Desafios da Digitalização das Compras: Causas, Custos e Soluções

Resumo: A digitalização das compras melhora o desempenho das empresas ao reduzir custos, automatizar tarefas repetitivas e centralizar dados de fornecedores. Mas introduz também desafios concretos: integração com sistemas legados, resistência à mudança, segurança de dados e fraca adoção por parte dos utilizadores. As organizações que adiam a transição arriscam ficar para trás em eficiência de custos, gestão de fornecedores e agilidade competitiva.

A) Por que a digitalização das compras é agora central para a transformação digital

A digitalização das compras já não é opcional. Os departamentos de compras evoluíram de centros de custo administrativos para parceiros estratégicos de negócio que contribuem para as poupanças, a gestão de risco, a RSE (Responsabilidade Social Empresarial) e a inovação. Esta mudança torna as compras um pilar central da estratégia de transformação digital de qualquer empresa.

A perturbação causada pela pandemia de Covid-19 acelerou esta realidade. As falhas nas cadeias de abastecimento globais obrigaram as empresas a reavaliar as suas prioridades de compras, começando pela redução de custos e pela resiliência dos fornecedores. As equipas de compras que já tinham digitalizado estavam muito melhor posicionadas para se adaptar: podiam operar remotamente, monitorizar o risco dos fornecedores em tempo real e reafectar recursos rapidamente.

A transformação digital das compras não é simplesmente uma atualização de software. É quatro transformações em simultâneo:

• Transformação estratégica, reposicionando as compras como motor de valor
• Transformação organizacional, redesenhando fluxos de trabalho e governação
• Transformação operacional, automatizando e padronizando processos
• Transformação humana, mudando comportamentos, competências e cultura

A dimensão humana é a mais complexa e a mais frequentemente subestimada. As ferramentas criam as condições para a mudança; as pessoas concretizam-na.

B) Qual é o custo real de ignorar a digitalização das compras?

As empresas que adiam a digitalização das compras não perdem apenas uma oportunidade: absorvem custos reais e mensuráveis em todos os departamentos que intervêm no ciclo de compra ao pagamento.

Custos financeiros

Os departamentos de compras poderiam reduzir os seus custos em até 30% nas ETI/PME-PMI (empresas do mercado intermédio) graças à transformação digital.

(Fonte: The Hackett Group)

Sem compras digitalizadas, as despesas permanecem fragmentadas entre as unidades de negócio, dificultando a negociação de descontos por volume, a aplicação de políticas de fornecedores preferenciais ou a identificação de gastos não autorizados. Cada uma dessas lacunas tem um custo direto.

Custos operacionais

91% das PME e empresas do mercado intermédio do setor privado que iniciaram uma transformação digital afirmam que a digitalização lhes permitiu aumentar a eficiência operacional, através da redução de custos, de operações mais fiáveis, de uma melhor gestão do risco e de menos atrasos.

(Fonte: OpinionWay)

Essa percentagem sobe para 99% nas empresas cuja transformação digital se encontra numa fase avançada. A implicação é direta: a eficiência operacional multiplica-se à medida que a digitalização amadurece.

Custos competitivos

60% das empresas esperavam ser ultrapassadas por concorrentes digitalizados no prazo de três anos.

(Fonte: IDC, SAP Ariba)

Enquanto as equipas de compras digitalizadas se concentram na criação de valor, na inovação com fornecedores, na análise preditiva e na conformidade ESG (Ambiental, Social e de Governação), as empresas não digitalizadas gastam a sua energia a recuperar questões organizacionais básicas. Essa diferença agrava-se com o tempo.

Custos para os colaboradores

A digitalização das compras é, antes de mais, uma transformação humana. Os colaboradores em ambientes não digitalizados absorvem diretamente a ineficiência:

85% dos colaboradores perdem pelo menos uma a duas horas de produtividade por semana à procura de informação.

(Fonte: Dynamic Signal)

Sem uma solução de compras digital centralizada, os colaboradores gerem múltiplos sistemas desconectados, corrigem manualmente erros de introdução de dados e têm dificuldade em encontrar informação fiável. Com o tempo, isto provoca desmotivação e, nos piores casos, saída da empresa. Estes custos estendem-se para além da equipa de compras a todas as partes interessadas na cadeia de abastecimento: compradores, prescritores e fornecedores.

Custos para o departamento financeiro

A ausência de compras digitalizadas cria problemas em cadeia para o CFO (Diretor Financeiro) e para o departamento administrativo e financeiro:

91% dos CFO consideram que uma das suas principais responsabilidades é identificar e visar novas oportunidades de criação de valor na empresa.

(Fonte: Accenture)

As compras digitalizadas fornecem ao CFO a infraestrutura de dados necessária para cumprir esse papel. Sem ela, a função financeira gasta a sua capacidade na manutenção operacional em vez de no crescimento estratégico.

