SI Compras: cómo crear un tutorial paso a paso

¿Sabías que el 43% de los empleados tiene la sensación de que pronto no contará con las competencias necesarias para ejercer su trabajo correctamente (fuente: Cegos)?

Si te preguntas en qué afecta esto a la función de Compras, la respuesta es sencilla: tus empleados y proveedores necesitan ser acompañados en su desarrollo de competencias ante la digitalización de la función de Compras. Tanto si dispones de un software de gestión, de e-sourcing o de e-procurement, es ahora indispensable que los equipos de Compras dominen su SI de Compras. 

Para ello, los tutoriales son especialmente adecuados. Ya sea para enseñar a tus equipos de Compras a seleccionar un presupuesto en Ivalua, publicar una cuadrícula para un proyecto en Synertrade o añadir líneas de pedido en Oracle, los tutoriales te permiten guiar a tus usuarios paso a paso para que se familiaricen con su SI de Compras. 

¿Te preguntas cómo hacerlo? Lemon Learning te explica cómo crear un tutorial para tu SI de Compras paso a paso.

Paso 1: Identificar las necesidades y determinar los objetivos de tu tutorial

¿Deseas crear un tutorial eficaz? ¡Entonces parte de las necesidades existentes de tus usuarios haciéndote las preguntas adecuadas!

¿Por qué deseas crear un tutorial para formar a tus usuarios en el SI de Compras? En otras palabras, ¿cuáles son las necesidades detrás de esta formación en el software? Al identificar claramente las necesidades de tus usuarios, podrás determinar objetivos precisos a los que deberá responder tu tutorial. Por ejemplo, puedes optar por crear un tutorial con el fin de: 

• favorecer la automatización de los procesos de aprovisionamiento en tu software de e-procurement;
• facilitar la gestión de las licitaciones en tu software de e-sourcing;
• facilitar la centralización de los datos en tu SI de Compras evitando errores humanos;
• formar a tus usuarios en el SI de Compras para que estén comprometidos con su herramienta y sean más productivos;
• reducir los costes de soporte aplicativo y de formación en el SI de Compras.  

🋠Identificar las necesidades y determinar los  objetivos de tu tutorial para Ivalua

¿Deseas crear un tutorial para formar a tus usuarios en el SI de Compras Ivalua? ¿No sabes cómo identificar las necesidades de tus usuarios y determinar los objetivos de tu tutorial? 

Tomemos el ejemplo del SI de Compras Ivalua. Para identificar las necesidades de tus usuarios, comienza por hacerte las preguntas que podrías plantearte para identificar sus necesidades. 

• ¿Cuáles son las funcionalidades del software que son indispensables dominar?
• ¿Cuáles son las funcionalidades de Ivalua que más problemas generan a tus usuarios?
• ¿Cuáles son los errores más comunes identificados en Ivalua? 

Tras la identificación de estas necesidades, estarás en condiciones de definir los objetivos de tu tutorial. Por ejemplo, podrías ayudar a tus usuarios a: 

• crear un contrato;
• evaluar compras;
• buscar solicitudes de compra;
• crear una solicitud de compra AMOA;
• enviar un pedido a un proveedor.

¿El siguiente paso? ¡La creación de tu tutorial para tu SI de Compras! 

Paso 2: Crear el tutorial para tu SI de Compras

Para crear su tutorial, empiece por consultar a sus equipos con el fin de recopilar posibles contenidos ya creados. De esta manera, podrá apoyarse en una documentación ya existente para redactar su tutorial. 

A continuación, puede pasar a la redacción de su tutorial explicando cada etapa del procedimiento a realizar paso a paso. Para dinamizar su tutorial, ¡utilice contenidos visuales (imágenes, GIFs, vídeos)!

Una vez creado su tutorial, puede pasar a la fase de prueba. Para ello, reúna a usuarios para que sigan su tutorial. Al recopilar sus comentarios sobre el tutorial, podrá realizar todos los ajustes necesarios antes de difundirlo. 

🋠 Crear un tutorial paso a paso para formar en Synertrade

¿Desea crear un tutorial para formar a sus usuarios en Synertrade? Con Lemon Learning, puede hacerlo con total sencillez: ¡no se necesitan conocimientos técnicos! Pero ¿cómo funciona exactamente? 

Directamente desde su software Synertrade, ¡puede crear su guía interactiva paso a paso! Solo tiene que seguir el procedimiento que desea explicar etapa por etapa. Puede crear un tutorial para: 

• crear e instalar un plan de acción;
• publicar una cuadrícula para un proyecto;
• crear y personalizar un cuestionario;
• crear un nuevo contacto de proveedor;
• consultar sus tareas pendientes.

Pero eso no es todo. Con Lemon Learning, puede ofrecer una nueva experiencia digital a sus usuarios. A partir de ahora, sus usuarios pueden acceder a tutoriales atractivos, personalizados y actualizados. ¿Cómo? ¡Gracias a la naturaleza evolutiva de nuestras guías interactivas! Nuestra solución le permite:

• crear, modificar y actualizar sus tutoriales: en unos pocos clics y según la evolución de su SI de Compras.
• personalizar sus tutoriales: según el idioma, el rol o el departamento de sus destinatarios;
• comunicarse con sus usuarios: directamente desde el SI de Compras gracias a notificaciones push.

¿La ventaja real? ¡Sus usuarios tienen acceso a estos tutoriales directamente desde su SI de Compras y en tiempo real (sí, sí, 24/7)! Entonces, ¿quién dijo que los tutoriales debían ser tediosos de crear y aburridos de seguir?

Etapa 3: Medir su ROI

La última etapa de la implementación de su tutorial consiste en... medir su impacto. Como habrá adivinado, ¡se trata de medir su ROI! Para ello, establezca indicadores de rendimiento (KPI) relacionados con sus objetivos con el fin de medir la eficacia de su tutorial. Así podrá determinar si su tutorial es eficaz, es decir, si: 

• responde a las necesidades identificadas y a los objetivos determinados en la primera etapa;
• permite un mejor uso del SI de Compras por parte de los usuarios;
• permite una mejor experiencia digital y un mayor compromiso con el SI de Compras. 

Gracias a la funcionalidad estadística de Lemon Learning, puede medir el ROI de sus tutoriales directamente desde su SI de Compras. ¿El principio? Tiene acceso a los datos de sus tutoriales, como la tasa de consulta de estos o el recorrido de sus usuarios. 

Como habrá comprendido, crear un tutorial no es necesariamente sinónimo de una odisea interminable. Con soluciones como Lemon Learning, ahora es posible crear tutoriales que ayuden a los usuarios a dominar mejor su SI de Compras con total sencillez. Mientras usted puede crear guías interactivas en unos pocos clics directamente desde su SI de Compras, sus usuarios acceden a sus tutoriales desde su SI de Compras según sus necesidades y en tiempo real. ¿El resultado? Tanto si dispone de una solución de gestión, de e-procurement o de e-sourcing, favorece la adopción de su SI de Compras, el compromiso de sus usuarios y reduce sus costes de soporte.