Na nossa época em que a tecnologia digital ocupa um lugar preponderante, a digitalização dos processos tornou-se um elemento incontornável do ambiente das empresas. Consiste em mudar os métodos tradicionais de gestão das tarefas repetitivas recorrendo a ferramentas e tecnologias digitais. A digitalização dos processos permite melhorar a eficiência operacional e a agilidade de uma organização. As empresas podem também poupar nos custos de mão de obra graças à automatização dos processos de negócio. Outro desafio importante para a sua empresa em matéria de digitalização dos processos é a otimização da experiência do cliente. A Lemon Learning apresenta as diferentes etapas-chave de uma estratégia de digitalização dos processos.
A análise do estado atual dos processos é uma etapa fundamental na digitalização das empresas. É por isso essencial cartografar os processos existentes. Isto ajuda a ter uma compreensão clara das operações em curso. O mapeamento dos processos oferece a possibilidade a todas as partes interessadas de compreender melhor as operações em curso na organização, o que facilita a coordenação e a coesão.
Para implementar o mapeamento dos processos, as empresas podem recorrer a várias ferramentas. Existem, por exemplo, os diagramas de processos e as ferramentas de gestão de projetos que permitem fazer uma representação visual dos processos. Pode também servir-se de software de BPM (Business Process Management) especificamente concebido para a modelação e a gestão dos processos de negócio.
Um software de desmaterialização e de gestão eletrónica de documentos pode ser útil na sua empresa. Em certos casos, a melhor solução é recorrer a consultores especializados em gestão de processos, a fim de obter um mapeamento completo e uma otimização eficaz dos processos existentes.
Qualquer organização que deseje realizar uma transformação digital deve necessariamente definir os seus objetivos de digitalização. Para o conseguir, deve primeiro compreender o que a sua empresa pretende alcançar através deste processo. Estes objetivos podem variar, desde a melhoria da produtividade até à otimização das vendas e da comunicação interna.
Uma vez que os objetivos estejam claramente definidos, a sua empresa deve fazer um ponto da situação atual. Isto implica identificar os processos existentes, avaliar o seu potencial de digitalização e determinar se esta transformação é justificada.
Para priorizar os objetivos de digitalização, avalie o impacto de cada objetivo e a sua viabilidade técnica. Determine depois, para cada objetivo, de que forma a transformação digital contribuirá para a melhoria dos processos, para o aumento das compras por parte do cliente e para a satisfação deste. Deve também fazer um ponto sobre a capacidade da sua empresa para implementar tecnicamente cada objetivo. Para este último ponto, deve considerar os recursos disponíveis, a experiência técnica necessária e a compatibilidade com os sistemas existentes.
A escolha das ferramentas e das plataformas tecnológicas requer uma reflexão aprofundada sobre as necessidades da sua empresa e sobre os objetivos a atingir. Tenha também em conta a natureza das soluções já em vigor e harmonize-as com os objetivos da digitalização. As soluções devem ser escolhidas com base na sua capacidade de favorecer uma comunicação e uma colaboração eficazes.
Não hesite em consultar recursos em linha para ter uma ideia das ferramentas e das plataformas disponíveis. A título ilustrativo, para digitalizar os fluxos de trabalho e otimizar os processos de negócio, pode recorrer a um BPM. Para melhorar a relação com o cliente e o desempenho, um CRM pode ser mais vantajoso. Para digitalizar as operações de RH, pode ser adotado um sistema de informação de gestão de recursos humanos (SIRH).
Ao selecionar as ferramentas para a transformação digital, deve evitar algumas armadilhas comuns. Não avance, por exemplo, para a escolha sem uma visão clara e objetivos bem definidos. O planeamento a curto prazo deve também ser evitado, pois pode limitar a sustentabilidade da transformação. Depender exclusivamente da tecnologia ou escolher soluções demasiado complexas é arriscado, tal como ignorar o impacto na experiência do cliente.
Os membros das diferentes equipas devem adaptar-se às novas tecnologias nos processos. Isso implica a aquisição de competências, a formação e a gestão da mudança cultural dentro da organização. O envolvimento ativo dos seus colaboradores é então muito importante para garantir o sucesso da digitalização dos processos.
Quando os colaboradores são colocados no centro da transformação digital, sentem-se mais envolvidos e empenhados no sucesso do processo. Podem contribuir com ideias para uma melhor exploração das vantagens das tecnologias digitais.
Para ter sucesso ao nível da formação e do acompanhamento das equipas, deve sensibilizá-las e formá-las quanto ao potencial e às principais vantagens da digitalização. Os líderes devem também ser bem formados para enfrentar os desafios da mudança. A comunicação regular com as equipas, desde a fase de recolha de necessidades, é igualmente um pilar do sucesso da transformação digital. Faça testar os novos programas pelos colaboradores envolvidos, de forma a recolher feedback concreto baseado na sua utilização quotidiana.
A implementação de uma estratégia de transformação digital implica várias etapas. Reúna primeiro todos os intervenientes da sua empresa em torno da visão e obtenha o compromisso de cada um. Identifique os serviços da sua empresa que serão diretamente impactados por esta transformação.
Deve também desenvolver a estratégia que define as prioridades, os objetivos e os indicadores de desempenho. Naturalmente, avalie as necessidades de financiamento necessárias para a revolução digital. Uma vez que é pouco provável que os colaboradores já possuam experiência em engenharia de transformação digital, pode criar uma equipa interna que irá conduzir o projeto.
Para a implantação, comece por projetos de baixo risco para a organização. Isso pode criar um impulso positivo dentro da empresa. Proceda depois a uma introdução progressiva das ferramentas digitais.
O feedback dos colaboradores é necessário para ajustar as novas tecnologias às necessidades da empresa. Os responsáveis pela transformação digital, como os "chief digital officers" (diretores de estratégia digital), orientam a implementação das tecnologias em alinhamento com os objetivos estratégicos. Este feedback e estes responsáveis minimizam os riscos da digitalização ao identificar as lacunas precocemente.
O sucesso de uma transformação digital mede-se com a utilização de indicadores-chave de desempenho (KPI) relevantes, como o aumento das vendas em linha, a eficiência operacional dos processos e a satisfação do cliente. Mede-se também através dos resultados financeiros, da satisfação no trabalho dos colaboradores, da taxa de adoção pelos clientes, etc. Estes dados quantitativos permitem ao chefe de projeto medir o impacto positivo da digitalização no desempenho da empresa.
A digitalização dos processos de negócio não é um projeto estático, mas uma melhoria contínua. Deve ajustar e avaliar constantemente os processos em função do feedback e dos indicadores-chave de desempenho. A sua empresa deve manter-se flexível e pronta a introduzir melhorias para maximizar as vantagens da digitalização. O acompanhamento das equipas, a comunicação e a formação são elementos-chave para minimizar a resistência à mudança e garantir uma adoção bem-sucedida dos novos processos digitalizados.
As principais vantagens da digitalização vão desde o aumento da eficiência operacional à melhoria da produtividade dos colaboradores, passando pelo crescimento das vendas. A digitalização reduz também os custos associados à gestão de documentos físicos, aos processos manuais e às deslocações.
Em termos de benefícios intangíveis, destaca-se a otimização da satisfação dos clientes e da gestão da informação. As empresas podem adaptar-se mais rapidamente às mudanças do mercado graças a uma infraestrutura digital ágil. As vantagens traduzem-se assim em melhores desempenhos, uma rentabilidade melhorada e uma maior competitividade no mercado.