Custos para as equipas de suporte informático

As ferramentas de compras não digitalizadas ou com fraca adoção representam uma carga pesada para os departamentos de informática e de suporte:

• Volumes significativamente mais elevados de pedidos ao helpdesk
• Tempos de resolução mais longos por pedido
• Atualizações de documentação laboriosas e repetitivas
• Fraca visibilidade sobre problemas recorrentes relacionados com as ferramentas
• Capacidade limitada de otimizar os custos de suporte ao longo do tempo

Em 2020, 68% dos responsáveis de suporte aos utilizadores afirmaram sentir-se sobrecarregados com o volume de trabalho.

(Fonte: Zendesk)

Um software de e-procurement eficaz com suporte integrado e a pedido reduz o volume de pedidos e permite que as equipas de suporte se concentrem em intervenções de maior valor.

Custos para o próprio departamento de compras

Por fim, a função de compras absorve as consequências operacionais diretas da não digitalização:

• Fraca visibilidade das despesas e controlo de custos
• Gestão deficiente do desempenho dos fornecedores
• Segurança de abastecimento frágil
• Monitorização de riscos inadequada
• Dados pouco fiáveis e rastreabilidade difícil
• Gestão de concursos lenta e propensa a erros

81% dos diretores responsáveis pela transformação digital das compras (em comparação com apenas 61% dos outros líderes) afirmaram que a mudança que o seu papel está a sofrer melhorou a gestão do desempenho dos fornecedores.

(Fonte: SAP Ariba)

C) Os desafios específicos da transformação digital do aprovisionamento

Compreender a importância da digitalização é apenas o primeiro passo. As organizações precisam também de antecipar os obstáculos específicos com que se irão deparar ao empreender a transformação.

Integração de sistemas legados

Um dos desafios técnicos mais recorrentes na digitalização do aprovisionamento é a ligação das novas plataformas de e-procurement aos sistemas empresariais existentes, como ERP (Enterprise Resource Planning), ferramentas financeiras e portais de fornecedores. Muitas organizações têm anos de investimento em infraestruturas legadas. A migração de dados, o mapeamento de processos e a garantia de sincronização em tempo real entre sistemas requerem planeamento cuidadoso e recursos técnicos dedicados. A falta de integração origina silos de dados que comprometem os próprios benefícios que a digitalização pretende proporcionar.

Qualidade e segurança dos dados

O aprovisionamento digital depende de dados fiáveis, íntegros e seguros. Os desafios mais comuns em matéria de dados incluem registos duplicados de fornecedores, categorizações de despesas inconsistentes e dados contratuais incompletos provenientes de sistemas manuais. Ao mesmo tempo, os riscos de cibersegurança cresceram a par da digitalização. A fraude em faturas e as violações de dados são ameaças documentadas em ambientes de aprovisionamento digital, tornando a governação de dados uma componente incontornável de qualquer roteiro de transformação.

Harmonização de processos entre departamentos

O aprovisionamento não funciona de forma isolada. As ordens de compra, os orçamentos, os contratos com fornecedores e as faturas envolvem os departamentos financeiro, jurídico, operacional e de TI. A falta de harmonização de processos entre essas funções é uma das principais causas da fraca adoção das plataformas de aprovisionamento. Quando cada equipa segue regras diferentes ou utiliza ferramentas distintas, o resultado é um fluxo de trabalho fragmentado que o software de aprovisionamento digital não consegue resolver por si só.

Gestão da mudança e adoção pelos utilizadores

Este é o desafio mais frequentemente apontado como a principal razão pela qual os projetos de aprovisionamento digital ficam aquém dos seus objetivos. A implementação de uma nova plataforma não muda automaticamente a forma como as pessoas trabalham. Os colaboradores habituados a folhas de cálculo, aprovações por e-mail ou procedimentos alternativos estabelecidos irão regressar a esses comportamentos, a menos que recebam apoio estruturado ao longo de toda a transição.

30% da vantagem competitiva de uma organização resulta da adoção e da utilização criativa de novas tecnologias pelos colaboradores.

(Fonte: Gartner)

Uma gestão da mudança eficaz para a digitalização do aprovisionamento inclui o envolvimento precoce das partes interessadas, uma comunicação clara do "porquê", formação específica por função e orientação contínua dentro da aplicação. Uma plataforma de adoção digital (DAP) pode desempenhar um papel significativo neste contexto, fornecendo orientação contextual e passo a passo diretamente dentro do software de aprovisionamento, reduzindo os pedidos de suporte e acelerando o tempo de aquisição de competências.

"Uma plataforma de adoção digital é um pouco como um GPS de aplicação, que orienta os utilizadores ao longo dos processos."

