Cómo crear un procedimiento operativo para software paso a paso

¿Sus usuarios tienen dificultades para utilizar las herramientas digitales y no sabe cómo guiarlos? SIRH, CRM, SI Compras, ERP, Digital Workplace: aunque el software empresarial está en su apogeo, no siempre es utilizado correctamente por los colaboradores. La solución pasa por dos palabras: procedimiento operativo.

Parte integrante del Sistema de Gestión de la Calidad, un procedimiento operativo sirve para explicar cómo ejecutar una acción paso a paso. En el caso de un software, su objetivo es acompañar al colaborador en el uso de una herramienta digital.

¿Cómo crear un procedimiento operativo para sus softwares de forma concreta y, sobre todo, eficaz?

La respuesta en 3 sencillos pasos: identificar, crear y medir. Y como bonus, le explicamos cómo crear un procedimiento operativo personalizado integrado directamente en sus softwares.

Procedimiento operativo: lo que debe saber

Antes de entrar en materia, conviene definir qué es un procedimiento operativo y para qué sirve.

¿Qué es un procedimiento operativo?

El procedimiento operativo (o modus operandi para los amantes del latín) es la manera de operar. Formalizado habitualmente a través de un documento, tiene como objetivo explicar de forma precisa cómo realizar una actividad paso a paso. En otras palabras, es una serie de instrucciones que responde a la siguiente pregunta: "¿Cómo hacer para...?".

¿Cuál es el interés de crear tales instrucciones de trabajo para sus softwares?

¿Por qué crear un procedimiento operativo para software?

Crear un procedimiento operativo es fundamental para ayudar a los colaboradores a utilizar correctamente los softwares implantados en su empresa.

Dominar los conceptos básicos y las particularidades de las herramientas digitales requiere tiempo y práctica. Antes de alcanzar la autonomía, los usuarios necesitan un acompañamiento estructurado. El procedimiento operativo sirve de base para dar esos primeros pasos con seguridad.

Algunos ejemplos habituales de procedimientos operativos para software:

• ¿Cómo crear flujos de trabajo inteligentes en SAP?
• ¿Cómo visualizar los indicadores de RR. HH. en Cornerstone?
• ¿Cómo crear un canal de conversación en Microsoft Teams?

Ahora que ya tiene una visión clara, es hora de pasar a la práctica.

1. Identifique las necesidades de acompañamiento en los softwares

Todo parte de las necesidades reales de los usuarios. El procedimiento operativo debe responder a una necesidad concreta. Para identificarla, plantéese las siguientes preguntas:

• ¿Cuáles son los puntos de bloqueo que detecta en los softwares?
• ¿Qué funcionalidades generan más problemas?
• ¿Cuáles son los distintos niveles de dominio de las herramientas digitales entre sus usuarios?

Estas preguntas le ayudarán a priorizar qué procedimientos operativos son más urgentes y a quién van dirigidos.

2. Cree el contenido de su procedimiento operativo

Para crear un procedimiento operativo eficaz, póngase en el lugar de sus usuarios. Trace el recorrido paso a paso y explique cada etapa con claridad. Sea conciso: los usuarios deben entender cómo dominar el software y sacar partido de él de forma rápida y autónoma.

Cómo crear un procedimiento operativo para software con Lemon Learning

¿Desea crear un procedimiento operativo para ayudar a sus colaboradores a consultar su planificación en SMARTRH, crear una nueva oportunidad en Salesforce o gestionar los marcadores en Oracle? Con Lemon Learning puede hacerlo directamente desde el software.

Gracias a nuestra plataforma de adopción digital, puede crear, modificar y actualizar sus procedimientos operativos al mismo ritmo que sus herramientas, sin tener que redactar un documento nuevo con cada actualización o nueva funcionalidad. Además, puede personalizar los contenidos según criterios como el idioma, el departamento o el rol del usuario.

3. Difunda y evalúe el uso de su procedimiento operativo

Una vez creado el procedimiento operativo, comuníquelo a sus colaboradores destacando su valor añadido. El objetivo es fomentar la implicación con las herramientas digitales. Pero el trabajo no termina ahí.

Un procedimiento operativo solo es eficaz si se utiliza. Por eso es esencial medir su impacto real.

¿Cómo crear un procedimiento operativo eficaz? Utilice los datos

Elija indicadores de rendimiento precisos que le permitan saber si su procedimiento operativo cumple sus objetivos. Algunos ejemplos útiles:

• La tasa de consulta del procedimiento operativo por parte de los colaboradores.
• La evolución del número de errores en los procesos internos.
• La reducción de errores en los datos introducidos en los softwares.
• La evolución del número de solicitudes de soporte.

Con Lemon Learning, puede medir la eficacia de sus procedimientos operativos interactivos gracias a la funcionalidad estadística integrada: acceda a la tasa de consulta y a los formatos más valorados por sus usuarios para optimizar los contenidos de forma continua.

Ahora ya sabe cómo crear un procedimiento operativo para sus softwares paso a paso. En la era de la transformación digital, acompañar a los colaboradores en el uso de sus herramientas es más indispensable que nunca. Del rendimiento a la optimización de costes, pasando por la experiencia digital del empleado, los procedimientos operativos siguen siendo una pieza clave para cualquier organización.