IT Procurement: Por Que Apoiar os Utilizadores com uma Plataforma de Adoção Digital

A conclusão, após meses a avaliar o impacto da transformação digital no IT procurement, é clara: as folhas de cálculo já não chegam e os processos atuais não respondem aos desafios de hoje. Está pronto para implementar um sistema de IT procurement dedicado. Mas existe um obstáculo que não pode ser ignorado.

A digitalização do IT procurement depende, antes de tudo, da adoção bem-sucedida pelos utilizadores.

Quer escolha Jaggaer, Ivalua, Synertrade ou Coupa para digitalizar o IT procurement, um fator afeta diretamente a eficiência e a sustentabilidade do sistema: a adoção pelos utilizadores. A questão essencial é como alcançá-la.

Na interseção entre gestão de mudança, formação e suporte, as plataformas de adoção digital fornecem assistência específica para acelerar a adoção das ferramentas digitais. Veja o que estas soluções oferecem e quais os benefícios concretos para o seu sistema de IT procurement.

Melhorar o desempenho do sistema de IT procurement

Encomendas fora do sistema, não conformidade com os processos de procurement, má utilização do software ou erros de inserção de dados: os obstáculos ao bom desempenho do sistema de IT procurement podem ser numerosos. Enquanto o sistema não for bem adotado pelos utilizadores, a digitalização está destinada a falhar.

Para melhorar o desempenho do sistema e, consequentemente, o desempenho global do procurement, é essencial apoiar o uso desde o primeiro dia. É aqui que entram as plataformas de adoção digital: oferecem suporte simples, inovador e adaptado, guiando os utilizadores passo a passo através de guias interativos acessíveis a qualquer momento, diretamente a partir do sistema de IT procurement.

Melhorar a produtividade dos utilizadores com a Lemon Learning

Entre as plataformas de adoção digital, a Lemon Learning destaca-se como referência na adoção digital e gestão de mudança. Fácil de integrar, a solução conecta-se ao sistema de IT procurement e oferece aos utilizadores acesso a uma biblioteca de conteúdos disponível 24 horas por dia, 7 dias por semana, diretamente na ferramenta. Concretamente, permite:

• Facilitar e otimizar a adoção do sistema por todos os utilizadores, internos e externos, com suporte passo a passo, reduzindo a frustração digital e os erros de inserção de dados.
• Melhorar o funcionamento do processo de procurement de A a Z, acelerando a adoção do sistema e aumentando a autonomia dos utilizadores.
• Reduzir de forma sustentável os pedidos de suporte e os respetivos custos.

E porque é sempre mais claro com um exemplo concreto, veja como a solução se aplica ao sistema de IT procurement Synertrade.

Formar eficazmente os utilizadores internos e externos do sistema de IT procurement

Diretor de procurement, gestor de despesas, comprador, solicitante ou fornecedor: os utilizadores de um sistema de IT procurement podem ser muito variados. Como o uso do sistema difere consoante o perfil, é fundamental oferecer a cada grupo uma formação adaptada às suas necessidades reais.

Os compradores utilizam a ferramenta regularmente e têm interesse nas atualizações do catálogo. Os fornecedores e solicitantes utilizam-na esporadicamente e dispõem de pouco tempo para se familiarizarem com ela. Como formar eficazmente estes diferentes grupos?

"Estas ferramentas adequam-se a utilizadores que não utilizam aplicações diariamente e se sentem perdidos a cada início de sessão, fornecendo informação em tempo real no momento exato em que precisam dela." Delphine Bourgeau, AXYS Consultants

Personalizar a formação com guias interativos integrados

Formar os utilizadores do sistema de IT procurement de forma simples, inovadora e sustentável é um desafio para muitas organizações. Com a Lemon Learning, criar formação personalizada tornou-se acessível. Em apenas alguns cliques, é possível:

• Criar guias interativos integrados diretamente no sistema de IT procurement.
• Disponibilizar esses guias a qualquer momento para apoiar os utilizadores passo a passo na adoção do sistema.

O resultado: melhoria da produtividade no software e redução dos custos de formação e produção.

Personalizar os guias interativos por perfil

Negócio, idioma, função, perfil: adapte a formação a diferentes grupos de utilizadores e ofereça-lhes acesso aos conteúdos mais relevantes de acordo com a sua posição. O resultado é uma formação mais pertinente e um maior envolvimento com o sistema de IT procurement.

Manter os guias interativos sempre atualizados

Atualizações de versões ou novas funcionalidades: complete e atualize a oferta de formação ao ritmo do sistema de IT procurement. O resultado é um melhor suporte aos utilizadores e a redução dos custos de atualização da documentação.

Precisa de um exemplo concreto? Veja como a solução se aplica ao sistema de IT procurement Ivalua.

Outros benefícios das plataformas de adoção digital

Melhorar a comunicação com os utilizadores

Para apoiar o uso sustentável do sistema de IT procurement, a comunicação é um elemento essencial. As plataformas de adoção digital oferecem uma solução centrada no utilizador: comunicação integrada diretamente no sistema, no momento em que é mais útil.

Comunicar a partir do sistema com a Lemon Learning

Comunicar com os utilizadores diretamente a partir do sistema de IT procurement é possível e acessível com a Lemon Learning. A solução permite:

• Criar dicas para comunicar informações úteis aos utilizadores.
• Enviar notificações push personalizadas a diferentes grupos de utilizadores.

Informações práticas sobre o sistema, atualizações do catálogo, mudanças nos processos: os casos de utilização são inúmeros. Como resultado, a qualidade da comunicação melhora de forma sustentável, em apenas alguns cliques.

Melhorar o desempenho do sistema de IT procurement, formar eficazmente os utilizadores internos e externos, e integrar a comunicação no software: estes são os principais benefícios das plataformas de adoção digital para o seu projeto de IT procurement. A Lemon Learning oferece suporte adaptado para enfrentar os seus desafios de transformação digital. Saiba mais sobre adoção digital no aprovisionamento.