Laure Diserens, Digital Learning Manager, HR Path, numa entrevista Lemon Learning a líderes de mudança

Integração de fornecedores e adoção externa

A transformação digital do aprovisionamento não se limita aos próprios sistemas da empresa. Os fornecedores, especialmente os de menor dimensão, têm também de adotar novos portais, normas de faturação eletrónica e protocolos de partilha de dados. A resistência dos fornecedores ou a maturidade digital limitada do lado da oferta pode abrandar significativamente a adoção do e-procurement e reduzir o retorno do investimento interno.

Mensuração do ROI e manutenção do momentum

Muitas organizações têm dificuldade em demonstrar um retorno claro sobre o investimento nas fases iniciais da digitalização do aprovisionamento. Sem KPIs (Indicadores-Chave de Desempenho) robustos associados à redução de despesas, aos tempos de ciclo, às taxas de erro e ao desempenho dos fornecedores, torna-se difícil justificar investimentos adicionais ou manter o patrocínio executivo. A construção de um quadro de medição antes da entrada em produção é uma boa prática frequentemente negligenciada.

D) O papel do software de e-procurement na condução da transformação

As plataformas de software de e-procurement, como Ivalua, Synertrade, SAP Ariba, Jaggaer e Oracle Procurement, constituem a espinha dorsal operacional da digitalização do aprovisionamento. Disponíveis em modelos SaaS (Software as a Service), centralizam os dados dos fornecedores, automatizam os fluxos de trabalho de source-to-pay e fornecem análises em tempo real. A sua adoção acelerou porque o potencial de poupança está bem estabelecido.

30% é a taxa de poupança nas despesas anuais que um software de e-procurement acessível pode gerar.

(Fonte: Claritum)

Gestão de procurement simplificada

As plataformas de e-procurement proporcionam benefícios operacionais imediatos ao centralizar todos os dados e ferramentas de compras num único lugar. As principais funcionalidades incluem:

• Geração automática de ordens de compra e fluxos de aprovação
• Painéis de despesas em tempo real e acompanhamento de orçamentos
• Catálogos de fornecedores e repositórios de contratos centralizados
• Gestão simplificada de concursos e de RFQ (Pedido de Cotação)

Processos de maior qualidade

A normalização é um dos benefícios mais tangíveis do software de e-procurement. Quando todas as partes interessadas, incluindo compradores internos, aprovadores, equipas financeiras e fornecedores externos, operam num único sistema, a conformidade com os processos melhora automaticamente. O efeito a jusante na qualidade dos dados é significativo:

Graças à elevada qualidade de execução dos processos, os departamentos de procurement internacionais registaram duas a três vezes menos erros transacionais.

(Fonte: The Hackett Group)

Inovação e valor estratégico

As ferramentas de e-procurement não substituem o julgamento humano: libertam os profissionais de procurement para se concentrarem nas atividades que o exigem. A integração de RPA (Automação Robótica de Processos), Machine Learning e análise preditiva nas plataformas modernas permite às equipas de procurement:

• Antecipar perturbações no abastecimento antes de ocorrerem
• Colaborar com a I&D (Investigação e Desenvolvimento) na inovação liderada por fornecedores
• Incorporar critérios de RSC diretamente nos processos de sourcing e avaliação de fornecedores
• Gerar relatórios de desempenho em tempo real para o CFO e o comité executivo

E) Como superar o desafio da adoção na digitalização das compras

O software de e-procurement cria a infraestrutura para a transformação, mas os resultados sustentáveis dependem de os colaboradores utilizarem efetivamente as ferramentas conforme previsto. É aqui que muitas organizações investem menos do que deveriam.

As abordagens mais eficazes combinam três elementos:

1. Gestão estruturada da mudança, envolvendo as equipas de procurement, as finanças, as TI e os fornecedores desde o início; comunicando claramente os benefícios; e nomeando responsáveis pela mudança em cada departamento.
2. Formação específica por função, a formação padrão em sala ou em vídeo deteriora-se rapidamente quando os colaboradores utilizam apenas determinados fluxos de trabalho de procurement de forma ocasional. A orientação contextual no posto de trabalho, integrada na própria plataforma, é muito mais durável.
3. Suporte contínuo na aplicação, uma plataforma de adoção digital (DAP) implementada sobre o software de e-procurement pode apresentar instruções passo a passo no momento exato em que o utilizador delas necessita, reduzindo erros, diminuindo os pedidos de suporte e acelerando a proficiência em toda a base de utilizadores.

O guia da Lemon Learning para otimizar o procurement de TI com plataformas de adoção digital explora como esta abordagem funciona na prática, incluindo padrões de implementação para plataformas como o SAP Ariba e o Ivalua.

Para as organizações que pretendem compreender como uma DAP se enquadra num programa de mudança mais amplo, a solução de gestão da mudança da Lemon Learning descreve como a orientação na aplicação