Mejorar el rendimiento de una aplicación empresarial puede exigir migrar a una versión más reciente. En ese caso, el proceso de despliegue resulta determinante: de él depende aprovechar al máximo el nuevo software de gestión. A continuación encontrará 5 estrategias para llevar a buen término la instalación de una nueva versión de software en su empresa.
El primer paso es definir un pliego de condiciones que sirva de hoja de ruta para el proyecto de despliegue de la nueva versión del software. Este documento recoge las características y funciones esperadas de la herramienta, con el fin de garantizar una implementación satisfactoria a largo plazo.
Para elaborarlo correctamente, identifique primero a todas las partes implicadas: cualquier persona que utilice el software que va a sustituirse. A continuación, recopile sus necesidades y expectativas; son la base para definir las funcionalidades imprescindibles de la nueva versión.
Contar con un pliego de condiciones bien definido también protege al equipo de despliegue frente a la incorporación continua de nuevos objetivos, algo que puede complicar la gestión del proyecto y retrasar su finalización.
Una vez definido el pliego de condiciones, el siguiente paso es seleccionar el software que mejor se adapte a las necesidades identificadas. Compare las funcionalidades de las soluciones disponibles en el mercado con los requisitos recogidos en su pliego.
Realice una primera selección de las opciones más prometedoras y elija aquella cuyas funcionalidades se correspondan plenamente con sus necesidades y con los recursos de los que dispone su empresa.
El despliegue de una nueva versión de software requiere recursos humanos bien definidos. El tamaño de los equipos dependerá de la envergadura del proyecto y del tamaño de la empresa.
Constituya en primer lugar el equipo técnico responsable de la instalación: un responsable informático y al menos un responsable de formación. Forme después un segundo equipo con representantes de los departamentos afectados y del equipo directivo; su participación garantiza que las funcionalidades del software respondan a las expectativas reales.
Todas estas personas deben actuar como embajadoras del proyecto: facilitar la adopción masiva de la nueva versión, servir de enlace entre los usuarios y el equipo de despliegue, y trasladar en tiempo real las experiencias del día a día.
El despliegue de la nueva versión de un software solo tiene éxito cuando la herramienta es adoptada de forma masiva por los usuarios. La solución de Lemon Learning está diseñada precisamente para ello.
Lemon Learning se superpone a los software empresariales y guía a los usuarios a través de sus procesos de negocio mediante guías interactivas, comunicándose con ellos directamente desde la propia herramienta. Es compatible con cualquier aplicación desplegada en la empresa, ya sea desarrollada internamente o por un tercero, y funciona tanto en Windows como en Mac. Su integración puede realizarse mediante un complemento o con scripts personalizados.
Entre sus principales ventajas para el despliegue:
Si desea profundizar en cómo acompañar el cambio que supone un nuevo software, puede consultar nuestra guía sobre nuevo software y gestión del cambio.
El despliegue no termina con la instalación. Es imprescindible verificar si se han alcanzado los objetivos fijados y mejorar los procesos de forma continua.
El análisis de las estadísticas de uso recopiladas en tiempo real permite al equipo de despliegue identificar las dificultades que encuentran los usuarios y tomar medidas correctoras de forma ágil. La solución de Lemon Learning incorpora funcionalidades de seguimiento que facilitan precisamente esta tarea.
Implementar una nueva versión de software en una empresa es un proyecto complejo, pero con las estrategias de despliegue adecuadas y el apoyo de una herramienta como Lemon Learning, es posible llevar a cabo el proceso con éxito y maximizar la adopción por parte de los usuarios.
Conviene definir un pliego de condiciones con las necesidades de los usuarios, identificar a los equipos implicados y seleccionar el software que mejor se ajuste a los recursos de la empresa. Una fase de pruebas previa al despliegue masivo también es muy recomendable.
¿Cómo puede el software contribuir a mejorar los procesos de producción?+Un software actualizado optimiza flujos de trabajo, reduce errores manuales y ofrece nuevas funcionalidades que automatizan tareas repetitivas, lo que se traduce directamente en una mayor eficiencia productiva.
Lukas Joseph lidera la estrategia de inbound marketing y de adopción digital de Lemon Learning. Explora los usos concretos de las plataformas de adopción digital en las empresas y las tendencias emergentes del sector, combinando marketing de producto, crecimiento B2B y formación de los usuarios.