A mudança nas empresas faz parte das etapas incontornáveis para ganhar em produtividade e manter-se competitivo no mercado. Permite a qualquer empresa adaptar-se às evoluções num mercado em permanente mutação. Tal mudança não é, contudo, isenta de desafios, pois podem ser cometidos vários erros, apesar de uma certa preparação prévia. Uma abordagem interativa da mudança foi, assim, desenvolvida para evitar que esses obstáculos conduzam o projeto diretamente ao fracasso. A Lemon Learning ajuda-o a compreender a pertinência do diamante de Leavitt na gestão da mudança.
Com o advento do digital e a evolução das expectativas dos clientes, muitas empresas equacionam hoje uma mudança na sua organização. Para levar a cabo tal mudança, a gestão da mudança tem um papel fundamental a desempenhar e diversos instrumentos e métodos permitem obter bons resultados. Na Lemon Learning, propomos um acompanhamento no processo de mudança da sua empresa com uma das melhores ferramentas do mercado. O psicólogo do trabalho americano Harold J. Leavitt desenvolveu, com efeito, o diamante de Leavitt. Trata-se de uma ferramenta pertinente que permite identificar e medir os diferentes impactos que uma mudança pode ter numa empresa na sua globalidade.
Leavitt definiu 4 componentes principais intrínsecas a qualquer empresa ou organização:
Estas diferentes componentes estão intimamente ligadas e interagem entre si para forjar o destino da empresa. Cada uma das variáveis sofre as repercussões de qualquer mudança, por mais mínima que seja, numa ou em várias das outras três variáveis. Deve, por isso, compreender a ligação existente entre estes quatro elementos, a fim de tornar a sua estratégia de mudança mais eficaz.
A organização pode ser definida como uma repartição da autoridade (hierarquia) e das responsabilidades (divisão do trabalho). É também a definição da repartição do conjunto das regras e dos procedimentos de informação. A estrutura de uma organização baseia-se, portanto, fundamentalmente no seu sistema hierárquico e nas interações entre os diferentes níveis de gestão, os serviços e os colaboradores (comunicação, coordenação). Estabelece um enquadramento geral para o cumprimento das tarefas no seio da empresa e uma base para os procedimentos no trabalho quotidiano.
Uma mudança introduzida numa componente implica obrigatoriamente a modificação da organização. O recrutamento de pessoas qualificadas pode, por exemplo, conduzir à redução do número de cargos de chefia. O mesmo pode acontecer se responsabilizar um colaborador já em funções através da formação.
Quanto à mudança nas tarefas, uma reorganização da estrutura da sua empresa terá impacto nas missões de cada um. Pode tratar-se de uma fusão, de uma deslocalização ou de uma subdivisão de serviço.
Quanto à tecnologia, diz respeito à automatização, à robotização ou à virtualização dos processos, que provocam mudanças consideráveis no seio da organização. Pensa-se nomeadamente na criação e na supressão de postos e de serviços. Na Lemon Learning, a nossa ferramenta está bem concebida para um acompanhamento perfeito de todos os atores da sua empresa.
As tarefas devem ser bem definidas e atribuídas de forma adequada para permitir que as suas equipas ou os seus colaboradores tenham uma visão clara do seu trabalho. A alteração de um dos outros três fatores terá um impacto real nos processos de negócio.
Em caso de alteração dos seus efetivos, será igualmente obrigado a modificar as tarefas ou os objetivos. Isto permitir-lhe-á utilizar de forma otimizada as competências e os conhecimentos dos seus colaboradores. Ao contratar um contabilista especializado, por exemplo, certamente não continuará a utilizar o seu antigo processo de contabilidade manual.
Para a mudança de estrutura, poderá, por exemplo, decidir passar de uma configuração hierárquica piramidal para uma organização horizontal. Neste caso, terá também de modificar as tarefas, os processos ou mesmo os objetivos. A fusão de dois departamentos num único ou a divisão de um departamento em duas entidades distintas implica inevitavelmente uma mudança dos objetivos.
A transição para uma tecnologia recente implica também que os antigos métodos de trabalho sejam deixados de lado e que ocorra uma transformação das missões. Os objetivos devem ainda ser repensados e readaptados.
A dimensão humana da mudança nas empresas diz respeito, naturalmente, aos colaboradores da organização. Com o método de gestão da mudança que a Lemon Learning lhe propõe, os trabalhadores não são apenas percecionados através do cargo que ocupam. Trata-se antes de uma perceção mais global que tem em conta as diferentes aptidões, os conhecimentos, as competências, a eficácia, a produtividade... Para melhor compreender as interações com as outras três componentes, explicamos-lhe como esta variável pode ser modificada em relação às mudanças nas outras três variáveis.
Uma evolução das missões no seio da sua empresa (ou um serviço recentemente implementado) implica a criação de formações para os seus colaboradores. Estes poderão assim aprender e integrar os novos métodos. Da mesma forma, para uma mudança organizacional, os seus colaboradores terão de assimilar o seu novo cargo e as suas novas responsabilidades. Terão também de conhecer os seus novos colegas.
Quanto à evolução da tecnologia da sua empresa, esta levá-lo-á a implementar um programa de formação para os seus colaboradores. Tal formação permitir-lhes-á apropriar-se das novas ferramentas de forma eficaz, sem risco de danos ou comprometimento dos processos.
Se a mudança é uma etapa importante para o desenvolvimento de uma empresa, geralmente não ocorre sem resistência. Deve então vencer as resistências dos seus colaboradores, o que constitui um desafio maior na gestão empresarial. Na Lemon Learning, colocamos à sua disposição uma ferramenta para acelerar a adoção das suas aplicações de negócio. Com tal ferramenta, poderá dar um passo adicional face à resistência à mudança.
A tecnologia inclui todos os elementos que assistem ou facilitam o trabalho dos colaboradores. Deve também adaptar-se em caso de mudança no seio de uma das outras três variáveis. Cada atualização e melhoria tecnológica constitui uma grande mudança, pois haverá certamente ajustes a realizar no seio da empresa. Terá, por exemplo, de renovar o equipamento ou de organizar formações...
Como todas as outras componentes do modelo de Leavitt, a tecnologia sofrerá mudanças quando forem introduzidas modificações em qualquer outra variável. A tecnologia deverá então ser adaptada aos conhecimentos, às competências e às qualificações dos seus colaboradores e vice-versa, de forma a tirar o melhor partido da mão de obra. No que diz respeito à mudança das tarefas, a criação de novas funções pode levá-lo a optar por equipamento de última geração. Quanto às mudanças organizacionais, podem dizer respeito à automatização de determinadas funções, implicando assim um verdadeiro investimento em equipamento de alto desempenho.
Todas as variáveis do modelo Leavitt devem estar equilibradas para que os seus projetos de transformação organizacional sejam bem-sucedidos. É, portanto, importante ter em conta cada elemento do diamante. Por outro lado, uma abordagem holística da gestão da mudança ajudá-lo-á a implementar uma transformação profunda e duradoura.