Digitalizzazione degli acquisti: sfide e impatto

La risposta breve: La digitalizzazione degli acquisti migliora le performance aziendali riducendo i costi, automatizzando le attività ripetitive e centralizzando i dati sui fornitori. Ma introduce anche sfide reali: integrazione con i sistemi legacy, resistenza al cambiamento, sicurezza dei dati e scarsa adozione da parte degli utenti. Le aziende che ritardano la transizione rischiano di restare indietro in termini di efficienza dei costi, gestione dei fornitori e agilità competitiva.

A) Perché la digitalizzazione degli acquisti è ora al centro della trasformazione digitale

La digitalizzazione degli acquisti non è più facoltativa. I dipartimenti acquisti si sono evoluti da centri di costo di back-office a partner strategici d'impresa che contribuiscono ai risparmi, alla gestione del rischio, alla RSI (Responsabilità Sociale d'Impresa) e all'innovazione. Questo cambiamento rende gli acquisti un pilastro fondamentale della più ampia strategia di trasformazione digitale di qualsiasi azienda.

La disruption causata dalla pandemia di Covid-19 ha accelerato questa realtà. I fallimenti delle catene di approvvigionamento globali hanno costretto le aziende a riconsiderare le proprie priorità in materia di acquisti, a partire dalla riduzione dei costi e dalla resilienza dei fornitori. I team acquisti che avevano già avviato la digitalizzazione erano in una posizione molto più favorevole per adattarsi: potevano operare da remoto, monitorare il rischio dei fornitori in tempo reale e riallocare le risorse rapidamente.

La trasformazione digitale degli acquisti non è semplicemente un aggiornamento software. È quattro trasformazioni contemporaneamente:

• Trasformazione strategica, che riposiziona gli acquisti come driver di valore
• Trasformazione organizzativa, che ridisegna i flussi di lavoro e la governance
• Trasformazione operativa, che automatizza e standardizza i processi
• Trasformazione umana, che cambia comportamenti, competenze e cultura

La dimensione umana è la più complessa e la più frequentemente sottovalutata. Gli strumenti creano le condizioni per il cambiamento; sono le persone a realizzarlo.

B) Quanto costa davvero rinunciare alla digitalizzazione degli acquisti?

Le aziende che rimandano la digitalizzazione degli acquisti non si limitano a perdere un'opportunità: assorbono costi reali e misurabili in ogni dipartimento che interagisce con il ciclo procure-to-pay.

Costi finanziari

I dipartimenti acquisti potrebbero ridurre i loro costi fino al 30% nelle ETI/PMI (aziende del mercato medio) grazie alla trasformazione digitale.

(Fonte: The Hackett Group)

Senza un procurement digitalizzato, la spesa rimane frammentata tra le business unit, rendendo difficile negoziare sconti sui volumi, applicare le politiche sui fornitori preferiti o identificare le spese non autorizzate. Ognuna di queste lacune ha un costo diretto alla voce di bilancio.

Costi operativi

Il 91% delle PMI e delle aziende del mercato medio nel settore privato che hanno avviato una trasformazione digitale afferma che la digitalizzazione ha permesso loro di aumentare l'efficienza operativa, attraverso la riduzione dei costi, operazioni più affidabili, una migliore gestione del rischio e meno ritardi.

(Fonte: OpinionWay)

Questa cifra sale al 99% per le aziende la cui trasformazione digitale è in una fase avanzata. L'implicazione è diretta: l'efficienza operativa si moltiplica con la maturazione della digitalizzazione.

Costi competitivi

Il 60% delle aziende si aspettava di essere superato dai concorrenti digitalizzati entro tre anni.

(Fonte: IDC, SAP Ariba)

Mentre i team di procurement digitalizzati si concentrano sulla creazione di valore, sull'innovazione dei fornitori, sull'analisi predittiva e sulla conformità ESG (ambientale, sociale e di governance), le aziende non digitalizzate spendono le loro energie per recuperare terreno sui problemi organizzativi di base. Questo divario si amplia nel tempo.

