Adoção Digital: O Segredo para um Aprovisionamento Bem-Sucedido

Quando a crise da Covid-19 surgiu, as equipas de aprovisionamento em todo o mundo deixaram de ser vistas apenas como entidades de redução de custos e passaram a ocupar um papel verdadeiramente estratégico para o negócio. Foi o catalisador perfeito para uma transformação de toda a indústria, a uma velocidade sem precedentes.

De um dia para o outro, os líderes de aprovisionamento facilitaram o trabalho remoto, investiram em novas ferramentas e formaram utilizadores e fornecedores à distância. Muitas organizações, porém, não estavam preparadas para esta transformação nem para a jornada que ela implica.

A transformação digital é condição necessária para um aprovisionamento bem-sucedido, mas não é suficiente por si só. Protege os seus processos? Demonstra o valor acrescentado das suas soluções de compra?

A resposta está na adoção digital. Nas secções seguintes, explicamos de que forma ela pode fazer a diferença.

O Novo Mundo do Aprovisionamento Digital

Os avanços tecnológicos trouxeram as cadeias de abastecimento para o futuro. A seleção estratégica é mais preditiva, o aprovisionamento transacional é mais automatizado, e a gestão de fornecedores é mais proativa.
(Fonte: Deloitte)

As soluções de aprovisionamento digital oferecem hoje dados anteriormente indisponíveis: organizam grandes conjuntos de dados, promovem análises mais complexas e melhores estratégias com fornecedores, e permitem operações globais mais eficientes. Contudo, novas soluções e novos dados não têm significado sem a formação adequada para os utilizar.

O argumento a favor do aprovisionamento digital é inegável. Embora já tenham sido feitos progressos significativos, simplificando atividades, automatizando tarefas intensivas, aumentando a eficiência e reduzindo custos, investir em novas ferramentas é apenas metade do caminho.

Consegue provar o valor acrescentado das suas soluções? É capaz de apresentar um ROI quantitativo e qualitativo?

O ROI definitivo no aprovisionamento digital é difícil de medir, pois grande parte do seu valor provém de fatores complexos e difíceis de quantificar, como a satisfação do utilizador, a eficiência dos processos, a gestão de riscos e a qualidade dos fornecedores selecionados. A questão fundamental continua a ser o ROI e o valor acrescentado que consegue demonstrar.

As Consequências de um Aprovisionamento Ineficaz

Software de compra mal utilizado ou não utilizado pode resultar numa perda calculada de 15 milhões de euros por ano.
(Fonte: Lemon Learning, inquérito a clientes)

Um cliente do setor da energia experienciou um uso indevido e generalizado do seu software de aprovisionamento, devido a desafios relacionados com a integração e a formação.

Com a plataforma de adoção digital da Lemon Learning, esse cliente aumentou o envolvimento de uma parte significativa dos seus utilizadores, graças a formação realizada diretamente no software de aprovisionamento, sem nunca sair das ferramentas. Uma formação completa, interativa e autónoma, integrada no próprio contexto de trabalho.

Este exemplo ilustra os impactos potencialmente graves para uma empresa quando os processos de aprovisionamento falham. Os processos tradicionais e demorados, juntamente com métodos de formação desatualizados, já não são suficientes para responder à evolução do mercado atual. É hora de deixar de lado as folhas de cálculo e descobrir a adoção digital.

Impulsione o Aprovisionamento Digital com Adoção Digital

Baseado na cloud, SaaS ou alojado internamente? Quer seja Coupa, SAP Ariba, Ivalua, Oracle, Sage, Infor, Synertrade, ServiceNow, Workday ou qualquer outro sistema de aprovisionamento, uma plataforma de adoção digital oferece orientação passo a passo desde o momento em que os utilizadores entram nas suas ferramentas. Eis o que pode esperar:

• Melhor desempenho em qualquer solução de aprovisionamento
• Formação padronizada e personalizável para aprovisionamento
• Análises qualitativas e quantitativas para demonstrar o ROI

O seu departamento de compras e os seus fornecedores precisam de alcançar o estado de adoção digital em todas as suas soluções de aprovisionamento. A adoção de software impacta diretamente a qualidade de cada processo de aprovisionamento e o desempenho geral da sua empresa. Mas o que significa isso concretamente?

