Adoção Digital: O Segredo para um Aprovisionamento Bem-Sucedido

Quando a crise da Covid-19 surgiu, as equipas de aprovisionamento em todo o mundo foram colocadas sob os holofotes, não como entidades de redução de custos, mas como um dos processos mais estratégicos para o negócio. Foi o catalisador perfeito para uma transformação de toda a indústria, a uma velocidade recorde.

De um dia para o outro, os líderes de aprovisionamento facilitaram o trabalho remoto, investiram em novas ferramentas e até formaram utilizadores e fornecedores à distância. Mas é provável que não estivesse preparado para esta transformação, ou mesmo para a jornada.

Hoje, será que a transformação digital é suficiente para um aprovisionamento bem-sucedido? Será que protege os seus processos? E será que demonstra o valor acrescentado das soluções de compra?

Vamos discutir o segredo para fornecer e provar um aprovisionamento digital bem-sucedido: a adoção digital.

O Novo Mundo do Aprovisionamento Digital

Os avanços tecnológicos trouxeram as cadeias de abastecimento para o futuro. A seleção estratégica é mais preditiva, o aprovisionamento transacional é mais automatizado, e a gestão de fornecedores é mais proativa.
(Fonte: Deloitte)

As soluções de aprovisionamento digital oferecem hoje dados anteriormente indisponíveis, organizando grandes conjuntos de dados (mas não estruturados), promovendo análises mais complexas e melhores estratégias com fornecedores, permitindo operações globais mais eficientes. Mas novas soluções e novos dados não têm significado sem a formação adequada para os utilizar.

O argumento a favor do aprovisionamento digital é inegável. Embora já tenha feito progressos significativos – simplificando atividades, automatizando tarefas intensivas, aumentando a eficiência, reduzindo custos, melhorando a cadeia de abastecimento, entre muitas outras vantagens – investir em novas ferramentas é apenas metade do caminho.

Consegue provar o valor acrescentado das suas soluções? É capaz de apresentar um ROI quantitativo e qualitativo? Não está sozinho!

O ROI definitivo no aprovisionamento digital é difícil de medir, pois grande parte do seu valor provém de fatores complexos e difíceis de quantificar, como a satisfação do utilizador, a eficiência dos processos, a gestão de riscos e a qualidade dos fornecedores selecionados. Pode-se identificar um “aprovisionamento bem-sucedido” de várias formas, mas a questão fundamental é o ROI e o valor acrescentado que pode provar.

As Consequências de um Aprovisionamento Ineficaz

Software de compra mal utilizado ou não utilizado pode resultar numa perda calculada de 15 milhões de euros/ano.
(Fonte: Lemon Learning, inquérito a clientes)

Um cliente do setor da energia experienciou um uso indevido e generalizado do seu software de aprovisionamento devido a desafios relacionados com a integração e a formação.

Com a plataforma de adoção digital da Lemon Learning, o nosso cliente aumentou o envolvimento de uma parte significativa dos seus utilizadores, graças a uma formação realizada diretamente no software de aprovisionamento. Sim, leu bem: formação completa, interativa e independente sem nunca sair das ferramentas.

Este é apenas um exemplo dos impactos potencialmente catastróficos para uma empresa quando os processos de aprovisionamento falham. Os processos tradicionais, demorados, juntamente com métodos de formação e implementação, já não são suficientes para responder à evolução do mercado de aprovisionamento de hoje. Portanto, deixe de lado as suas folhas de Excel e descubra a adoção digital.

Impulsione o Aprovisionamento Digital com Adoção Digital

Baseado na cloud, SaaS ou alojado internamente? Quer seja Coupa, SAP Ariba, Ivalua, Oracle, Sage, Infor, Synertrade, Servicenow, Workday ou qualquer outro sistema de aprovisionamento, uma plataforma de adoção digital oferece orientação passo a passo, desde o momento em que os utilizadores entram nas suas ferramentas. Aqui estão algumas das coisas que pode esperar:

• Melhor desempenho em qualquer solução de aprovisionamento
• Formação padronizada e personalizável para aprovisionamento
• Análises qualitativas e quantitativas para demonstrar o ROI

O seu departamento de compras e os seus fornecedores precisam de alcançar o estado de adoção digital em todas as suas soluções de aprovisionamento. A adoção de software impacta diretamente a qualidade de cada processo de aprovisionamento e o desempenho geral da sua empresa. Mas o que isso significa concretamente?

