Descubre qué es el learning in the flow of work, por qué transforma la formación corporativa y cómo aplicarlo paso a paso con herramientas digitales
El learning in the flow of work (aprendizaje en el flujo de trabajo) es un enfoque formativo en el que los empleados acceden a recursos de aprendizaje directamente dentro de su entorno de trabajo, en el momento exacto en que los necesitan, sin abandonar sus tareas. En lugar de reservar tiempo en el calendario para asistir a cursos, el conocimiento llega al trabajador cuando surge la necesidad real. Este modelo, conceptualizado por el analista Josh Bersin en 2018, responde a uno de los grandes problemas de la formación corporativa tradicional: la brecha entre el momento en que se aprende y el momento en que se necesita aplicar ese conocimiento.
En este artículo encontrarás una guía práctica para entender qué es el learning in the flow of work, por qué es relevante hoy, cómo implantarlo paso a paso y cómo medir sus resultados.
El learning in the flow of work es un método de adquisición de conocimientos y habilidades que se produce de forma natural mientras el empleado completa sus tareas habituales. No es formación planificada ni un curso programado: es acceso inmediato a la información correcta, en el contexto correcto y en el momento correcto.
El concepto parte de una constatación sencilla: los empleados dedican una parte muy reducida de su jornada laboral al aprendizaje formal. Según datos citados por Bersin, los trabajadores disponen de menos de 25 minutos a la semana para dedicarlos a formación estructurada. Ante esta realidad, insertar el aprendizaje dentro del flujo de trabajo diario se convierte en la única vía sostenible para desarrollar competencias de manera continua.
El aprendizaje en el flujo de trabajo puede adoptar muchas formas:
Lo que distingue este enfoque de otros modelos es precisamente la contextualización: el contenido formativo está vinculado a la tarea concreta que el trabajador está ejecutando, lo que aumenta significativamente la retención y la aplicación práctica del conocimiento.
Para entender el valor del aprendizaje en el flujo de trabajo, conviene analizar primero los límites del modelo formativo clásico. La formación corporativa tradicional se basa en sesiones presenciales o en cursos de e-learning que el empleado completa fuera de su contexto de trabajo habitual. Este modelo presenta varias debilidades estructurales.
La transferencia del aprendizaje es la capacidad de aplicar en el puesto de trabajo lo que se ha aprendido en un entorno formativo diferente. Los estudios sobre psicología cognitiva llevan décadas señalando que la mayor parte del conocimiento adquirido en sesiones de formación aisladas se olvida en cuestión de días si no se practica de inmediato. Este fenómeno, conocido como la curva del olvido de Ebbinghaus, implica que invertir en formación sin garantizar la aplicación inmediata supone un rendimiento muy bajo de la inversión.
Los empleados están sometidos a una presión creciente para ser productivos. Ausentarse del trabajo para asistir a una formación, aunque sea durante unas horas, genera una sensación de pérdida de tiempo, especialmente cuando el contenido no es directamente aplicable al proyecto que tienen entre manos en ese momento. El resultado es que la formación se percibe como una obligación, no como un recurso valioso.
La transformación digital acelera el ritmo al que las herramientas y los procesos cambian dentro de las organizaciones. Diseñar un programa de formación completo cada vez que se actualiza un software o se incorpora una nueva herramienta resulta inviable. Se necesita un modelo que permita actualizar el aprendizaje con la misma velocidad con la que cambia el entorno de trabajo.
"Muchos proyectos fracasan porque los recursos se destinan al propio proyecto descuidando a los empleados, como millones tirados por la ventana."
El learning in the flow of work ofrece beneficios tanto para los empleados como para las organizaciones. A continuación se detallan los más relevantes.
| Beneficio | Para el empleado | Para la organización |
|---|---|---|
| Mayor retención del conocimiento | Aprende en el momento de necesidad, lo que facilita la aplicación inmediata | Reduce el coste de la repetición de formaciones |
| Menor interrupción de la jornada | No necesita ausentarse de su puesto | Mantiene la productividad durante los procesos de aprendizaje |
| Aprendizaje personalizado | Accede solo al contenido relevante para su tarea actual | Reduce el volumen de contenido innecesario que hay que producir |
| Adaptación al cambio | Se actualiza a medida que cambian las herramientas | Acelera la adopción de nuevas tecnologías y procesos |
| Mayor autonomía | Resuelve dudas sin depender del equipo de soporte o de RRHH | Libera recursos del equipo de formación y soporte técnico |
La implantación del aprendizaje en el flujo de trabajo requiere actuar en tres niveles: cultural, metodológico y tecnológico. Ninguno de los tres es suficiente por sí solo.
