Saviez-vous que 43% des collaborateurs ont le sentiment qu’ils n’auront bientôt plus les compétences nécessaires pour exercer leur métier convenablement (source : Cegos) ?
Si vous vous demandez en quoi cela concerne la fonction Achat, la réponse est simple : vos collaborateurs et fournisseurs ont besoin d’être accompagnés dans leur montée en compétence face à la digitalisation de la fonction Achat. Que vous ayez un logiciel de pilotage, de e-sourcing ou encore de e-procurement, il est désormais indispensable pour les équipes Achat de maîtriser leur SI Achats.
Pour ce faire, les tutoriels sont particulièrement adaptés. Que ce soit pour apprendre à vos équipes Achat à sélectionner un budget sur Ivalua, publier une grille pour un projet sur Synertrade ou encore ajouter des lignes de commande sur Oracle, les tutoriels vous permettent de guider vos utilisateurs pas à pas pour prendre en main leur SI Achats.
Vous vous demandez comment faire ? Lemon Learning vous explique comment créer un tutoriel pour votre SI Achats pas à pas.
Etape 1 : Identifier les besoins et déterminer les objectifs de votre tutoriel
Vous souhaitez créer un tutoriel efficace ? Alors partez des besoins existants de vos utilisateurs en vous posant les bonnes questions !
Pourquoi souhaitez-vous créer un tutoriel pour former vos utilisateurs au SI Achats ? Autrement dit, quels sont les besoins derrière cette formation au logiciel ? En identifiant clairement les besoins de vos utilisateurs, vous pourrez déterminer des objectifs précis auxquels devra répondre votre tutoriel. Par exemple, vous pouvez choisir de créer un tutoriel dans le but de :
- favoriser l’automatisation des processus d’approvisionnement sur votre logiciel d’e-procurement ;
- faciliter la gestion des appels d’offres sur votre logiciel d’e-sourcing ;
- faciliter la centralisation des données sur votre SI Achats en évitant les erreurs humaines ;
- former vos utilisateurs au SI Achats pour qu’ils soient engagés sur leur outil et plus performants ;
- réduire les coûts de support applicatif et de formation au SI Achats.
🋠Identifier les besoins et déterminer les objectifs de votre tutoriel pour Ivalua
Vous souhaitez créer un tutoriel pour former vos utilisateurs au SI Achats Ivalua ? Vous ne savez pas comment identifier les besoins de vos utilisateurs et déterminer les objectifs de votre tutoriel ?
Prenons l’exemple du SI Achats Ivalua. Pour identifier les besoins de vos utilisateurs, commencez par vous poser les questions que vous pourriez vous poser pour identifier leurs besoins.
- Quelles sont les fonctionnalités du logiciel qui sont indispensables à maîtriser ?
- Quelles sont les fonctionnalités d’Ivalua qui posent le plus problème à vos utilisateurs ?
- Quelles sont les erreurs les plus communes identifiées sur Ivalua ?
Après l’identification de ces besoins, vous serez à même de définir les objectifs de votre tutoriel. Par exemple, vous pourriez aider vos utilisateurs à :
- créer un contrat ;
- évaluer des achats ;
- rechercher des demandes d’achat ;
- créer une demandes d’achat AMOA ;
- envoyer une commande à un fournisseur.
Prochaine étape ? La création de votre tutoriel pour votre SI Achats !
Etape 2 : Créer le tutoriel pour votre SI Achats
Pour créer votre tutoriel, commencez par consulter vos équipes afin de récolter d’éventuels contenus déjà créés. De cette manière, vous pourrez vous appuyer sur une documentation déjà existante pour rédiger votre tutoriel.
Vous pouvez ensuite passer à la rédaction de votre tutoriel en expliquant chaque étape de la procédure à effectuer pas à pas. Pour dynamiser votre tutoriel, servez-vous de contenus visuels (images, GIFs, vidéos) !
Une fois votre tutoriel créé, vous pouvez passer à la phase de test. Pour cela, regroupez des utilisateurs pour leur faire suivre votre tutoriel. En récoltant leurs retours sur votre tutoriel, vous pourrez réaliser tous les ajustements nécessaires avant de le diffuser.
🋠Créer un tutoriel pas à pas pour former à Synertrade
Vous souhaitez créer un tutoriel pour former vos utilisateurs à Synertrade ? Avec Lemon Learning, vous pouvez le faire en toute simplicité : nul besoin de compétences techniques ! Mais comment cela marche exactement ?
Directement depuis votre logiciel Synertrade, vous pouvez créer votre guide interactif pas à pas ! Il vous suffit de suivre la procédure que vous voulez expliquer étape par étape. Vous pouvez créer un tutoriel pour :
- créer et installer un plan d’action ;
- publier une grille pour un projet ;
- créer et personnaliser un questionnaire ;
- créer un nouveau contact fournisseur ;
- consulter ses tâches en suspens.
Mais ce n’est pas tout. Avec Lemon Learning, vous pouvez offrir une nouvelle expérience numérique à vos utilisateurs. Désormais, vos utilisateurs peuvent accéder à des tutoriels engageants, personnalisés et actualisés ! Comment ? Grâce à la nature évolutive de nos guides interactifs ! Notre solution vous permet de :
- créer, modifier et actualiser vos tutoriels : en quelques clics seulement et selon les évolutions de votre SI Achats.
- personnaliser vos tutoriels : selon la langue, le rôle ou encore le département de vos cibles ;
- communiquer avec vos utilisateurs : directement depuis le SI Achats grâce à des pushs notifications.
Le vrai plus ? Vos utilisateurs ont accès à ces tutoriels directement depuis leur SI Achats et en temps réel (oui, oui, 24/7) ! Alors, qui a dit que les tutoriels devaient être fastidieux à créer et ennuyeux à suivre ?
Etape 3 : Mesurer votre ROI
L’ultime étape de la mise en place de votre tutoriel consiste à… mesurer ses retombées. Vous l’avez deviné, il s’agit là de mesurer votre ROI ! Pour cela, établissez des indicateurs de performance (KPI) en lien avec vos objectifs afin de mesurer l’efficacité de votre tutoriel. Vous pourrez ainsi déterminer si votre tutoriel est performant, c’est-à-dire s’il :
- répond aux besoins identifiés et aux objectifs déterminés lors de la première étape ;
- permet une meilleure utilisation du SI Achats par les utilisateurs ;
- permet une meilleure expérience du numérique et un meilleur engagement sur le SI Achats.
Grâce à la fonctionnalité statistique de Lemon Learning, vous pouvez mesurer le ROI de vos tutoriel directement depuis votre SI Achats. Le principe ? Vous avez accès aux données de vos tutoriels tels que le taux de consultation de ces derniers ou encore le parcours de vos utilisateurs.
Vous l’aurez compris, créer un tutoriel n’est pas nécessairement synonyme d’un périple interminable. Avec des solutions comme Lemon Learning, il est désormais possible de créer des tutoriels qui aident les utilisateurs à mieux maîtriser leur SI Achats en toute simplicité ! Tandis que vous pouvez créer des guides interactifs en quelques clics seulement directement depuis votre SI Achats, vos utilisateurs accèdent à leurs tutoriels depuis leur SI Achats selon leurs besoins et en temps réel. Résultat ? Que vous ayez une solution de pilotage, d’e-procurement ou encore d’e-sourcing, vous favorisez la prise en main de votre SI Achats, l’engagement de vos utilisateurs et vous réduisez vos coûts de support !
