¿Sus usuarios tienen dificultades para utilizar sus herramientas digitales y no sabe cómo guiarlos? SIRH, CRM, SI Compras, ERP, Digital Workplace: aunque el software empresarial está en su apogeo, no siempre es (bien) utilizado por los colaboradores. Entonces, ¿qué hacer? Dos palabras: modo operativo.
Parte integrante del Sistema de Gestión de la Calidad, un modo operativo sirve para explicar cómo ejecutar una acción paso a paso. En el caso de un software, el modo operativo tiene como objetivo acompañar al colaborador en el uso de una herramienta digital.
¿Pero cómo crear un modo operativo para sus softwares, concretamente? Y sobre todo, ¿cómo crear un modo operativo eficaz?
La respuesta en 3 sencillos pasos: identificar, crear, medir.
(Y como bonus, ¡le explicamos cómo crear un modo operativo personalizado integrado en sus softwares!)
Antes de entrar en materia (cómo crear un modo operativo), empecemos por definir qué es un modo operativo y para qué sirve.
El modo operativo (o modus operandi para los amantes del latín) es la manera de operar. Formalizado habitualmente a través de un documento, tiene como objetivo explicar de forma precisa cómo realizar una actividad paso a paso. En otras palabras, el modo operativo es una serie de instrucciones que responde a la siguiente pregunta: "¿Cómo hacer para...?".
¿Pero cuál es el interés de crear tales instrucciones de trabajo para sus softwares?
Crear un modo operativo es fundamental para ayudar a los colaboradores a utilizar correctamente los softwares implantados en su empresa.
Si alguna vez ha visto a un niño caminar por primera vez, seguramente habrá observado que sus primeros pasos nunca son tan fluidos y seguros como los de un adulto. Con los softwares ocurre algo parecido: dominar los conceptos básicos y las particularidades de las herramientas digitales requiere tiempo y práctica. Primero es necesario recibir acompañamiento para llegar a dominarlas de forma autónoma. El modo operativo sirve, por tanto, de base a los usuarios para dar sus primeros pasos en sus nuevas herramientas.
A continuación, algunos ejemplos de modos operativos para softwares:
Ahora que ya lo sabe todo, es hora de pasar a la práctica. Descubra cómo crear un modo operativo eficaz para formar a sus colaboradores en el uso de softwares en 3 pasos.
En materia de software, todo parte de las necesidades de los usuarios. El modo operativo debe, por tanto, responder a una necesidad concreta de sus usuarios.
Estas son algunas preguntas que pueden ayudarle a determinar las necesidades en materia de modos operativos. ¿Pero cuál es el siguiente paso?
¿Desea crear un procedimiento operativo eficaz? ¡Entonces póngase en el lugar de sus usuarios!
Empiece por trazar el recorrido de sus usuarios paso a paso y explique cada etapa. Para la creación de los contenidos, simplifique: sea claro y conciso. Se trata de un ejercicio pedagógico. Sus usuarios deben entender cómo dominar su software y sacar partido de este de forma sencilla para ser autónomos y eficientes rápidamente. ¿Necesita un ejemplo más concreto?
¿Desea crear un procedimiento operativo para ayudar a sus colaboradores a consultar su planificación teórica en SMARTRH, a crear una nueva oportunidad en Salesforce, o incluso a gestionar los marcadores en Oracle? ¡Hágalo desde su software!
Con Lemon Learning, ya no es necesario pasar horas creando su procedimiento operativo. Gracias a nuestra plataforma de adopción digital, puede crear su procedimiento operativo desde sus softwares con solo unos clics. La naturaleza evolutiva de Lemon Learning le permite crear, modificar y actualizar sus procedimientos operativos al mismo ritmo que sus softwares. A partir de ahora, ya no tendrá que crear un nuevo procedimiento operativo con cada actualización o nueva funcionalidad.
¿Lo mejor? Puede personalizar sus procedimientos operativos según criterios como el idioma, el departamento o el rol de sus usuarios. ¿Quién dijo que los procedimientos operativos tenían que ser un suplicio?
Una vez creado su procedimiento operativo, ¡es momento de difundirlo entre sus colaboradores! Comunique su creación y su valor añadido para animar a sus colaboradores a utilizarlo y manejar su software con mayor facilidad. ¡El objetivo es lograr la implicación con las herramientas digitales! Pero aún no hemos terminado.
ROI, querido ROI, ¿qué haríamos sin él? Porque un procedimiento operativo nunca es tan eficaz como cuando se utiliza, es esencial medir el uso de su procedimiento operativo por parte de los colaboradores.
Para crear un procedimiento operativo verdaderamente eficaz, es esencial medir el impacto de su implementación. Para ello, elija indicadores de rendimiento precisos que le permitan saber si su procedimiento operativo cumple sus promesas.
A continuación, algunos ejemplos de indicadores de rendimiento para medir la eficacia de su procedimiento operativo.
Con Lemon Learning, puede precisamente medir la eficacia de sus procedimientos operativos gracias a los datos. Desde nuestra solución, la funcionalidad estadística le permite acceder a la tasa de consulta de sus procedimientos operativos interactivos y a los formatos más valorados por sus usuarios. ¿El resultado? Los datos le permiten adaptar sus procedimientos operativos a los colaboradores y optimizarlos de forma continua.
¡Ahora ya sabe cómo crear un procedimiento operativo para sus softwares paso a paso! Y como habrá comprendido, crear un procedimiento operativo eficaz: ¡es posible y está al alcance de todos! En la era de la transformación digital, es más indispensable que nunca acompañar a los colaboradores en el uso de sus softwares para ayudarles a desarrollar sus competencias digitales. Del rendimiento a la optimización de costes, pasando por la experiencia digital de los colaboradores, los procedimientos operativos siguen siendo igual de indispensables.