El primer paso es cultural. Para que el learning in the flow of work funcione, los empleados deben percibir el aprendizaje como una parte natural de su trabajo, no como una obligación puntual. Esto implica que la dirección comunique de forma clara que el desarrollo de competencias es una prioridad, que los mandos intermedios modelen ese comportamiento y que los equipos de Recursos Humanos (RR. HH.) y de Learning & Development (L&D, aprendizaje y desarrollo) rediseñen sus programas para apoyar el aprendizaje continuo en lugar de centrarse exclusivamente en cursos programados.
Dos culturas son especialmente relevantes en este proceso:
El segundo nivel es metodológico. Los contenidos formativos deben adaptarse al nuevo modelo. Esto significa abandonar los cursos largos y monolíticos para apostar por unidades de aprendizaje breves, contextuales y reutilizables. El microaprendizaje (microlearning) es el formato más adecuado para el aprendizaje en el flujo de trabajo: módulos de tres a cinco minutos como máximo, centrados en una única tarea o concepto, accesibles en el momento de necesidad.
Algunas recomendaciones prácticas para rediseñar los contenidos:
El enfoque del aprendizaje basado en la práctica (learning by doing) es especialmente compatible con el learning in the flow of work, ya que ambos parten de la idea de que se aprende mejor haciendo que observando.
El tercer nivel es tecnológico. Para integrar el aprendizaje en el flujo de trabajo es necesario contar con herramientas que permitan ofrecer contenido formativo directamente dentro del entorno digital del empleado. Las plataformas de adopción digital (DAP, del inglés Digital Adoption Platform) son la tecnología más adecuada para este propósito.
Una DAP se superpone a las aplicaciones que los empleados ya usan (ERPs, CRMs, software de gestión, herramientas colaborativas) y ofrece guías interactivas, asistentes contextuales y contenido formativo sin que el usuario tenga que salir de esa aplicación. El aprendizaje se produce dentro de la herramienta de trabajo, no en paralelo a ella.
Las plataformas de adopción digital son la palanca tecnológica más directa para implementar el learning in the flow of work. Se integran sobre las aplicaciones existentes y permiten ofrecer asistencia contextual, guías interactivas y recursos formativos justo cuando el empleado los necesita, sin abandonar la aplicación en la que está trabajando.
Lemon Learning es una plataforma de adopción digital que aplica este principio de forma concreta. Su enfoque combina el microaprendizaje con el learning by doing (aprendizaje haciendo): los empleados aprenden a utilizar sus herramientas digitales directamente desde esas herramientas, a través de módulos de formación que duran un máximo de tres minutos. No hay que salir del software para aprender a usarlo.
Las funcionalidades que hacen posible el learning in the flow of work en una DAP como Lemon Learning incluyen:
Jean-Michel Moutot, experto en gestión del cambio, ha señalado que una plataforma como Lemon Learning no solo facilita la adopción digital, sino que también permite la observación en tiempo real de los comportamientos de los usuarios a través de registros anonimizados por perfil, lo que abre la puerta a una formación verdaderamente adaptativa.
Si quieres explorar cómo esta solución puede adaptarse a los retos formativos de tu organización, puedes consultar la solución de aprendizaje y desarrollo de Lemon Learning.
Medir el impacto del learning in the flow of work es imprescindible para justificar la inversión y para optimizar de forma continua los contenidos y los procesos formativos. La buena noticia es que las herramientas digitales actuales generan datos que permiten hacer ese seguimiento de forma mucho más precisa que con los métodos tradicionales.
