Como Criar um Modo Operatório para os Seus Softwares

Os seus utilizadores têm dificuldade em dominar as ferramentas digitais e não sabe como orientá-los? SIRH, CRM, SI Compras, ERP, Digital Workplace: os softwares empresariais estão no seu apogeu, mas nem sempre são bem utilizados pelos colaboradores. A resposta passa por duas palavras: modo operatório.

Parte integrante do Sistema de Gestão da Qualidade, um modo operatório serve para explicar como executar uma ação passo a passo. No caso de um software, o seu objetivo é acompanhar o colaborador na utilização de uma ferramenta digital.

Mas como criar um modo operatório para os seus softwares, concretamente? E, sobretudo, como garantir que é eficaz?

A resposta em 3 etapas simples: identificar, criar, medir. E como bónus, explicamos como criar um modo operatório à medida integrado diretamente nos seus softwares.

Modo operatório: o que precisa de saber

Antes de entrar em detalhe sobre como criar um modo operatório, convém definir o conceito e perceber para que serve.

O que é um modo operatório?

O modo operatório (ou modus operandi, para os amantes do latim) é a forma de operar. Frequentemente formalizado num documento, tem como objetivo explicar de forma precisa como realizar uma atividade passo a passo. Por outras palavras, é um conjunto de instruções que responde à pergunta: "Como fazer para...?".

Mas qual é o interesse em criar estas instruções de trabalho para os seus softwares?

Porquê criar um modo operatório para software?

Criar um modo operatório é fundamental para ajudar os colaboradores a dominar corretamente os softwares implementados na empresa. Dominar as bases e as subtilezas das ferramentas digitais requer tempo e prática. O modo operatório serve de guia para que os utilizadores deem os primeiros passos com segurança e ganhem autonomia rapidamente.

Eis alguns exemplos concretos de modos operatórios para softwares:

• Como criar fluxos de trabalho inteligentes no SAP?
• Como visualizar os indicadores de RH no Cornerstone?
• Como criar um canal de discussão no Microsoft Teams?

Agora que o conceito está claro, passemos à prática.

1. Identifique as necessidades de acompanhamento nos softwares

Em matéria de software, tudo parte das necessidades dos utilizadores. O modo operatório deve, por isso, responder a uma necessidade precisa e real. Para a identificar, comece por responder a estas questões:

• Quais são os pontos de bloqueio que identifica nos softwares?
• Quais são as funcionalidades que causam mais problemas?
• Quais são os diferentes níveis de domínio das ferramentas digitais entre os utilizadores?

Esta análise prévia permite centrar os esforços onde o impacto é maior e evitar criar modos operatórios que ninguém consulta.

2. Crie o conteúdo do seu modo operatório

Deseja criar um modo operatório eficaz? Coloque-se no lugar dos seus utilizadores. Trace o percurso passo a passo e explique cada etapa de forma clara e concisa. Trata-se de um exercício pedagógico: os colaboradores devem conseguir dominar o software e tirar partido dele de forma autónoma e eficiente, sem necessitar de apoio adicional.

Como criar um modo operatório para um software com a Lemon Learning

Precisa de ajudar os seus colaboradores a consultar o planeamento no SMARTRH, a criar uma nova oportunidade no Salesforce ou a gerir marcadores no Oracle? Com a Lemon Learning, pode criar o modo operatório diretamente a partir do software em questão, em apenas alguns cliques.

A natureza evolutiva da solução permite criar, modificar e atualizar os modos operatórios ao mesmo ritmo das atualizações dos softwares, sem ter de recomeçar do zero a cada nova versão ou funcionalidade. Pode ainda personalizar os conteúdos de acordo com critérios como o idioma, o departamento ou a função dos utilizadores.

3. Divulgue e avalie a utilização do seu modo operatório

Uma vez criado o modo operatório, é altura de o divulgar junto dos colaboradores. Comunique o seu valor acrescentado de forma a encorajar a sua utilização e a promover o envolvimento com as ferramentas digitais.

Mas o trabalho não termina aqui. Um modo operatório nunca é tão eficaz como quando é realmente utilizado, por isso é essencial medir os resultados da sua implementação.

Como garantir a eficácia do modo operatório? Utilize os dados

Escolha indicadores de desempenho precisos que lhe permitam avaliar se o modo operatório cumpre os seus objetivos. Eis alguns exemplos:

• Taxa de consulta do modo operatório pelos colaboradores.
• Evolução do número de erros nos processos internos.
• Redução dos erros de dados introduzidos nos softwares.
• Evolução do número de pedidos de suporte.

Com a Lemon Learning, pode medir a eficácia dos seus modos operatórios diretamente na plataforma. A funcionalidade estatística permite aceder à taxa de consulta dos modos operatórios interativos e identificar os formatos mais apreciados pelos utilizadores. Estes dados permitem adaptar e otimizar os conteúdos de forma contínua.

Agora já sabe como criar um modo operatório para os seus softwares em 3 etapas. Na era da transformação digital, acompanhar os colaboradores nas suas ferramentas é indispensável para desenvolver competências digitais, melhorar a performance e otimizar custos. Os modos operatórios continuam a ser um elemento central dessa estratégia.