A digitalização de dados, a digitalização de processos e a transformação digital são três conceitos distintos que são frequentemente confundidos. Em resumo: a digitalização de dados converte informação analógica em formatos digitais, a digitalização de processos utiliza essas ferramentas digitais para melhorar processos, e a transformação digital é a estratégia de toda a organização que resulta da aplicação de ambas em escala. Compreender a diferença é importante porque confundi-las conduz a estratégias desalinhadas e a investimentos desperdiçados.
A digitalização é a base. Antes de qualquer processo poder ser melhorado com tecnologia digital, a informação subjacente tem de existir em formato digital. A digitalização é o processo de conversão de informação analógica num formato digital, permitindo que os dados sejam armazenados, acedidos, processados e partilhados eletronicamente.
A digitalização refere-se à conversão de conteúdo físico ou analógico, como imagens, texto, áudio e vídeo, em dados digitais que os computadores conseguem ler e armazenar. As tecnologias de digitalização mais comuns incluem software de reconhecimento ótico de caracteres (OCR), scanners de documentos e ferramentas de transcrição de áudio para texto. Uma vez digitalizada, a informação pode ser arquivada em formatos como PDF, Word ou Excel, acedida a partir de qualquer localização e pesquisada instantaneamente.
Os principais objetivos da digitalização são:
A digitalização é visível em todos os setores. Um escritório de advogados que digitaliza os seus processos em papel para um sistema de gestão documental pesquisável está a digitalizar. Uma biblioteca que converte livros de referência físicos em livros eletrónicos acessíveis está a digitalizar. Na banca, a substituição de extratos de conta em papel por registos eletrónicos é um projeto de digitalização. Em cada caso, o conteúdo analógico torna-se dados digitais, mas o processo subjacente ou o modelo de negócio ainda não mudou.
A digitalização de processos é o passo seguinte. Enquanto a digitalização de dados cria informação digital, a digitalização de processos utiliza essa informação e o conjunto mais alargado de tecnologias digitais para mudar a forma como o trabalho é realizado. De acordo com o consenso entre as principais fontes tecnológicas, a digitalização de processos consiste na utilização de tecnologias digitais para transformar um modelo de negócio e proporcionar novas oportunidades de geração de receitas e de valor.
A digitalização de processos implica redesenhar e otimizar processos empresariais através do recurso a ferramentas digitais, plataformas de software e sistemas interligados. Vai além do simples armazenamento de informação em formato digital e centra-se antes na utilização dessa informação para automatizar fluxos de trabalho, reduzir o esforço manual e melhorar a tomada de decisões. O resultado é uma mudança mensurável no modo como um processo funciona, e não apenas na forma como os seus registos são armazenados.
Os principais objetivos da digitalização de processos incluem:
Um jornal que digitaliza o seu arquivo (digitalização de dados) e lança depois uma plataforma de subscrição com recomendações de conteúdo personalizadas (digitalização de processos) ilustra bem esta distinção. Na indústria automóvel, a utilização de inteligência artificial (IA) para simular o design e os testes de veículos substitui métodos tradicionais mais lentos. Nos serviços financeiros, as plataformas de banca online transformam a gestão de contas em papel em fluxos de trabalho digitais em tempo real e de self-service. Em cada um destes casos, o próprio processo foi redesenhado em torno das capacidades digitais.
A transformação digital é o mais abrangente dos três conceitos. Refere-se à integração fundamental, a nível de toda a organização, da tecnologia digital em todas as áreas de um negócio, resultando em alterações aos modelos de negócio, à cultura organizacional, aos processos operacionais e ao valor entregue aos clientes. Trata-se de uma mudança estratégica, e não de um projeto técnico.
A transformação digital vai além da atualização de processos ou ferramentas individuais. Pede a uma organização que repense o modo como opera a todos os níveis: como serve os clientes, como os colaboradores colaboram entre si, como são tomadas as decisões e como o valor é criado e capturado. O objetivo não é a adoção de tecnologia por si mesma, mas utilizar a tecnologia como alavanca para se tornar mais competitiva, ágil e centrada no cliente.
Os principais objetivos da transformação digital incluem:
A transformação digital é visível em empresas que reinventaram o seu modelo de negócio central em torno das capacidades digitais. A Nike passou do retalho de produtos para um ecossistema de fitness conectado, integrando aplicações, dados e canais diretos ao consumidor. A Lego abraçou a transformação digital ao expandir-se para jogos móveis, aplicações interativas e filmes digitais, a par dos seus produtos físicos. A Starbucks utilizou uma aplicação de encomendas móveis e uma plataforma de dados de fidelização para transformar a experiência do cliente e a eficiência operacional. Outros exemplos reconhecidos incluem a BMW, a Domino's Pizza e o BNP Paribas.
Estas organizações não se limitaram a digitalizar documentos ou a automatizar um fluxo de trabalho. Reestruturaram a forma como criam e entregam valor.
Os três conceitos diferem em âmbito, objetivo e impacto organizacional. A tabela abaixo resume as principais distinções.
| Conceito | Foco principal | Âmbito | Impacto organizacional |
|---|---|---|---|
| Digitalização | Converter dados analógicos em formato digital | Ficheiros, registos ou tipos de conteúdo específicos | Mínimo: apenas alteração técnica |
| Digitalização de processos | Melhorar processos com ferramentas digitais | Fluxos de trabalho ou unidades de negócio específicos | Moderado: ajustes de processos e funções |
| Transformação digital | Reinvenção estratégica da organização | Toda a organização e modelo de negócio | Profundo: cultura, estrutura e estratégia |
A digitalização limita-se à conversão de conteúdo analógico em dados digitais. O seu âmbito é restrito e técnico. A digitalização de processos opera ao nível dos processos, aplicando ferramentas digitais para alterar o funcionamento de tarefas ou fluxos de trabalho específicos. A transformação digital opera ao nível organizacional, reformulando modelos de negócio, as operações do dia a dia e a forma como a empresa comunica com os clientes e compete no seu mercado.
