Después de meses valorando el impacto de la transformación digital en las IT procurement, el veredicto es claro: la digitalización de las adquisiciones es imprescindible. Las hojas de Excel ya no son suficientes y los procesos actuales no están a la altura de los retos del momento. Sin embargo, hay un obstáculo que no conviene subestimar.
La digitalización de las IT procurement no tendrá éxito sin una adopción real por parte de los usuarios.
Jaggaer, Ivalua, Synertrade, Coupa... sea cual sea la solución de e-procurement elegida, hay un factor que determina directamente la eficiencia y la sostenibilidad del sistema: la adopción por parte de los usuarios. La pregunta es cómo lograrlo.
En la intersección de la gestión del cambio, la formación y el soporte, las soluciones de adopción digital ofrecen asistencia específica para acelerar la adopción de herramientas digitales. A continuación se explican estas soluciones y sus beneficios concretos para el sistema de IT procurement.
Mejorar el rendimiento del sistema de IT procurement
Pedidos realizados fuera del sistema, incumplimiento de los procesos de adquisiciones, errores de entrada de datos o mala gestión del software: los obstáculos para el buen rendimiento del sistema de IT procurement pueden ser numerosos. Mientras la herramienta no sea adoptada correctamente por los usuarios, la digitalización de las adquisiciones está destinada a fracasar.
Para mejorar ese rendimiento es esencial apoyar el uso desde el primer momento. Las plataformas de adopción digital responden precisamente a esta necesidad: guían a los usuarios paso a paso a través de guías interactivas accesibles bajo demanda, directamente desde el sistema de adquisiciones.
Mejorar la productividad del usuario con Lemon Learning
Lemon Learning es una plataforma de adopción digital diseñada para facilitar la gestión del cambio y la formación en el uso de software empresarial. Fácil de integrar, se conecta directamente al sistema de IT procurement y ofrece a los usuarios una biblioteca de contenido disponible las 24 horas del día, los 7 días de la semana. La solución permite:
Facilitar y optimizar la adopción del sistema por parte de todos los usuarios, tanto internos como externos, con soporte paso a paso y adaptado a cada perfil (reducción de la frustración, reducción de errores de entrada de datos, etc.).
Mejorar el funcionamiento del proceso de adquisiciones de principio a fin, acelerando la adopción del sistema e incrementando la autonomía del usuario.
Reducir de forma sostenible las solicitudes de soporte y los costes asociados.
Como ejemplo práctico, a continuación se muestra cómo funciona esta solución aplicada al sistema de IT procurement Synertrade.
Formar eficazmente a usuarios internos y externos del sistema de IT procurement
Director de adquisiciones, responsable de gastos, comprador, solicitante o proveedor: los perfiles de usuario de un sistema de IT procurement son muy variados. Y dado que su uso de la herramienta es distinto, es fundamental ofrecer a cada uno una formación adaptada a sus necesidades reales.
Los compradores utilizan la herramienta de forma habitual y están interesados en las actualizaciones del catálogo. Los proveedores y los solicitantes, en cambio, acceden de manera esporádica y disponen de poco tiempo para familiarizarse con ella. ¿Cómo formar a estos grupos de forma eficaz?
Personalizar la formación con guías interactivas integradas
Formar a los usuarios del sistema de IT procurement de manera sencilla, innovadora y sostenible es uno de los grandes retos de las empresas en procesos de transformación digital. Con Lemon Learning, es posible crear formación personalizada en pocos clics:
Crear guías interactivas integradas directamente en el sistema de IT procurement.
Diseñar guías accesibles bajo demanda para acompañar a los usuarios paso a paso en la adopción de la herramienta.
El resultado: mayor productividad del usuario y reducción de los costes de formación y producción de contenidos.
Guías interactivas personalizadas por perfil
Unidad de negocio, idioma, rol o perfil: es posible adaptar la formación a distintos grupos de usuarios y ofrecerles acceso al contenido más relevante según su puesto. El resultado es una formación más pertinente y un mayor compromiso con el sistema.
Actualización continua de los contenidos formativos
Actualizaciones de versiones o nuevas funcionalidades: con Lemon Learning es sencillo completar y actualizar la oferta formativa al mismo ritmo que evoluciona el sistema de IT procurement. Esto se traduce en un mejor soporte al usuario y en una reducción de los costes de actualización de la documentación.
Para una visión más concreta, a continuación se puede ver cómo se aplica esta lógica al sistema de IT procurement Ivalua.
Pero los beneficios de las plataformas de adopción digital no terminan aquí.
Mejorar la comunicación con los usuarios desde el sistema
Para apoyar el uso sostenible del sistema de IT procurement, la comunicación con los usuarios es un elemento esencial. Las plataformas de adopción digital también ofrecen una respuesta centrada en el usuario a través de la comunicación integrada directamente en la herramienta.
Comunicar desde el sistema de IT procurement con Lemon Learning
Con Lemon Learning, comunicarse con los usuarios directamente desde el sistema de IT procurement es accesible y sencillo. La solución permite:
Crear tooltips para transmitir información clave a los usuarios en el momento oportuno.
Enviar notificaciones push personalizadas a diferentes grupos de usuarios.
Información práctica sobre el sistema, actualizaciones del catálogo, cambios en los procesos: los casos de uso son muy amplios. Y como resultado adicional, la calidad de la comunicación mejora de forma sostenible, todo ello en pocos clics.
Mejorar el rendimiento del sistema de IT procurement, formar eficazmente a usuarios internos y externos, e integrar la comunicación en la herramienta: estas son las principales ventajas de las plataformas de adopción digital para las adquisiciones de TI. Lemon Learning ofrece un soporte adaptado para afrontar los retos de la transformación digital en este ámbito.
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Lukas Joseph
dic 13, 2019
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