Como criar um modo operatório para os seus softwares?

Os seus utilizadores têm dificuldade em dominar as suas ferramentas digitais e não sabe como orientá-los? SIRH, CRM, SI Compras, ERP, Digital Workplace: se os softwares empresariais estão no seu apogeu, nem sempre são (bem) utilizados pelos colaboradores. Então como proceder? Duas palavras: modo operatório.

Parte integrante do Sistema de Gestão da Qualidade, um modo operatório serve para explicar como executar uma ação passo a passo. No caso de um software, o modo operatório tem como objetivo acompanhar o colaborador na utilização de uma ferramenta digital.

Mas como criar um modo operatório para os seus softwares, concretamente? E sobretudo, como criar um modo operatório eficaz?

A resposta em 3 etapas simples: identificar, criar, medir.

(E como bónus, explicamos-lhe como criar um modo operatório à medida integrado nos seus softwares!)

Modo operatório: o que precisa de saber

Antes de entrar no vivo do assunto (como criar um modo operatório), comecemos por definir o que é um modo operatório e para que serve.

O que é um modo operatório?

O modo operatório (ou modus operandi para os amantes do latim) é a forma de operar. Frequentemente formalizado através de um documento, tem como objetivo explicar de forma precisa como realizar uma atividade passo a passo. Por outras palavras, o modo operatório é um conjunto de instruções que responde à seguinte pergunta: "Como fazer para...?".

Mas qual é o interesse em criar tais instruções de trabalho para os seus softwares?

Porquê criar um modo operatório para software?

Criar um modo operatório é fundamental para ajudar os colaboradores a dominar corretamente os softwares implementados na sua empresa.

Se já viu uma criança dar os primeiros passos, provavelmente reparou que os seus primeiros passos nunca são tão fluidos e seguros como os de um adulto. Com os softwares, é mais ou menos o mesmo: dominar as bases e as subtilezas das ferramentas digitais requer tempo e prática. É necessário ser acompanhado nestas ferramentas para as dominar de forma autónoma. O modo operatório serve assim de base aos utilizadores para darem os primeiros passos nas suas novas ferramentas.

Eis alguns exemplos de modos operatórios para softwares:

• Como criar fluxos de trabalho inteligentes no SAP?
• Como visualizar os indicadores de RH no Cornerstone?
• Como criar um canal de discussão no Microsoft Teams?

Agora que já sabe tudo, passemos à prática. Descubra como criar um modo operatório eficaz para formar os seus colaboradores nos softwares em 3 etapas.

1. Identifique as necessidades de acompanhamento nos softwares

Em matéria de software, tudo parte das necessidades dos utilizadores. O modo operatório deve, portanto, responder a uma necessidade precisa dos seus utilizadores.

• Quais são os pontos de bloqueio que identifica nos softwares?
• Quais são as funcionalidades que causam mais problemas?
• Quais são os diferentes níveis de domínio das ferramentas digitais entre os seus utilizadores?

Eis algumas questões que podem ajudá-lo a determinar as necessidades em matéria de modos operatórios. Mas qual é a próxima etapa?

2. Crie o conteúdo do seu modo operatório

Deseja criar um procedimento operacional eficaz? Então coloque-se no lugar dos seus utilizadores!

Comece por traçar o percurso dos seus utilizadores passo a passo e explique cada etapa. Para a criação dos conteúdos, seja simples: seja claro e conciso. Trata-se de um exercício pedagógico. Os seus utilizadores devem compreender como dominar o seu software e tirar partido dele de forma simples, para serem autónomos e eficientes rapidamente. Precisa de um exemplo mais concreto?

Como criar um procedimento operacional para um software com o Lemon Learning

Deseja criar um procedimento operacional para ajudar os seus colaboradores a consultar o seu planeamento teórico no SMARTRH, a criar uma nova oportunidade no Salesforce, ou ainda a gerir os marcadores no Oracle? Faça-o a partir do seu software!

Com o Lemon Learning, já não é necessário passar horas a criar o seu procedimento operacional. Graças à nossa solução de adoção digital, pode criar o seu procedimento operacional a partir dos seus softwares em apenas alguns cliques. A natureza evolutiva do Lemon Learning permite-lhe criar, modificar e atualizar os seus procedimentos operacionais ao mesmo ritmo que os seus softwares! A partir de agora, não terá de criar um novo procedimento operacional a cada atualização ou nova funcionalidade.

A vantagem adicional? Pode personalizar os seus procedimentos operacionais de acordo com critérios como o idioma, o departamento ou ainda a função dos seus utilizadores! Então, quem disse que os procedimentos operacionais tinham de ser um suplício?

3. Divulgue e avalie a utilização do seu procedimento operacional

Uma vez criado o seu procedimento operacional, é altura de o divulgar junto dos seus colaboradores! Comunique a sua criação e o seu valor acrescentado de forma a encorajar os seus colaboradores a utilizá-lo para dominar o seu software mais facilmente. Objetivo: envolvimento com as ferramentas digitais! Mas ainda não acabou.

ROI, querido ROI, o que faríamos sem ele? Porque um procedimento operacional nunca é tão eficaz como quando é utilizado, é essencial medir a utilização do seu procedimento operacional pelos colaboradores.

Como criar um procedimento operacional eficaz? Utilize os dados

Para criar um procedimento operacional verdadeiramente eficaz, é essencial medir os resultados da sua implementação. Para isso, escolha indicadores de desempenho precisos que lhe permitam saber se o seu procedimento operacional cumpre as suas promessas.

Eis alguns exemplos de indicadores de desempenho para medir a eficácia do seu procedimento operacional.

• A taxa de consulta do procedimento operacional pelos colaboradores.
• A evolução do número de erros nos processos internos.
• A redução dos erros de dados introduzidos nos softwares.
• A evolução do número de pedidos de suporte.

Com o Lemon Learning, pode precisamente medir a eficácia dos seus procedimentos operacionais graças aos dados. A partir da nossa solução, a funcionalidade estatística permite-lhe aceder à taxa de consulta dos seus procedimentos operacionais interativos e aos formatos mais apreciados pelos seus utilizadores. Resultado? Os dados permitem-lhe adaptar os seus procedimentos operacionais aos colaboradores e otimizá-los continuamente.

Agora já sabe como criar um procedimento operacional para os seus softwares passo a passo! E como terá compreendido, criar um procedimento operacional eficaz: é possível e acessível! Na era da transformação digital, é mais do que nunca indispensável acompanhar os colaboradores nos seus softwares para os ajudar a desenvolver as suas competências digitais. Da performance à otimização de custos, passando pela experiência digital dos colaboradores, os procedimentos operacionais continuam a ser sempre indispensáveis.