Cómo crear un tutorial para tu SI de Compras paso a paso

El 43% de los empleados tiene la sensación de que pronto no contará con las competencias necesarias para ejercer su trabajo correctamente (fuente: Cegos). Si te preguntas en qué afecta esto a la función de Compras, la respuesta es sencilla: tus empleados y proveedores necesitan acompañamiento en su desarrollo de competencias ante la digitalización de la función de Compras. Tanto si dispones de un software de gestión, de e-sourcing o de e-procurement, es indispensable que los equipos dominen su SI de Compras.

Los tutoriales son una herramienta especialmente adecuada para ello. Ya sea para enseñar a tus equipos a seleccionar un presupuesto en Ivalua, publicar una cuadrícula en Synertrade o añadir líneas de pedido en Oracle, los tutoriales te permiten guiar a tus usuarios paso a paso para que se familiaricen con su SI de Compras.

A continuación, Lemon Learning te explica cómo crear un tutorial para tu SI de Compras en tres pasos.

Paso 1: Identificar las necesidades y determinar los objetivos del tutorial

Un tutorial eficaz parte siempre de las necesidades reales de los usuarios. Antes de ponerte a crear contenido, hazte las preguntas adecuadas: ¿por qué necesitan tus usuarios formación en el SI de Compras? ¿Qué dificultades encuentran en su día a día?

Al identificar claramente esas necesidades, podrás definir objetivos precisos. Por ejemplo, puedes crear un tutorial para:

• favorecer la automatización de los procesos de aprovisionamiento en tu software de e-procurement;
• facilitar la gestión de las licitaciones en tu software de e-sourcing;
• centralizar los datos en el SI de Compras y reducir errores humanos;
• formar a los usuarios para que se sientan más cómodos con la herramienta y sean más productivos;
• reducir los costes de soporte y de formación en el software.

Ejemplo práctico: identificar necesidades en Ivalua

¿Deseas crear un tutorial para Ivalua? Empieza por hacerte estas preguntas:

• ¿Qué funcionalidades son imprescindibles dominar?
• ¿Qué partes del software generan más dudas o errores?
• ¿Cuáles son los errores más frecuentes identificados en Ivalua?

A partir de esas respuestas, podrás definir objetivos concretos para tu tutorial. Por ejemplo, ayudar a los usuarios a:

• crear un contrato;
• evaluar compras;
• buscar solicitudes de compra;
• crear una solicitud de compra AMOA;
• enviar un pedido a un proveedor.

Paso 2: Crear el tutorial para tu SI de Compras

Antes de empezar a redactar, consulta a tus equipos para recopilar documentación ya existente. Apoyarte en contenidos previos ahorra tiempo y garantiza coherencia.

A continuación, redacta el tutorial explicando cada etapa del procedimiento de forma clara y secuencial. Para facilitar la comprensión, apóyate en contenidos visuales: imágenes, GIFs o vídeos.

Una vez creado el tutorial, realiza una fase de prueba con usuarios reales. Sus comentarios te permitirán ajustar el contenido antes de publicarlo.

Ejemplo práctico: crear un tutorial para Synertrade con Lemon Learning

Con Lemon Learning, puedes crear tutoriales directamente desde tu software Synertrade, sin necesidad de conocimientos técnicos. Solo tienes que seguir el procedimiento que deseas explicar, paso a paso. Por ejemplo, puedes crear guías para:

• crear e instalar un plan de acción;
• publicar una cuadrícula para un proyecto;
• crear y personalizar un cuestionario;
• crear un nuevo contacto de proveedor;
• consultar las tareas pendientes.

Además, Lemon Learning ofrece una experiencia digital mejorada para los usuarios. Las guías interactivas son atractivas, personalizables y fáciles de actualizar. La solución permite:

• crear, modificar y actualizar los tutoriales en unos pocos clics, adaptándolos a la evolución del SI de Compras;
• personalizar los tutoriales según el idioma, el rol o el departamento de los destinatarios;
• comunicarse con los usuarios directamente desde el SI de Compras mediante notificaciones push.

Los usuarios acceden a estos tutoriales desde su propio SI de Compras, en tiempo real y cuando lo necesitan, sin interrumpir su flujo de trabajo.

Paso 3: Medir el ROI del tutorial

Una vez publicado el tutorial, es fundamental medir su impacto. Para ello, define indicadores de rendimiento (KPI) vinculados a los objetivos establecidos en el primer paso. Un tutorial eficaz debería demostrar que:

• responde a las necesidades identificadas y a los objetivos definidos inicialmente;
• mejora el uso del SI de Compras por parte de los usuarios;
• genera una mejor experiencia digital y un mayor compromiso con la herramienta.

Gracias a la funcionalidad estadística de Lemon Learning, puedes medir el ROI de tus tutoriales directamente desde el SI de Compras: tasa de consulta, recorrido de los usuarios y otros datos clave están disponibles en tiempo real.

Crear un tutorial no tiene por qué ser un proceso largo ni complicado. Con una solución como Lemon Learning, es posible crear guías interactivas en pocos clics directamente desde el SI de Compras, mientras los usuarios las consultan según sus necesidades y en cualquier momento. El resultado es claro: ya dispongas de una solución de gestión, de e-procurement o de e-sourcing, favoreces la adopción del SI de Compras, el compromiso de los equipos y reduces los costes de soporte.