SI Compras: como criar um tutorial passo a passo

Sabia que 43% dos colaboradores têm a sensação de que em breve não terão as competências necessárias para exercer a sua profissão de forma adequada (fonte: Cegos)?

Se se pergunta de que forma isso diz respeito à função Compras, a resposta é simples: os seus colaboradores e fornecedores precisam de ser acompanhados no desenvolvimento das suas competências face à digitalização da função Compras. Quer tenha um software de gestão, de e-sourcing ou ainda de e-procurement, é agora indispensável para as equipas de Compras dominar o seu SI Compras. 

Para tal, os tutoriais são particularmente adequados. Seja para ensinar as suas equipas de Compras a selecionar um orçamento no Ivalua, publicar uma grelha para um projeto no Synertrade ou ainda adicionar linhas de encomenda no Oracle, os tutoriais permitem-lhe guiar os seus utilizadores passo a passo para dominarem o seu SI Compras. 

Pergunta-se como fazê-lo? A Lemon Learning explica-lhe como criar um tutorial para o seu SI Compras passo a passo.

Passo 1: Identificar as necessidades e determinar os objetivos do seu tutorial

Pretende criar um tutorial eficaz? Então parta das necessidades existentes dos seus utilizadores colocando as perguntas certas!

Porque pretende criar um tutorial para formar os seus utilizadores no SI Compras? Por outras palavras, quais são as necessidades por trás desta formação em software? Ao identificar claramente as necessidades dos seus utilizadores, poderá determinar objetivos precisos aos quais o seu tutorial deverá responder. Por exemplo, pode optar por criar um tutorial com o objetivo de: 

• favorecer a automatização dos processos de aprovisionamento no seu software de e-procurement;
• facilitar a gestão de concursos no seu software de e-sourcing;
• facilitar a centralização dos dados no seu SI Compras evitando erros humanos;
• formar os seus utilizadores no SI Compras para que estejam envolvidos com a sua ferramenta e sejam mais produtivos;
• reduzir os custos de suporte aplicacional e de formação no SI Compras.  

🋠Identificar as necessidades e determinar os  objetivos do seu tutorial para o Ivalua

Pretende criar um tutorial para formar os seus utilizadores no SI Compras Ivalua? Não sabe como identificar as necessidades dos seus utilizadores e determinar os objetivos do seu tutorial? 

Tomemos o exemplo do SI Compras Ivalua. Para identificar as necessidades dos seus utilizadores, comece por colocar as perguntas que poderia formular para identificar as suas necessidades. 

• Quais são as funcionalidades do software que são indispensáveis dominar?
• Quais são as funcionalidades do Ivalua que causam mais dificuldades aos seus utilizadores?
• Quais são os erros mais comuns identificados no Ivalua? 

Após a identificação destas necessidades, estará em condições de definir os objetivos do seu tutorial. Por exemplo, poderia ajudar os seus utilizadores a: 

• criar um contrato;
• avaliar compras;
• pesquisar pedidos de compra;
• criar um pedido de compra AMOA;
• enviar uma encomenda a um fornecedor.

Próximo passo? A criação do seu tutorial para o seu SI Compras! 

Passo 2: Criar o tutorial para o seu SI Compras

Para criar o seu tutorial, comece por consultar as suas equipas de forma a recolher eventuais conteúdos já criados. Desta forma, poderá apoiar-se numa documentação já existente para redigir o seu tutorial. 

Pode depois passar à redação do seu tutorial explicando cada etapa do procedimento a efetuar passo a passo. Para dinamizar o seu tutorial, utilize conteúdos visuais (imagens, GIFs, vídeos)!

Assim que o seu tutorial estiver criado, pode passar à fase de teste. Para isso, reúna utilizadores para seguirem o seu tutorial. Ao recolher os seus comentários sobre o tutorial, poderá realizar todos os ajustes necessários antes de o divulgar. 

🋠 Criar um tutorial passo a passo para formar utilizadores no Synertrade

Deseja criar um tutorial para formar os seus utilizadores no Synertrade? Com o Lemon Learning, pode fazê-lo com toda a simplicidade: sem necessidade de competências técnicas! Mas como funciona exatamente? 

Diretamente a partir do seu software Synertrade, pode criar o seu guia interativo passo a passo! Basta seguir o procedimento que pretende explicar etapa por etapa. Pode criar um tutorial para: 

• criar e instalar um plano de ação;
• publicar uma grelha para um projeto;
• criar e personalizar um questionário;
• criar um novo contacto de fornecedor;
• consultar as suas tarefas pendentes.

Mas não é só isso. Com o Lemon Learning, pode oferecer uma nova experiência digital aos seus utilizadores. A partir de agora, os seus utilizadores podem aceder a tutoriais envolventes, personalizados e atualizados! Como? Graças à natureza evolutiva dos nossos guias interativos! A nossa solução permite-lhe:

• criar, modificar e atualizar os seus tutoriais: em apenas alguns cliques e de acordo com a evolução do seu SI de Compras.
• personalizar os seus tutoriais: de acordo com a língua, o papel ou ainda o departamento dos seus destinatários;
• comunicar com os seus utilizadores: diretamente a partir do SI de Compras através de notificações push.

A grande vantagem? Os seus utilizadores têm acesso a estes tutoriais diretamente a partir do seu SI de Compras e em tempo real (sim, sim, 24/7)! Então, quem disse que os tutoriais têm de ser trabalhosos de criar e aborrecidos de seguir?

Etapa 3: Medir o seu ROI

A etapa final da implementação do seu tutorial consiste em... medir os seus resultados. Como já deve ter adivinhado, trata-se de medir o seu ROI! Para isso, estabeleça indicadores de desempenho (KPI) relacionados com os seus objetivos de forma a medir a eficácia do seu tutorial. Poderá assim determinar se o seu tutorial é eficaz, ou seja, se ele: 

• responde às necessidades identificadas e aos objetivos definidos na primeira etapa;
• permite uma melhor utilização do SI de Compras pelos utilizadores;
• permite uma melhor experiência digital e um maior envolvimento no SI de Compras. 

Graças a a funcionalidade estatística do Lemon Learning, pode medir o ROI dos seus tutoriais diretamente a partir do seu SI de Compras. O princípio? Tem acesso aos dados dos seus tutoriais, tais como a taxa de consulta dos mesmos ou ainda o percurso dos seus utilizadores. 

Como terá compreendido, criar um tutorial não é necessariamente sinónimo de uma aventura interminável. Com soluções como o Lemon Learning, é agora possível criar tutoriais que ajudam os utilizadores a dominar melhor o seu SI de Compras com toda a simplicidade! Enquanto pode criar guias interativos em apenas alguns cliques diretamente a partir do seu SI de Compras, os seus utilizadores acedem aos seus tutoriais a partir do SI de Compras de acordo com as suas necessidades e em tempo real. Resultado? Quer tenha uma solução de gestão, de e-procurement ou ainda de e-sourcing, favorece a adoção do seu SI de Compras, o envolvimento dos seus utilizadores e reduz os seus custos de suporte!