Come creare una procedura operativa per i tuoi software: 3 passaggi pratici

I vostri utenti faticano a padroneggiare gli strumenti digitali e non sapete come guidarli? SIRH, CRM, SI Acquisti, ERP, Digital Workplace: se i software aziendali sono al loro apogeo, non sempre vengono utilizzati correttamente dai collaboratori. La soluzione si chiama procedura operativa.

Parte integrante del Sistema di Gestione della Qualità, una procedura operativa serve a spiegare come eseguire un'azione passo dopo passo. Nel caso di un software, la procedura operativa accompagna il collaboratore nella presa in mano di uno strumento digitale.

Ma come creare una procedura operativa per i vostri software, concretamente? E soprattutto, come renderla davvero efficace?

La risposta in 3 semplici passaggi: individuare, creare, misurare. In più, vi spieghiamo come creare una procedura operativa su misura direttamente integrata nei vostri software.

Procedura operativa: cosa dovete sapere

Prima di entrare nel vivo dell'argomento, iniziamo col definire cos'è una procedura operativa e a cosa serve.

Cos'è una procedura operativa?

La procedura operativa (o modus operandi in latino) descrive il modo di operare. Solitamente formalizzata in un documento, mira a spiegare in modo preciso come realizzare un'attività passo dopo passo. In altre parole, è una serie di istruzioni che risponde alla domanda: "Come fare per...?".

Perché creare una procedura operativa per un software?

Creare una procedura operativa è fondamentale per aiutare i collaboratori a padroneggiare i software implementati in azienda.

Padroneggiare le basi e le sfumature degli strumenti digitali richiede tempo e pratica. Gli utenti hanno bisogno di essere accompagnati prima di poter operare in autonomia. La procedura operativa funge quindi da guida per muovere i primi passi su un nuovo software.

Ecco alcuni esempi concreti di procedure operative per software aziendali:

• Come creare workflow intelligenti su SAP?
• Come visualizzare gli indicatori HR su Cornerstone?
• Come creare un canale di discussione su Microsoft Teams?

Ora che le basi sono chiare, passiamo alla pratica: come creare una procedura operativa efficace in 3 passaggi.

1. Identificate i bisogni di accompagnamento sui software

Tutto parte dai bisogni degli utenti. La procedura operativa deve rispondere a una necessità precisa, quindi è utile porsi alcune domande preliminari:

• Quali sono i punti di blocco più frequenti sui software?
• Quali funzionalità creano maggiori difficoltà?
• Quali sono i diversi livelli di padronanza digitale tra i collaboratori?

Partire da queste domande permette di definire le priorità e di creare procedure operative che rispondano a bisogni reali.

2. Create il contenuto della vostra procedura operativa

Per creare una procedura operativa efficace, è fondamentale mettersi nei panni degli utenti.

Tracciate il percorso dell'utente passo dopo passo e spiegate ogni fase con chiarezza. Puntate sulla semplicità: i collaboratori devono capire come padroneggiare il software rapidamente, per diventare autonomi e produttivi nel minor tempo possibile.

Come creare una procedura operativa per un software con Lemon Learning

Volete aiutare i collaboratori a consultare il piano teorico su SMARTRH, a creare una nuova opportunità su Salesforce o a gestire i segnalibri su Oracle? Fatelo direttamente dal vostro software.

Con Lemon Learning, non è più necessario dedicare ore alla creazione di una procedura operativa. Grazie alla nostra piattaforma di adozione digitale, è possibile creare la procedura operativa dall'interno del software in pochi clic. La natura evolutiva di Lemon Learning consente inoltre di creare, modificare e aggiornare le procedure operative allo stesso ritmo degli aggiornamenti software, senza dover ripartire da zero a ogni nuova versione.

Un ulteriore vantaggio: le procedure operative possono essere personalizzate in base a criteri come la lingua, il reparto o il ruolo dell'utente.

3. Diffondete e valutate l'utilizzo della vostra procedura operativa

Una volta creata la procedura operativa, è il momento di condividerla con i collaboratori. Comunicate la sua disponibilità e il suo valore aggiunto per incoraggiarne l'utilizzo. L'obiettivo è aumentare il coinvolgimento sugli strumenti digitali.

Poiché una procedura operativa è efficace solo se viene effettivamente utilizzata, è essenziale misurarne l'adozione nel tempo.

Come rendere efficace una procedura operativa? Sfruttate i dati

Per valutare l'efficacia della procedura operativa, scegliete indicatori di performance precisi. Ecco alcuni esempi utili:

• Il tasso di consultazione della procedura operativa da parte dei collaboratori.
• L'evoluzione del numero di errori nei processi interni.
• La riduzione degli errori nei dati inseriti nei software.
• L'evoluzione del numero di richieste di supporto.

Con Lemon Learning, la funzionalità statistica integrata nella soluzione permette di accedere al tasso di consultazione delle procedure operative interattive e di identificare i formati più apprezzati dagli utenti. Questi dati consentono di adattare e ottimizzare continuamente le procedure operative in base alle esigenze reali dei collaboratori.

Ora sapete come creare una procedura operativa per i vostri software passo dopo passo. Nell'era della trasformazione digitale, accompagnare i collaboratori nell'utilizzo degli strumenti è più che mai indispensabile: dalla performance all'ottimizzazione dei costi, fino all'esperienza digitale quotidiana, le procedure operative rimangono uno strumento di valore concreto.