dos ERP são geralmente concebidos em torno do modelo de boas práticas do fornecedor, e personalizá-los é dispendioso e moroso. É aqui que o BPM acrescenta valor.
ERP e BPM são complementares, não intercambiáveis. A forma mais clara de compreender a distinção é examinar três dimensões: o que gerem, o âmbito da sua influência e a sua funcionalidade principal.
| Dimensão | BPM | ERP |
|---|---|---|
| Objetivo principal | Orquestrar e otimizar fluxos de trabalho entre sistemas e equipas | Centralizar e gerir dados e transações empresariais |
| Papel dos dados | Move e transforma dados entre sistemas; não armazena dados mestre | Funciona como sistema de registo; base de dados partilhada única |
| Âmbito do processo | Fluxos de processo transversais entre departamentos, de ponta a ponta | Funções departamentais (finanças, RH, cadeia de abastecimento, etc.) |
| Flexibilidade | Elevada; os processos podem ser remodelados rapidamente | Menor; a personalização é dispendiosa e pode afetar as atualizações |
| Casos de utilização típicos | Fluxos de aprovação, processos de conformidade, integração de clientes, pedidos de RH | Encerramento financeiro, processamento salarial, gestão de inventário, aprovisionamento |
| Abordagem de integração | Liga múltiplos sistemas; posiciona-se sobre o ERP e o CRM | Consolida múltiplas funções numa única plataforma |
| Velocidade de mudança | Rápida; ferramentas low-code permitem que os analistas de negócio redesenhem fluxos | Lenta; as alterações requerem frequentemente suporte do fornecedor ou trabalho de desenvolvimento |
Um ERP centraliza os dados de uma empresa numa única base de dados, tornando-se a fonte autorizada para valores financeiros, efetivos, níveis de inventário e métricas operacionais. O BPM, por sua vez, preocupa-se com a forma como os dados fluem entre pessoas, máquinas e sistemas. O BPM não padroniza o armazenamento de dados; facilita a transmissão e transformação de dados à medida que o trabalho avança num processo definido.
Um ERP é concebido para abranger todos os departamentos da organização. O seu objetivo é garantir que os dados certos estão disponíveis onde são necessários, nos RH, nas finanças, nas operações e além. O BPM foca-se na coesão entre os utilizadores e as suas ferramentas, supervisionando a forma como cada processo se desenrola passo a passo, independentemente de esse processo atravessar dois ou dez departamentos.
Um ERP acompanha as atividades operacionais diárias de uma empresa e fornece a infraestrutura de dados de que essas atividades dependem. O BPM visa harmonizar os processos empresariais, simplificando-os, eliminando estrangulamentos e automatizando tarefas repetitivas. Onde o ERP impõe um modelo de transação padronizado, o BPM dá às organizações as ferramentas para redesenhar continuamente a forma como o trabalho é realizado.
Quando as organizações avaliam o seu panorama de software, a comparação estende-se frequentemente aos sistemas CRM (Customer Relationship Management). Eis como as três categorias se relacionam entre si.
| Sistema | Foco principal | Utilizadores principais | Relação com os outros |
|---|---|---|---|
| ERP | Centralizar dados operacionais e financeiros | Finanças, RH, operações, aprovisionamento | Sistema de registo; o CRM e o BPM ligam-se a ele |
| CRM | Gerir relações com clientes, leads e pipelines de vendas | Vendas, marketing, sucesso do cliente | Alimenta dados de receitas de clientes para o ERP; fluxos de trabalho geridos pelo BPM |
| BPM | Orquestrar fluxos de trabalho e aprovações transversais entre funções | Operações, TI, conformidade, qualquer responsável de processo | Posiciona-se sobre o ERP e o CRM; governa a forma como o trabalho circula entre eles |
Uma forma útil de pensar nisto: o ERP é onde os seus dados residem, o CRM é onde as relações com os clientes são geridas, e o BPM é a camada que governa a forma como o trabalho se move entre pessoas e sistemas. Para uma análise detalhada da relação específica entre CRM e ERP, consulte a comparação de sistemas CRM vs ERP.
Sim, e este é o cenário mais comum no mundo real. A integração de ERP e BPM permite que as organizações combinem a fiabilidade dos dados de um ERP com a flexibilidade de fluxos de trabalho de uma plataforma BPM. Por exemplo, um fluxo de trabalho de aprovação de uma ordem de compra pode ser modelado e automatizado numa ferramenta BPM, enquanto a ordem aprovada é registada e acompanhada no ERP. A camada BPM trata da tomada de decisão humana e do encaminhamento; a camada ERP trata do registo financeiro.