O resultado da digitalização são dados digitais onde antes existiam registos analógicos. O resultado da digitalização de processos é um processo mais eficiente, automatizado ou orientado para o cliente. O resultado da transformação digital é uma organização fundamentalmente diferente: uma que utiliza dados, tecnologia e novas formas de trabalhar para gerar vantagem competitiva sustentada.
A digitalização normalmente não exige alterações organizacionais significativas. É um projeto técnico que pode ser executado sem reestruturar equipas ou redefinir estratégias. A digitalização de processos pode exigir ajustes a funções, responsabilidades e fluxos de trabalho, bem como formação dos colaboradores para utilizarem eficazmente as novas ferramentas. A transformação digital é a que mais exige: alterações aos modelos de negócio, à mentalidade da liderança, à cultura organizacional e, frequentemente, a todo o modelo operacional.
A resistência às novas tecnologias é uma das barreiras mais comuns que as organizações encontram durante iniciativas de digitalização de processos e de transformação. A gestão estruturada da mudança, incluindo formação direcionada dos colaboradores sobre as novas ferramentas digitais, é essencial para a superar.
"A gestão da mudança em sentido lato é um verdadeiro desafio. Algumas pessoas precisam de apoio específico, e eu precisaria absolutamente de uma solução como a Lemon Learning para facilitar a adoção de um novo software."
Joachim Gauthier, DSI, Banque Fiducial, no podcast Lemon Learning CIO Pioneers
O ponto de partida certo depende da situação atual da sua organização. A digitalização deve ser o primeiro passo se informações críticas ainda existirem apenas em formato analógico. A digitalização de processos faz sentido quando a base de dados já está estabelecida e processos específicos constituem obstáculos ao crescimento ou à eficiência. A transformação digital torna-se o objetivo quando a organização está pronta para utilizar as suas capacidades digitais para competir, inovar e entregar novo valor ao cliente à escala.
Cada etapa comporta os seus próprios riscos:
Para organizações que estão a construir ou a aperfeiçoar o seu roteiro de transformação, os principais modelos e frameworks de transformação digital oferecem abordagens estruturadas para sequenciar e gerir a mudança.
Estas três etapas são sequenciais, não intercambiáveis. A digitalização cria a matéria-prima (dados digitais). A digitalização de processos coloca essa matéria a trabalhar ao redesenhar processos. A transformação digital escala os resultados de ambas por toda a organização para produzir uma mudança estratégica duradoura. Cada etapa assenta na anterior, e saltar passos gera resultados frágeis.
As organizações que compreendem esta progressão estão melhor posicionadas para investir nas capacidades certas no momento certo, e para comunicar claramente com as partes interessadas sobre o que uma determinada iniciativa está realmente a alcançar. Para uma descrição detalhada de como planear e executar a jornada mais ampla, o guia completo de transformação digital aborda estratégia, pessoas e tecnologia em conjunto.
Manter a transformação ao longo do tempo depende também de garantir que os colaboradores adotam e utilizam efetivamente as novas ferramentas digitais introduzidas em cada etapa. A solução de gestão da mudança digital da Lemon Learning apoia as organizações na promoção da adoção, na redução da resistência e na incorporação de novas formas de trabalhar em cada fase da jornada.
A digitalização é a conversão de informação analógica em formatos digitais (por exemplo, digitalizar um documento em papel para PDF). A digitalização de processos é a utilização de tecnologias digitais para melhorar ou automatizar processos de negócio existentes. A transformação digital é a reinvenção estratégica mais ampla das operações, cultura e modelos de negócio de uma organização através da tecnologia digital. Cada conceito assenta no anterior.
O que vem primeiro, a digitalização ou a digitalização de processos?+A digitalização vem sempre primeiro. É necessário converter dados analógicos num formato digital antes de poder utilizar esses dados para digitalizar processos. A digitalização de processos permite então a mudança organizacional mais ampla que define a transformação digital.
Quais são os 4 pilares da transformação digital?+Embora os modelos variem consoante a fonte, quatro pilares amplamente citados da transformação digital são: tecnologia (adotar as ferramentas digitais certas), pessoas (desenvolver competências digitais e cultura), processos (redesenhar fluxos de trabalho em torno das capacidades digitais) e dados (utilizar informação para orientar decisões). Alguns modelos incluem também a estratégia e a liderança como pilar fundamental.
Quais são os quatro tipos de digitalização de processos?+Quatro tipos comumente referenciados de digitalização de processos são: digitalização de processos (automatização de fluxos de trabalho), digitalização de produtos ou serviços (adição de funcionalidades digitais às ofertas), digitalização do modelo de negócio (transição para modelos de receita assentes no digital) e digitalização de domínio (entrada em novos mercados ou indústrias inteiramente digitais).
Sarah supervisiona tudo o que diz respeito ao marketing inbound, explorando os múltiplos usos empresariais e tópicos relacionados com a adoção digital. As suas experiências anteriores incluem marketing B2C e de produto no espaço de social listening, identificando tendências emergentes do setor.