Os modos operatórios são documentos físicos ou digitais que apresentam de forma simples e detalhada as etapas de um procedimento, tarefa a tarefa. O seu objetivo é simplificar e otimizar os processos de negócio na empresa. Instrumento central na implementação de uma estratégia de gestão da qualidade, o modo operatório serve para garantir a segurança e a perenidade do saber-fazer da organização. Ajuda a aumentar a produtividade de cada colaborador no seu posto de trabalho. Qual é o melhor exemplo de modo operatório para a sua empresa?
O guia interativo é um conteúdo pedagógico integrado em sobreposição a um software para facilitar a utilização passo a passo da ferramenta digital em questão. Este exemplo de modo operatório está disponível a pedido 24/7 quando o utilizador encontra um problema. Esta solução evita perdas de tempo e dificuldades relacionadas com o esforço do operador que tenta recordar as informações memorizadas ou consultar um recurso (vídeo, PDF, imagem, manual do utilizador, etc.) fora da ferramenta digital.
Criar um modo operatório interativo permite autonomizar os colaboradores na aprendizagem dos métodos de trabalho. Em poucos cliques, podem utilizá-lo tantas vezes quantas necessárias. O cérebro poderá assim progressivamente gravar de forma duradoura os gestos corretos na memória procedimental. A implementação de um guia interativo é muito frequentemente gerida graças a uma plataforma de adoção digital como o Lemon Learning. Com a nossa ferramenta, o utilizador pode beneficiar de um acompanhamento passo a passo nas etapas do procedimento de trabalho graças a:
Adotar estes tipos de modos operatórios reduz consideravelmente os pedidos de suporte.
Os vídeos tutoriais são um exemplo amplamente difundido de modo operatório para a execução das instruções de trabalho. Propõem uma forma interativa, lúdica e dinâmica de apresentar as etapas detalhadas dos processos de negócio aos colaboradores. A implementação destes modos operatórios ajuda grandemente a facilitar a compreensão dos utilizadores. O cérebro consegue assimilar mais rapidamente uma grande quantidade de dados complexos apresentados sob a forma de imagens, comparativamente a um conteúdo textual. Em média, o processamento de informações visuais é feito 60 000 vezes mais rapidamente do que o de um texto.
Para um modo operatório, estes vídeos explicativos devem ter uma qualidade profissional (boa clareza de imagem, excelente voz off, facilidade de streaming ou de descarregamento, etc.). Idealmente, deve utilizar-se visuais de curta duração (2 a 3 minutos no máximo) para manter a atenção do espectador ao longo de toda a leitura do guia. Este tipo de suporte é ideal para explicar procedimentos complexos como um processo de venda.
Trata-se de combinar diagramas, gráficos, imagens e texto para apresentar a informação da forma mais sucinta e apelativa possível. É a melhor alternativa para propor o procedimento operacional em formato visual sem ter de investir na realização de um vídeo profissional. As infografias são muito eficazes para apresentar as etapas detalhadas de procedimentos simples como a gestão de reuniões com clientes ou a organização das avaliações anuais de desempenho.
Os manuais PDF descarregáveis apresentam, sob a forma de texto estruturado, as instruções técnicas para executar corretamente as tarefas de um posto de trabalho numa empresa. Permitem explicar tarefa a tarefa qualquer tipo de procedimento (simples ou complexo). Redigir o procedimento operacional sob a forma de artigo demora geralmente pouco tempo e é muito económico. O formato é também fácil de partilhar.
É essencial encontrar um especialista dotado de uma excelente capacidade de transmissão pedagógica para criar um suporte facilmente compreensível por todos. Um manual de operação PDF eficaz privilegia as frases curtas e evita repetições desnecessárias. No texto repleto de exemplos concretos do terreno, utilizam-se frequentemente listas de pontos para explicar várias instruções sucessivas de uma mesma tarefa.
Redija o procedimento operacional utilizando uma aplicação móvel especializada que pode propor vários modelos de apresentação das instruções de trabalho. As informações estão disponíveis a partir de qualquer lugar e 24/7, desde que haja uma boa ligação à internet. Esta solução prática otimiza a proatividade do suporte para as equipas de terreno. As aplicações móveis especializadas possuem módulos de pesquisa e filtragem de dados em função das palavras-chave utilizadas. Em poucos segundos, o utilizador pode aceder a capturas de ecrã, vídeos ou manuais PDF que o podem ajudar a gerir rapidamente a problemática em causa seguindo alguns passos simples.
Esta tabela resume os pontos fortes e os limites de cada exemplo de procedimento operacional.
| Procedimentos operacionais | Vantagens | Limitações |
|---|---|---|
| Guia interativo | – Favorece o Learning by Doing – Disponível 24/7 – Fácil de atualizar – Ferramenta intuitiva e evolutiva – Redução do custo do suporte |
Utilizável apenas e diretamente nos programas SaaS como CRM, SIRH, ERM |
| Vídeo tutorial | – Adequado para a explicação passo a passo de procedimentos complexos – Muito fácil de compreender graças ao formato visual – Formato de procedimento operacional dinâmico e envolvente |
Custo de produção relativamente elevado para obter vídeos de excelente qualidade |
| Infografia | – Melhor compromisso entre procedimento operacional em formato de texto e vídeo tutorial – Fácil de compreender graças às ilustrações visuais – Pertinente para explicar processos de negócio simples |
Não muito adequado para a explicação de procedimentos de trabalho muito complexos (passo a passo ou tarefa a tarefa) |
| Manuais PDF descarregáveis | – Adequado para apresentar as tarefas de todos os tipos de procedimentos (simples ou complexos) – Fácil de redigir e de partilhar |
Pode ser difícil de compreender para alguns iniciantes sem a introdução de vários elementos visuais para ilustrar os exemplos |
| Aplicação móvel | – Disponível 24/7 – Ajuda a centralizar e a difundir facilmente vários tipos de recursos para as equipas de terreno: infografias, tutoriais, capturas de ecrã, textos, etc. |
Pode ser menos eficaz se tiver de ser utilizada numa zona onde a ligação à internet é fraca |
A análise dos seguintes fatores pode ajudá-lo a escolher o melhor formato de procedimento operacional para cada posto de trabalho na sua empresa:
É essencial analisar os pedidos de suporte mais frequentes para as equipas operacionais. É também necessário avaliar corretamente as necessidades e o perfil dos utilizadores dos procedimentos operacionais a criar. Um inquérito junto dos colaboradores permite definir melhor as bases de escolha da solução de assistência mais eficaz.
Existem vários tipos de procedimentos operacionais para apresentar os processos de trabalho de uma empresa: vídeos tutoriais, guias interativos, manuais PDF, infografias, aplicações móveis, etc. O melhor exemplo de procedimento operacional é aquele que responde com precisão às necessidades dos utilizadores e que se pode adaptar facilmente à evolução dos postos de trabalho na empresa.