Melhore a Formação e a Integração com uma Plataforma de Adoção Digital

Os métodos tradicionais de formação estão a tornar-se rapidamente incompatíveis com as atuais estruturas de trabalho. A transformação digital, especialmente no aprovisionamento digital, exige soluções mais inovadoras.

Desde a seleção do produto à disponibilidade, passando pelo envio de ordens de compra aos fornecedores, todas estas tarefas foram substituídas por processos digitais simplificados que exigem uma formação igualmente digital. Porquê recorrer ainda a PDFs, manuais em papel ou sessões presenciais descontextualizadas?

Aumente o Envolvimento dos Colaboradores com a Metodologia "Aprender Fazendo"

Com uma plataforma de adoção digital e a metodologia "Aprender Fazendo", os utilizadores integram-se, formam-se e trabalham exatamente ao mesmo tempo. Também conhecida como "aprendizagem ativa", esta abordagem facilita o envolvimento no processo de aprendizagem e permite aos utilizadores construir o seu próprio conhecimento, passo a passo.

Em conjunto com esta metodologia, uma plataforma de adoção digital recorre também à microaprendizagem:

• Formação transformada em micro-objetivos
• Módulos de formação de 30 segundos a 3 minutos
• Pequenas sessões de informação frequentes, ativadas pelo utilizador
• Informação simples e direcionada

Desafios na Formação para o Aprovisionamento

1. Uso esporádico das ferramentas. As soluções de aprovisionamento e compra não são utilizadas todos os dias, o que pode gerar más práticas e uso incorreto. Com uma plataforma de adoção digital, é possível criar e distribuir fluxos de trabalho em guias interativos para cada processo de aprovisionamento, garantindo orientação sempre que os utilizadores executam uma tarefa, com total autonomia e acesso 24/7.
2. Perda de tempo e produtividade. Os utilizadores perdem tempo e foco ao saltar entre plataformas. Um estudo da Pegasystems Inc. revelou que os colaboradores mudam de aplicação mais de 1.100 vezes por dia, o que afeta negativamente a produtividade. Como uma plataforma de adoção digital se integra com o software existente como uma segunda pele, os utilizadores trabalham e aprendem em simultâneo, com menos distrações e menos frustrações digitais.
3. Resistência à mudança. A transformação digital é um período de incerteza, nova formação e processos desconhecidos. É importante não esquecer o elemento humano durante todo o processo. Com uma plataforma de adoção digital, é possível manter contacto com os utilizadores através de funcionalidades como mensagens na aplicação e notificações push direcionadas.
4. Apoio contínuo durante a mudança. A implementação de qualquer novo software exige gestão da mudança antes, durante e após o deployment. Isso implica apoiar os utilizadores na identificação das suas lacunas, assegurar nova formação, manter comunicação constante e promover uma cultura empresarial orientada para a mudança.

Análises da Lemon Learning: Prove o Valor das Suas Soluções de Aprovisionamento

Com as análises da Lemon Learning, demonstre o valor acrescentado das suas soluções de aprovisionamento com dados quantitativos e qualitativos em tempo real sobre o desempenho dos utilizadores. Utilize essas análises para melhorar o ROI e orientar os seus próximos investimentos em aprovisionamento digital:

• Monitorize vários projetos ao mesmo tempo
• Visão geral do dashboard intuitivo
• Biblioteca de guias interativos
• Notificações push (modelos disponíveis)
• Tooltips
• Inquéritos

Quer saber mais sobre o valor da adoção digital? Entre em contacto para obter ajuda na melhoria da experiência dos seus utilizadores.