En la gestión, la matriz RACI (Responsible, Accountable, Consulted, Informed) juega un papel fundamental en la clarificación de responsabilidades dentro de los equipos. Esta herramienta permite al director del proyecto definir roles y asignarlos de manera transparente. El uso de una matriz RACI es especialmente recomendado para gestionar proyectos complejos. Sirve como una guía visual para el director para realizar un seguimiento de las contribuciones de cada interesado. En este artículo, te ofrecemos 4 herramientas que te ayudarán a crear un diagrama RACI.
Miro es una plataforma de colaboración en línea rápida y fácil de usar que reúne a los equipos, independientemente de su ubicación. Ofrece la visualización del diagrama RACI a través de su pizarra virtual interactiva. Todos los miembros del equipo pueden colaborar en la matriz RACI juntos, lo que ayuda a ajustar rápidamente las responsabilidades de actividades y roles. Las características de Miro incluyen el uso de menciones (@) y comentarios para una comunicación efectiva durante la asignación de roles y para recopilar comentarios valiosos sobre las asignaciones de roles y las actividades del proyecto.
Este software de gestión de proyectos en línea también ofrece la posibilidad de organizar sesiones de lluvia de ideas, crear organigramas, líneas de tiempo o diagramas de Ishikawa. Miro facilita la organización de reuniones dinámicas entre miembros a través de videoconferencias y uso compartido de pantalla. También permite la integración de aplicaciones como JIRA, Trello y Zoom para una gestión de proyectos global y armonizada.
Asana es una plataforma diseñada para ayudar a los miembros del equipo a colaborar de manera fluida, realizar un seguimiento de tareas y acciones, y alcanzar sus objetivos de proyecto. Una de las muchas características de Asana es su capacidad para integrar y simplificar el uso de la matriz RACI.
Asana te ayuda a crear campos personalizados para diferentes roles. Una vez que la matriz RACI está en su lugar, Asana te permite realizar un seguimiento de las etapas del proyecto y el progreso de cada tarea en tiempo real. Puedes ajustar las responsabilidades según sea necesario, especialmente cuando se requieren ajustes debido a retrasos o requisitos adicionales de apoyo. Las actualizaciones de estado y los comentarios sobre tareas aseguran que todos los interesados estén al tanto de los cambios. Esta plataforma ofrece gestión en cada etapa y actividad del proyecto gracias a otros recursos de gestión (creación de informes, integraciones de aplicaciones, calendario, etc.).
Monday es una plataforma versátil de gestión de proyectos que satisface los requisitos de diversos equipos, ya sea que gestionen proyectos simples o complejos. Ofrece a los usuarios una biblioteca de más de 200 plantillas, codificadas por colores para una comprensión instantánea del estado del proyecto. Luego puedes descargar una plantilla de matriz RACI adaptada a las necesidades de tu negocio y personalizarla según tus necesidades de proyecto.
Con Monday, puedes dividir tu proyecto en fases lógicas, luego asignar roles y responsabilidades según el método RACI elegido. Luego solo necesitas completar las intersecciones con las personas responsables. Monday promueve una colaboración fluida con la capacidad de comentar sobre una tarea o acción específica y adjuntar archivos compartidos, tanto interna como externamente. Cada característica de esta herramienta es personalizable, lo que te permite crear un diagrama RACI que refleje perfectamente tu proyecto. Con Monday, puedes definir claramente la participación de todas las partes interesadas en la finalización de la tarea. Todos los jugadores necesarios están bien integrados y se evita la confusión en el proceso.
Excel, el renombrado software de hojas de cálculo, sobresale en su versatilidad dentro del equipo de trabajo. Este software ofrece mucho más que solo gestionar datos cifrados. Es un activo esencial para organizar y aclarar responsabilidades dentro de proyectos complejos mediante el uso de su estructura de tabla para crear fácilmente una matriz RACI.
Una de las principales fortalezas de Excel es su capacidad para personalizar el gráfico. Puedes usarlo para determinar el rol de cada miembro del equipo y asignar colores distintos a los roles según el nivel de responsabilidad. Esto facilita la visualización del progreso del proyecto. También puedes agregar comentarios detallados a las celdas para proporcionar una importante aclaración sobre las tareas y los actores involucrados. Para un diseño eficaz, es necesario mantenerlo conciso y actualizar la tabla regularmente para reflejar el progreso del proyecto.