Como criar um tutorial para o seu SI Compras: guia passo a passo

Sabia que 43% dos colaboradores têm a sensação de que em breve não terão as competências necessárias para exercer a sua profissão de forma adequada (fonte: Cegos)?

Se se pergunta de que forma isso diz respeito à função Compras, a resposta é simples: os seus colaboradores e fornecedores precisam de ser acompanhados no desenvolvimento das suas competências face à digitalização da função Compras. Quer tenha um software de gestão, de e-sourcing ou de e-procurement, dominar o SI Compras tornou-se indispensável para as equipas.

Os tutoriais são uma resposta particularmente adequada a este desafio. Seja para ensinar as suas equipas a selecionar um orçamento no Ivalua, publicar uma grelha para um projeto no Synertrade ou adicionar linhas de encomenda no Oracle, os tutoriais permitem guiar os seus utilizadores passo a passo até dominarem a ferramenta.

A Lemon Learning explica como criar um tutorial para o seu SI Compras em três passos concretos.

Passo 1: Identificar as necessidades e determinar os objetivos do tutorial

Um tutorial eficaz começa sempre pelas necessidades reais dos utilizadores. Antes de criar qualquer conteúdo, coloque as perguntas certas: porque precisa este tutorial de existir?

Ao identificar claramente as necessidades dos seus utilizadores, poderá definir objetivos precisos para o tutorial. Por exemplo, pode criar um tutorial com o objetivo de:

• favorecer a automatização dos processos de aprovisionamento no software de e-procurement;
• facilitar a gestão de concursos no software de e-sourcing;
• centralizar dados no SI Compras e reduzir erros humanos;
• envolver os utilizadores com a ferramenta e aumentar a produtividade;
• reduzir os custos de suporte aplicacional e de formação em software.

Exemplo prático: identificar necessidades para um tutorial Ivalua

Tomemos o caso do SI Compras Ivalua. Para identificar as necessidades dos seus utilizadores, comece por responder a estas perguntas:

• Quais são as funcionalidades indispensáveis de dominar?
• Quais as funcionalidades do Ivalua que causam mais dificuldades?
• Quais são os erros mais comuns identificados na ferramenta?

Com base nessas respostas, poderá definir objetivos concretos para o tutorial. Por exemplo, ajudar os utilizadores a:

• criar um contrato;
• avaliar compras;
• pesquisar pedidos de compra;
• criar um pedido de compra AMOA;
• enviar uma encomenda a um fornecedor.

Passo 2: Criar o tutorial para o SI Compras

Antes de começar a redigir, consulte as suas equipas para recolher eventuais conteúdos já existentes. Apoiar-se em documentação interna poupa tempo e garante coerência.

Explique depois cada etapa do procedimento de forma clara e sequencial. Para tornar o tutorial mais envolvente, utilize conteúdos visuais como imagens, GIFs ou vídeos.

Assim que o tutorial estiver criado, passe à fase de teste: reúna um grupo de utilizadores, peça-lhes que sigam o tutorial e recolha os seus comentários. Estes ajustes antes da divulgação são essenciais para garantir a eficácia do conteúdo.

Exemplo prático: criar um tutorial passo a passo para o Synertrade

Com a Lemon Learning, pode criar tutoriais para o Synertrade sem qualquer necessidade de competências técnicas. Diretamente a partir do software, basta seguir o procedimento que pretende explicar etapa por etapa. É possível criar tutoriais para:

• criar e instalar um plano de ação;
• publicar uma grelha para um projeto;
• criar e personalizar um questionário;
• criar um novo contacto de fornecedor;
• consultar as tarefas pendentes.

Para além disso, o Lemon Learning permite oferecer uma nova experiência digital aos utilizadores: tutoriais envolventes, personalizados e sempre atualizados. A solução permite:

• criar, modificar e atualizar tutoriais em apenas alguns cliques, acompanhando a evolução do SI Compras;
• personalizar os tutoriais por língua, função ou departamento;
• comunicar com os utilizadores diretamente a partir do SI Compras através de notificações push.

Os utilizadores acedem aos tutoriais diretamente a partir do SI Compras, em tempo real e sempre que precisam, 24 horas por dia, 7 dias por semana.

Passo 3: Medir o ROI do seu tutorial

O último passo é medir os resultados. Para isso, defina indicadores de desempenho (KPI) alinhados com os objetivos estabelecidos no Passo 1. Um tutorial eficaz deve:

• responder às necessidades identificadas e aos objetivos definidos inicialmente;
• promover uma melhor utilização do SI Compras;
• melhorar a experiência digital e aumentar o envolvimento dos utilizadores.

Graças à funcionalidade de análise estatística do Lemon Learning, pode medir o ROI dos seus tutoriais diretamente a partir do SI Compras: taxa de consulta, percurso dos utilizadores e muito mais.

Criar um tutorial não tem de ser uma tarefa complexa. Com soluções como o Lemon Learning, é possível criar guias interativos em poucos cliques, disponíveis para os utilizadores em tempo real e adaptados às suas necessidades. O resultado? Independentemente de ter uma solução de gestão, de e-procurement ou de e-sourcing, favorece a adoção do SI Compras, aumenta o envolvimento dos utilizadores e reduz os custos de suporte.