Costi per i dipendenti

La digitalizzazione del procurement è, prima di tutto, una trasformazione umana. I dipendenti in ambienti non digitalizzati assorbono direttamente l'inefficienza:

L'85% dei dipendenti perde almeno una o due ore di produttività a settimana cercando informazioni.

(Fonte: Dynamic Signal)

Senza una soluzione di acquisto digitale centralizzata, i dipendenti gestiscono più sistemi disconnessi, correggono manualmente gli errori di inserimento dati e faticano a trovare informazioni affidabili. Nel tempo, ciò porta al disimpegno e, nei casi peggiori, all'abbandono. Questi costi si estendono oltre il team di procurement a tutti gli stakeholder della supply chain: acquirenti, specificatori e fornitori.

Costi per il dipartimento finanziario

L'assenza di un procurement digitalizzato crea problemi a cascata per il CFO (Chief Financial Officer) e il dipartimento amministrativo e finanziario:

Il 91% dei CFO ritiene che una delle loro principali responsabilità sia identificare e individuare nuove opportunità per creare valore nell'azienda.

(Fonte: Accenture)

Un procurement digitalizzato fornisce al CFO l'infrastruttura di dati necessaria per svolgere quel ruolo. Senza di essa, la funzione finanziaria spende la propria capacità nella manutenzione operativa piuttosto che nella crescita strategica.

Costi per i team di supporto IT

Gli strumenti di procurement non digitalizzati o scarsamente adottati rappresentano un onere pesante per i dipartimenti IT e di supporto:

• Volumi significativamente più elevati di ticket all'helpdesk
• Tempi di risoluzione più lunghi per ogni ticket
• Aggiornamenti della documentazione laboriosi e ripetitivi
• Scarsa visibilità sui problemi ricorrenti legati agli strumenti
• Capacità limitata di ottimizzare i costi di supporto nel tempo

Nel 2020, il 68% dei responsabili del supporto utenti ha dichiarato di sentirsi sopraffatto dal carico di lavoro.

(Fonte: Zendesk)

Un software di e-procurement efficace con supporto integrato e su richiesta riduce i volumi di ticket e consente ai team di supporto di concentrarsi su interventi ad alto valore aggiunto.

Costi per il dipartimento acquisti stesso

Infine, la funzione acquisti assorbe le dirette conseguenze operative della non-digitalizzazione:

• Scarsa visibilità della spesa e controllo dei costi
• Gestione debole delle performance dei fornitori
• Sicurezza fragile della supply chain
• Monitoraggio inadeguato del rischio
• Dati inaffidabili e tracciabilità difficile
• Gestione delle gare d'appalto lenta e soggetta a errori

L'81% dei dirigenti che supervisionano la trasformazione digitale del procurement (rispetto ad appena il 61% degli altri leader) ha affermato che il cambiamento in atto nel proprio ruolo ha migliorato la gestione delle performance dei fornitori.

(Fonte: SAP Ariba)

C) Le sfide specifiche della trasformazione digitale degli acquisti

Capire perché la digitalizzazione è importante è solo il primo passo. Le organizzazioni devono anche anticipare gli ostacoli specifici che incontreranno nel momento in cui intraprenderanno la trasformazione.

Integrazione dei sistemi legacy

Una delle sfide tecniche più ricorrenti nella digitalizzazione degli acquisti è il collegamento delle nuove piattaforme di e-procurement ai sistemi aziendali esistenti, come ERP (Enterprise Resource Planning), strumenti finanziari e portali fornitori. Molte organizzazioni hanno anni di investimenti in infrastrutture legacy. La migrazione dei dati, la mappatura dei processi e la garanzia di sincronizzazione in tempo reale tra i sistemi richiedono una pianificazione attenta e risorse tecniche dedicate. La mancanza di integrazione genera silos di dati che minano i vantaggi stessi che la digitalizzazione dovrebbe portare.