Este padrão de integração é especialmente valioso quando os fluxos de trabalho do ERP são demasiado rígidos para satisfazer um requisito de negócio específico. Em vez de personalizar o núcleo do ERP (o que cria riscos de atualização), as organizações constroem o fluxo de trabalho flexível no BPM e ligam-no ao ERP através de uma API ou camada de integração.
A escolha certa depende do seu principal desafio de negócio.
Selecionar o sistema certo é apenas o primeiro passo. A razão mais comum pela qual os projetos de ERP e BPM ficam aquém das expectativas não é uma má seleção tecnológica; é a baixa adoção por parte dos utilizadores. Os colaboradores que não compreendem como utilizar um novo sistema regressam aos antigos hábitos, e as melhorias de processo esperadas nunca se concretizam.
"Trata-se de levar as ferramentas ao negócio para ajudá-lo a apropriar-se das ferramentas que vamos implementar."
Sebastien Ponel, DSI, CFAO Healthcare, no podcast da Lemon Learning
A Lemon Learning é uma Plataforma de Adoção Digital (DAP) que se integra diretamente com aplicações web, incluindo plataformas ERP e BPM. Disponibiliza guias interativos e fluxos de trabalho passo a passo aos colaboradores dentro das ferramentas que já utilizam, no momento em que necessitam, sem que seja necessário sair da aplicação. Quer a sua organização esteja a implementar um novo ERP, a redesenhar processos numa ferramenta BPM, ou a gerir um programa mais amplo de gestão da mudança, a Lemon Learning ajuda os utilizadores a ganhar confiança e competência mais rapidamente.
O ERP não é nem um sistema CRM nem um sistema BPM, embora possa sobrepor-se a ambos. Um sistema ERP (Enterprise Resource Planning) centraliza dados e gere funções empresariais essenciais como finanças, recursos humanos, aquisições e cadeia de abastecimento. Um sistema CRM (Customer Relationship Management) centra-se na gestão das interações com os clientes e dos processos de vendas. Um sistema BPM (Business Process Management) governa os fluxos de trabalho, as aprovações e a otimização de processos entre departamentos. Muitas organizações utilizam os três em conjunto, recorrendo ao ERP como sistema de referência, ao BPM para gerir fluxos de trabalho interfuncionais e ao CRM para tratar os processos orientados para o cliente.
Qual é a diferença entre SAP e BPM?+O SAP é um produto de software ERP específico (e uma suite de software empresarial mais abrangente) criado pela SAP SE, a empresa alemã de tecnologia. O BPM, ou Gestão de Processos de Negócio, é uma disciplina e uma categoria de software centrada na modelação, automatização e melhoria de fluxos de trabalho empresariais. O SAP inclui algumas capacidades integradas de gestão de processos, mas uma plataforma de BPM dedicada oferece muito mais flexibilidade para conceber, monitorizar e otimizar processos de ponta a ponta em múltiplos sistemas, incluindo o próprio SAP.
O que é melhor, BPO ou BPM?+O BPO (Externalização de Processos de Negócio) e o BPM (Gestão de Processos de Negócio) servem finalidades diferentes e não são substitutos diretos. O BPO consiste em contratar funções empresariais específicas a um prestador externo. O BPM é uma disciplina de gestão e uma categoria de software que ajuda uma organização a modelar, automatizar e melhorar continuamente os seus próprios processos internos. As organizações utilizam por vezes ferramentas de BPM para normalizar processos antes ou durante um contrato de BPO, pelo que as duas abordagens podem ser complementares em vez de opções concorrentes.
O BPM é difícil?+A curva de aprendizagem do BPM depende da plataforma e da complexidade dos processos a gerir. A maioria das plataformas de BPM modernas utiliza designers de fluxo de trabalho visuais, low-code ou no-code, que permitem aos analistas de negócio mapear e automatizar processos sem conhecimentos avançados de programação. O maior desafio é geralmente organizacional: conseguir que as partes interessadas concordem com o funcionamento dos processos, manter a documentação dos processos ao longo do tempo e promover a adoção por parte dos utilizadores dos novos fluxos de trabalho. A implementação técnica é geralmente simples em comparação com uma implementação completa de ERP.
Sarah supervisiona tudo o que diz respeito ao marketing inbound, explorando os múltiplos usos empresariais e os temas relacionados com a adoção digital. As suas experiências anteriores incluem marketing B2C e de produto no espaço de social listening, identificando tendências emergentes do setor.