A gestão da mudança é o conjunto de ações e estratégias utilizadas para acompanhar a mudança e a transformação dentro de uma empresa. O framework ajuda uma organização a gerir a mudança, passo a passo, de forma a planear, preparar, implementar, medir e consolidar uma transformação bem-sucedida e duradoura entre todos os intervenientes.
A gestão da mudança é um framework utilizado para orientar as empresas em mudanças a nível micro e macro numa organização. Estes frameworks ajudam a simplificar projetos; novos processos de negócio; implementação de ferramentas, mudança organizacional e muito mais.
O seu principal benefício é simplificar o processo de mudança para todos os intervenientes e permitir uma transformação sustentável. Sem uma gestão da mudança adequada, as transições podem encontrar resistência por parte dos colaboradores e, nos piores casos, falhar.
A pandemia de COVID-19 acelerou a transformação digital e a adoção de tecnologias digitais por vários anos. Como resultado, é necessário preparar melhor os colaboradores e os intervenientes para a mudança. Especificamente, no âmbito da transformação digital, a gestão da mudança desempenha um papel vital na implementação e integração eficaz de novas ferramentas e processos.
Após a implementação da nova ferramenta, alguns utilizadores manifestam resistência à mudança, enquanto outros têm dificuldades na transição. A ausência de gestão da mudança pode conduzir a uma utilização inadequada da ferramenta e, no pior dos cenários, ao seu abandono total.
A mudança eficaz no local de trabalho está frequentemente associada ao stress dos colaboradores, à falta de confiança e ao fracasso dos projetos. No entanto, o problema não reside na mudança em si, mas sim na forma como esta é implementada. A gestão da mudança facilita a transição ao promover a comunicação, a transparência, a defesa, a cultura digital e a agilidade, aumentando assim a probabilidade de uma mudança sustentável.
Sem a orientação e o apoio de um framework de gestão da mudança, os colaboradores podem resistir ou ter dificuldade em adotar novas ferramentas. Uma adoção digital insuficiente ou ineficaz pode resultar no aumento dos pedidos de suporte, no incremento dos custos de suporte e numa pressão adicional sobre as equipas de suporte técnico.
Um dos primeiros passos num framework de gestão da mudança é estabelecer os diferentes intervenientes envolvidos num projeto. O objetivo é envolver cada interveniente antes, durante e após a transição.
A mudança tem consequências em dois níveis diferentes:
Se os colaboradores forem bem apoiados ao longo da mudança e a adotarem com sucesso, a empresa tem maior probabilidade de atingir os seus objetivos de transformação.
Uma mudança bem-sucedida só é alcançada tanto ao nível macro como ao nível micro. As necessidades dos colaboradores, bem como as da empresa, devem ser tidas em conta na implementação da gestão da mudança.
Quando os colaboradores recebem apoio adequado e adotam a mudança com sucesso, a empresa tem uma maior probabilidade de alcançar os seus objetivos de transformação. Uma mudança bem-sucedida ocorre tanto ao nível macro como ao nível micro, e considera as necessidades tanto dos colaboradores como da empresa durante a implementação da gestão da mudança.
A gestão da mudança pode ser resumida em duas palavras: apoio e comunicação, e dividida em 4 etapas.
Realizar um diagnóstico inicial da situação permite criar objetivos claros e geríveis. Isto inclui:
A comunicação é igualmente importante antes, durante e após a implementação. Quando os colaboradores desconhecem a mudança e as suas implicações, é provável que a resistência e a desconfiança surjam como resultados significativos.
A formação dos colaboradores é vital no processo de transição. A formação garante que os colaboradores não ficam entregues a si próprios sem apoio. A formação deve ser adaptada a cada perfil de parte interessada, consoante as suas necessidades e nível de responsabilidade. Um método de aprendizagem eficaz que acompanha os utilizadores durante a mudança é a metodologia Learning by doing. Permite que os utilizadores aprendam na prática.
Meça os objetivos e os KPIs definidos no início do projeto para calcular a taxa de sucesso. Utilize métricas qualitativas e quantitativas para compreender os seus utilizadores e adaptar o projeto no futuro. Uma abordagem clara e faseada à mudança pode apoiar eficazmente as partes interessadas a longo prazo.
O principal desafio e objetivo da gestão da mudança é reduzir a resistência dos colaboradores à mudança.
70% dos projetos de gestão da mudança falham, principalmente devido à resistência dos colaboradores.
McKinsey
Embora nem todos os colaboradores concordem com uma mudança, o apoio consistente é a chave para o sucesso. Se os colaboradores acreditarem que os líderes estão a implementar a mudança no seu melhor interesse, forem transparentes quanto aos fatores que impulsionam a mudança e conseguirem demonstrar o seu valor, isso pode reduzir consideravelmente a resistência à mudança.