Qualità e sicurezza dei dati

Il procurement digitale dipende da dati affidabili, puliti e sicuri. Le sfide comuni in materia di dati includono record fornitori duplicati, categorizzazioni delle spese incoerenti e dati contrattuali incompleti provenienti da sistemi manuali. Allo stesso tempo, i rischi legati alla cybersecurity sono cresciuti di pari passo con la digitalizzazione. Le frodi sulle fatture e le violazioni dei dati sono minacce documentate negli ambienti di procurement digitale, rendendo la governance dei dati una componente imprescindibile di qualsiasi roadmap di trasformazione.

Armonizzazione dei processi tra i dipartimenti

Il procurement non opera in modo isolato. Gli ordini di acquisto, i budget, i contratti con i fornitori e le fatture coinvolgono i dipartimenti finanza, legale, operations e IT. La mancanza di armonizzazione dei processi tra queste funzioni è una delle principali cause di scarsa adozione delle piattaforme di procurement. Quando ogni team segue regole diverse o utilizza strumenti diversi, il risultato è un flusso di lavoro frammentato che il software di procurement digitale non riesce ad affrontare da solo in modo completo.

Change management e adozione da parte degli utenti

Questa è la sfida più spesso citata come ragione principale per cui i progetti di procurement digitale non raggiungono i loro obiettivi. Implementare una nuova piattaforma non cambia automaticamente il modo in cui le persone lavorano. I dipendenti abituati a fogli di calcolo, approvazioni via email o pratiche consolidate torneranno a quei comportamenti a meno che non ricevano un supporto strutturato durante tutta la transizione.

Il 30% del vantaggio competitivo di un'organizzazione deriva dall'adozione e dall'uso creativo delle nuove tecnologie da parte dei dipendenti.

(Fonte: Gartner)

Un change management efficace per la digitalizzazione degli acquisti include il coinvolgimento precoce degli stakeholder, una comunicazione chiara del "perché", formazione specifica per ruolo e una guida contestuale continua all'interno delle applicazioni. La tecnologia DAP (piattaforma di adozione digitale) può svolgere un ruolo significativo in questo ambito, fornendo una guida contestuale e step-by-step direttamente all'interno del software di procurement, riducendo le richieste di supporto e accelerando il raggiungimento della competenza.

"Una piattaforma di adozione digitale è un po' come un GPS per le applicazioni, che guida gli utenti attraverso i processi."

Laure Diserens, Digital Learning Manager, HR Path, in un'intervista a un change leader di Lemon Learning

Onboarding dei fornitori e adozione esterna

La trasformazione digitale degli acquisti non si ferma ai sistemi interni dell'azienda. Anche i fornitori, in particolare quelli di dimensioni più piccole, devono adottare nuovi portali, standard di fatturazione elettronica e protocolli di condivisione dei dati. La resistenza dei fornitori o una limitata maturità digitale dal lato dell'offerta possono rallentare significativamente l'adozione dell'e-procurement e ridurre il ritorno sull'investimento interno.

Misurazione del ROI e mantenimento dello slancio

Molte organizzazioni faticano a dimostrare un chiaro ritorno sull'investimento nelle prime fasi della digitalizzazione degli acquisti. Senza KPI (Key Performance Indicator) solidi legati alla riduzione della spesa, ai tempi di ciclo, ai tassi di errore e alle performance dei fornitori, diventa difficile giustificare ulteriori investimenti o mantenere la sponsorizzazione del management. Costruire un framework di misurazione prima del go-live è una best practice spesso trascurata. La nostra guida alla misurazione delle performance della strategia IT illustra framework direttamente applicabili a questa sfida.

D) Il ruolo del software di e-procurement nel guidare la trasformazione

Le piattaforme software di e-procurement, come Ivalua, Synertrade, SAP Ariba, Jaggaer e Oracle Procurement, sono la spina dorsale operativa della digitalizzazione degli acquisti. Disponibili in modalità SaaS (Software as a Service), centralizzano i dati dei fornitori, automatizzano i flussi di lavoro source-to-pay e forniscono analisi in tempo reale. La loro adozione si è accelerata perché il potenziale di risparmio è ampiamente dimostrato.