A continuación se presentan las métricas más relevantes para evaluar el impacto de un programa de learning in the flow of work:
| Métrica | Qué mide | Por qué es relevante |
|---|---|---|
| Tasa de consulta de recursos formativos | Cuántas veces se accede a los contenidos en el contexto de trabajo | Indica si el contenido es relevante y accesible en el momento de necesidad |
| Tasa de finalización de guías | Porcentaje de guías iniciadas que se completan | Refleja la utilidad percibida del recurso |
| Tiempo hasta la resolución de la duda | Cuánto tarda el empleado en encontrar la respuesta | Mide la eficiencia del sistema de aprendizaje integrado |
| Reducción de tickets de soporte | Evolución del número de consultas al equipo de soporte técnico o RR. HH. | Indica que los empleados resuelven sus dudas de forma autónoma |
| Velocidad de adopción de nuevas herramientas | Tiempo que tarda un empleado en operar con fluidez una herramienta nueva | Cuantifica el impacto directo en la productividad |
| Satisfacción del empleado con la formación | Valoración subjetiva de la experiencia formativa | Complementa las métricas objetivas con la percepción del usuario |
El término learning analytics (analítica del aprendizaje) hace referencia al uso de datos recogidos durante los procesos formativos para optimizar el aprendizaje y el entorno en el que se produce. En el contexto del aprendizaje en el flujo de trabajo, los learning analytics permiten identificar qué contenidos generan más consultas (señal de que existe una necesidad formativa real en ese punto), qué pasos de un proceso causan más dificultades y en qué perfiles de empleados el aprendizaje integrado está funcionando mejor.
Lemon Learning incorpora funcionalidades estadísticas que permiten recoger datos sobre el uso de los recursos formativos, los formatos más consultados (texto, vídeo, infografía) y el comportamiento de los empleados durante los recorridos formativos. Con esa información, los equipos de L&D pueden ajustar los contenidos de forma continua y asegurarse de que responden a las necesidades reales de los trabajadores.
El learning in the flow of work no es una solución universal que funciona igual en cualquier contexto. Hay una serie de condiciones organizativas que favorecen su éxito y que conviene evaluar antes de lanzar una iniciativa de este tipo.
El aprendizaje en el flujo de trabajo no sustituye por completo a la formación formal: la complementa. Hay situaciones en las que la formación estructurada sigue siendo necesaria:
La clave está en diseñar un ecosistema formativo en el que la formación formal y el aprendizaje en el flujo de trabajo se refuercen mutuamente. La formación formal establece las bases; el learning in the flow of work consolida y actualiza el conocimiento en el contexto real del trabajo.
Implantar el learning in the flow of work no requiere transformar toda la estrategia formativa de golpe. A continuación se propone una secuencia de pasos graduales para comenzar con garantías.
Para profundizar en la dimensión tecnológica de este proceso, el artículo sobre cómo crear formación e-learning eficaz con herramientas digitales ofrece un marco complementario muy útil.
El aprendizaje en el flujo de trabajo no es una moda pasajera: responde a tendencias estructurales que no van a revertirse. La aceleración de la transformación digital, la escasez de tiempo disponible para la formación formal y la creciente exigencia de personalización del aprendizaje hacen que este modelo sea cada vez más relevante.
Tres tendencias marcan la evolución futura de este enfoque:
La inteligencia artificial (IA) permitirá personalizar el aprendizaje en el flujo de trabajo a un nivel sin precedentes. Los sistemas serán capaces de detectar en qué punto del proceso un empleado específico tiene dificultades y ofrecer el recurso formativo más adecuado para ese perfil concreto, en ese momento exacto.
El puesto de trabajo digital (Digital Employee Experience, DEX) se consolida como el entorno central desde el que los empleados gestionan su trabajo. La integración del aprendizaje en ese entorno unificado, sin fricciones tecnológicas, será un factor diferenciador para las organizaciones que compiten por el talento.
El aprendizaje en el flujo de trabajo evolucionará para incorporar componentes sociales y colaborativos: la posibilidad de que un empleado comparta con su equipo el recurso formativo que acaba de consultar, o de que la experiencia de resolución de problemas de un compañero quede registrada y sea accesible para el resto del equipo.
El concepto original de Josh Bersin, publicado en su artículo fundacional de 2018, sigue siendo la referencia teórica más citada en este campo. Su artículo sobre el aprendizaje en el flujo de trabajo como nuevo paradigma de la formación corporativa
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