Melhore a Formação e a Integração com uma Plataforma de Adoção Digital

Os métodos tradicionais de formação estão a tornar-se rapidamente incompatíveis com as atuais estruturas de trabalho. A transformação digital, especialmente no aprovisionamento digital, requer soluções mais inovadoras por algumas razões que discutiremos.

Desde a seleção do produto à disponibilidade, até ao envio de ordens de compra aos fornecedores, todas estas tarefas anteriormente demoradas foram substituídas por processos digitais simplificados que exigem uma formação igualmente digital. Então, por que voltar a utilizar PDFs, manuais de aprovisionamento e formação em papel?

🍋 Aumente o Envolvimento dos Colaboradores com a Metodologia “Aprender Fazendo”

Com uma plataforma de adoção digital e a nossa metodologia “Aprender Fazendo”, os seus utilizadores integram-se, formam-se e trabalham exatamente ao mesmo tempo. Também conhecido como “aprendizagem ativa”, facilita o envolvimento dos utilizadores no processo de aprendizagem e permite-lhes gerar o seu próprio conhecimento, passo a passo.

Em conjunto com a metodologia de aprender fazendo, uma plataforma de adoção digital também utiliza uma abordagem de microaprendizagem:

• Formação transformada em micro-objetivos
• Módulos de formação de 30 segundos a 3 minutos
• Pequenas sessões de informação frequentes, ativadas pelo utilizador
• Informação simples e direcionada

Desafios na Formação para o Aprovisionamento

1. As soluções de aprovisionamento e compra não são necessárias no dia a dia. Isto pode influenciar más práticas internas e o uso incorreto das ferramentas. Com uma plataforma de adoção digital, pode criar e distribuir fluxos de trabalho de formação (de guias interativos) para cada processo de aprovisionamento. Isso significa uma formação infalível sempre que os utilizadores executam uma tarefa. E a melhor parte? Total autonomia com acesso 24/7 aos guias.
2. Os seus utilizadores estão a perder tempo e produtividade a saltar entre plataformas? Um estudo da Pegasystems Inc. revelou que os colaboradores mudam de aplicação mais de 1.100 vezes por dia, o que afeta negativamente os níveis de produtividade. Como uma plataforma de adoção digital se integra com o seu software existente como uma segunda pele, é tudo o que os seus utilizadores precisam para trabalhar e treinar simultaneamente. Isso significa menos distrações e menos frustrações digitais.
3. A resistência dos colaboradores à mudança afeta as empresas em todos os setores. A transformação digital é um período de incerteza, nova formação e processos desconhecidos. É importante lembrar o elemento humano da comunicação durante todo o processo. Com uma plataforma de adoção digital, pode manter-se em contacto com os seus utilizadores com um simples clique, com funcionalidades como mensagens na aplicação e notificações push (pop-ups direcionados).
4. Está a apoiar os seus utilizadores durante a mudança? Parte da implementação de qualquer novo software é a gestão da mudança antes, durante e após o deployment. Isto significa apoiar os utilizadores na identificação das suas lacunas, disfunções, nova formação, comunicação constante e promoção de uma cultura empresarial orientada para a mudança. O objetivo é prepará-los para tudo.

🍋 Análises da Lemon Learning: ajudando-o a provar o valor acrescentado das suas soluções de aprovisionamento

É oficial, está armado com o segredo para um aprovisionamento bem-sucedido: a adoção digital! Com as análises da Lemon Learning, demonstre o valor acrescentado das suas soluções de aprovisionamento com análises quantitativas e qualitativas em tempo real sobre o desempenho dos utilizadores. Utilize as análises para melhorar o ROI e os seus próximos investimentos no aprovisionamento digital:

• Monitorize vários projetos ao mesmo tempo
• Visão geral do dashboard intuitivo
• Biblioteca de guias interativos
• Notificações push (modelos de push disponíveis)
• Tooltips
• Inquéritos

Está interessado em saber mais sobre o valor da adoção digital? Dê uma olhada na nossa página de estudos de caso. Ou entre em contacto para obter mais ajuda para melhorar a experiência do utilizador!