Il 30% è il tasso di risparmio sulle spese annuali che un software di e-procurement accessibile può generare.

(Fonte: Claritum)

Gestione degli acquisti semplificata

Le piattaforme di e-procurement offrono benefici operativi immediati centralizzando tutti i dati e gli strumenti di acquisto in un unico luogo. Le funzionalità principali includono:

• Generazione automatica degli ordini di acquisto e flussi di approvazione
• Dashboard delle spese in tempo reale e monitoraggio del budget
• Cataloghi fornitori centralizzati e archivi dei contratti
• Gestione semplificata delle gare e delle RFQ (Richieste di Offerta)

Processi di qualità superiore

La standardizzazione è uno dei vantaggi più tangibili del software di e-procurement. Quando tutti i soggetti coinvolti, acquirenti interni, responsabili delle approvazioni, team finanziari e fornitori esterni, operano all'interno di un unico sistema, la conformità ai processi migliora automaticamente. L'effetto a valle sulla qualità dei dati è significativo:

Grazie all'elevata qualità dell'esecuzione dei processi, i dipartimenti acquisti internazionali hanno registrato da due a tre volte meno errori transazionali.

(Fonte: The Hackett Group)

Innovazione e valore strategico

Gli strumenti di e-procurement non sostituiscono il giudizio umano, ma liberano i professionisti degli acquisti affinché possano concentrarsi sulle attività che lo richiedono. L'integrazione di RPA (Robotic Process Automation), Machine Learning e analisi predittiva nelle piattaforme moderne consente ai team di acquisto di:

• Anticipare le interruzioni della supply chain prima che si verifichino
• Collaborare con la R&S (Ricerca e Sviluppo) sull'innovazione guidata dai fornitori
• Incorporare i criteri CSR direttamente nei processi di sourcing e di valutazione dei fornitori
• Generare report sulle performance in tempo reale per il CFO e il comitato esecutivo

E) Come superare la sfida dell'adozione nel procurement digitale

Il software di e-procurement crea l'infrastruttura per la trasformazione, ma i risultati sostenibili dipendono dal fatto che i dipendenti utilizzino effettivamente gli strumenti come previsto. È qui che molte organizzazioni investono troppo poco.

Gli approcci più efficaci combinano tre elementi:

1. Gestione strutturata del cambiamento, coinvolgendo i team acquisti, la finanza, l'IT e i fornitori sin dall'inizio; comunicando chiaramente i vantaggi; e nominando dei promotori del cambiamento all'interno di ogni dipartimento.
2. Formazione specifica per ruolo, la formazione standard in aula o tramite video decade rapidamente quando i dipendenti utilizzano determinati flussi di lavoro degli acquisti solo occasionalmente. La guida contestuale e sul lavoro, integrata direttamente nella piattaforma, è di gran lunga più duratura.
3. Supporto continuo nell'applicazione, una piattaforma di adozione digitale distribuita sopra il software di e-procurement può mostrare procedure guidate passo dopo passo nel momento esatto in cui l'utente ne ha bisogno, riducendo gli errori, diminuendo i ticket di supporto e accelerando la competenza nell'intera base di utenti.

La guida di Lemon Learning all'ottimizzazione del procurement IT con le piattaforme di adozione digitale esplora come funziona questo approccio nella pratica, inclusi i modelli di distribuzione per piattaforme come SAP Ariba e Ivalua.

Per le organizzazioni che desiderano comprendere come una piattaforma di adozione digitale si inserisce in un programma di cambiamento più ampio, la soluzione di change management di Lemon Learning illustra come la guida nell'applicazione accelera l'adozione nelle implementazioni di software enterprise.

Questo articolo è il primo capitolo di una serie tratta dal nostro white paper sulla digitalizzazione degli acquisti. Per accedere al white paper completo, iscriviti qui sotto e te lo invieremo via email.