Criar um modo operatório é um eixo fundamental da estratégia de gestão do conhecimento e de gestão da qualidade dentro da empresa. É essencial para melhorar a produtividade de cada colaborador no seu posto de trabalho. Quais são precisamente as vantagens de redigir um modo operatório para a formação dos colaboradores? Especialista em soluções digitais de adoção de software empresarial, a Lemon Learning propõe elementos de resposta.
O modo operatório é um documento que descreve de forma precisa, concisa e detalhada cada etapa associada à realização das tarefas ligadas a um determinado procedimento. Ajuda a compreender os fundamentos e os resultados de cada instrução de trabalho relativa a um dado posto dentro da empresa.
Os modos operatórios podem assumir várias formas: vídeos, capturas de ecrã, imagens, tabelas, fluxogramas, etc. A implementação destas ferramentas permite garantir a segurança, a fiabilidade, a coerência e a eficácia das operações de formação contínua dos colaboradores.
Implementar um modo operatório apresenta vários benefícios significativos para a melhoria da qualidade de formação dos colaboradores.
Criar um guia eficaz permite que cada utilizador aceda em poucos segundos a todos os recursos necessários para gerir de forma autónoma uma problemática corrente relacionada com o seu posto de trabalho. Redigir e divulgar um modo operatório ajuda a reduzir significativamente os riscos de omissão ou de erro grave na realização dos processos da empresa. Isto limita consideravelmente as intervenções da equipa de suporte técnico.
Realize facilmente a integração e a formação de novos colaboradores fornecendo-lhes um documento detalhado para realizarem a sua missão em total segurança e autonomia pela primeira vez. A implementação de um modo operatório facilita assim o trabalho de supervisão ou de coaching inicial dos gestores, mentores internos designados ou responsáveis de equipa.
Após a lecionação das suas aulas, o formador não estará disponível 24/7 para acompanhar os seus formandos na aplicação prática dos conhecimentos adquiridos em situação real de trabalho. Encontrar rapidamente cada vez a informação essencial para concluir uma tarefa é muito frequentemente complicado, pois uma multiplicidade de conteúdos pedagógicos são fornecidos ao formando no momento da formação. Também não é muito fácil para o operador recordar-se de todas as coisas aprendidas. Os modos operatórios fornecem um suporte pedagógico quase instantâneo para resolver por si próprio o problema em causa. São sobretudo muito úteis quando é necessário dominar um software dotado de várias funcionalidades.
Para criar um modo operatório eficaz e ágil destinado a dinamizar os processos de negócio, a Lemon Learning propõe aliás integrar o seu Assistente IA nos softwares utilizados nas empresas. Esta ferramenta interativa disponível em permanência é capaz de percorrer em poucos segundos várias bibliotecas diferentes de recursos pedagógicos variados. Pode redigir rapidamente respostas fiáveis e personalizadas para ajudar o utilizador tantas vezes quantas a solicitação for feita. O objetivo é ajudar os colaboradores a familiarizarem-se com as instruções de trabalho para integrarem o mais rapidamente possível os gestos adequados na sua memória procedimental. Isso permite aumentar a produtividade da empresa de forma duradoura.
A existência de um referencial de conhecimentos evolutivo ligado aos procedimentos e modos operatórios na empresa permite aumentar o interesse dos colaboradores pelas ações de formação. A utilização destas ferramentas contribui para o reforço contínuo das competências e dos conhecimentos profissionais. Os colaboradores podem assim manter-se alinhados com as exigências de qualidade ligadas à expressão do saber-fazer da empresa.
Um modo operatório eficaz procura eliminar as dificuldades do colaborador na realização das tarefas ligadas ao seu posto de trabalho na empresa.
É necessário listar os processos e os procedimentos de negócio a detalhar. Toda a atividade visada deve ser convertida em várias operações simples, coerentes e fáceis de compreender para um principiante. Reflita também sobre a seleção dos melhores meios para otimizar cada ação de formação (capturas de ecrã, imagens, vídeos, chatbots, balões informativos, etc.). Se a redação do modo operatório diz respeito à utilização de um software de negócio, a Lemon Learning é a ferramenta que precisa para disponibilizar tooltips. Poderá também comunicar em tempo real com os colaboradores e acelerar a formação autónoma e fiável das suas equipas.
É necessário ter em conta a experiência do colaborador visado e a evolução das práticas profissionais para o seu posto. Para informar sobre um procedimento complexo, os guias interativos, árvores de decisão e vídeos são amplamente utilizados. Para as operações simples, infografias ou textos com listas de pontos apresentando exemplos concretos podem ser suficientes. Num conteúdo puramente textual, é necessário pensar em adicionar elementos visuais para facilitar a compreensão das etapas do modo operatório. Deve sempre especificar os casos de utilização da solução de assistência.
O guia deve ser validado pelos responsáveis especializados mais competentes da empresa. Um painel de análise pode servir para avaliar as modalidades de adoção do modo operatório pelos colaboradores. Graças ao feedback dos colaboradores, será necessário efetuar regularmente a atualização do conteúdo para resolver eficazmente as novas problemáticas de negócio.
O modo operatório é uma ferramenta de explicação das instruções de trabalho para um dado posto numa empresa. Ajuda consideravelmente os colaboradores envolvidos numa abordagem de formação contínua pessoal.
Lukas Joseph lidera a estratégia de inbound marketing e adoção digital da Lemon Learning. Explora os usos concretos das plataformas de adoção digital em empresas e as tendências emergentes do setor, combinando marketing de produto, crescimento B2B e formação de utilizadores.