Come creare un tutorial per il vostro SI Acquisti: 3 fasi operative

Il 43% dei collaboratori ha la sensazione che presto non avrà più le competenze necessarie per svolgere correttamente il proprio lavoro (fonte: Cegos). Un dato che riguarda da vicino anche la funzione Acquisti.

I vostri collaboratori e fornitori hanno bisogno di essere accompagnati nello sviluppo delle competenze digitali, di fronte alla digitalizzazione della funzione Acquisti. Che abbiate un software di pilotaggio, di e-sourcing o di e-procurement, padroneggiare il proprio SI Acquisti è ormai indispensabile per i team.

I tutorial sono uno strumento particolarmente adatto a questo scopo. Che si tratti di insegnare ai vostri team come selezionare un budget su Ivalua, pubblicare una griglia su Synertrade o aggiungere righe d'ordine su Oracle, i tutorial vi permettono di guidare i vostri utenti passo dopo passo nella presa in mano del SI Acquisti.

Lemon Learning vi spiega come creare un tutorial per il vostro SI Acquisti in tre fasi concrete.

Fase 1: Identificare i bisogni e definire gli obiettivi del tutorial

Volete creare un tutorial efficace? Partite dai bisogni reali dei vostri utenti.

Chiedetevi perché volete creare un tutorial per formare gli utenti al SI Acquisti: quali sono le lacune alla base di questa formazione al software? Identificando chiaramente i bisogni, potrete definire obiettivi precisi. Ad esempio, potete scegliere di creare un tutorial per:

• favorire l'automazione dei processi di approvvigionamento sul software di e-procurement;
• facilitare la gestione dei bandi di gara sul software di e-sourcing;
• centralizzare i dati sul SI Acquisti riducendo gli errori umani;
• formare gli utenti affinché siano più autonomi e performanti sul loro strumento;
• ridurre i costi di supporto applicativo e di formazione.

Esempio pratico: identificare i bisogni per un tutorial su Ivalua

Prendete come riferimento il SI Acquisti Ivalua. Per identificare i bisogni dei vostri utenti, iniziate a porvi queste domande:

• Quali sono le funzionalità indispensabili da padroneggiare?
• Quali funzionalità di Ivalua creano più difficoltà agli utenti?
• Quali sono gli errori più frequenti riscontrati sul software?

Una volta identificati i bisogni, potrete definire gli obiettivi del tutorial. Ad esempio, aiutare gli utenti a:

• creare un contratto;
• valutare degli acquisti;
• ricercare richieste di acquisto;
• creare una richiesta di acquisto AMOA;
• inviare un ordine a un fornitore.

Fase 2: Creare il tutorial per il vostro SI Acquisti

Prima di iniziare a scrivere, consultate i vostri team per raccogliere eventuali contenuti già esistenti. Basarsi su documentazione già disponibile vi farà risparmiare tempo e garantirà la coerenza delle informazioni.

Passate poi alla redazione vera e propria, spiegando ogni passaggio della procedura in modo chiaro e sequenziale. Per rendere il tutorial più efficace, integrate contenuti visivi: immagini, GIF o video.

Una volta creato il tutorial, testatelo con un gruppo di utenti reali. I loro feedback vi permetteranno di apportare le correzioni necessarie prima della diffusione definitiva.

Esempio pratico: creare un tutorial passo dopo passo su Synertrade

Con Lemon Learning, potete creare guide interattive direttamente all'interno del software Synertrade, senza necessità di competenze tecniche. Seguite semplicemente la procedura che volete spiegare e la piattaforma la trasforma in un tutorial passo dopo passo. Potete creare tutorial per:

• creare e installare un piano d'azione;
• pubblicare una griglia per un progetto;
• creare e personalizzare un questionario;
• aggiungere un nuovo contatto fornitore;
• consultare le proprie attività in sospeso.

Con Lemon Learning potete anche offrire una nuova esperienza digitale ai vostri utenti: guide coinvolgenti, personalizzate e sempre aggiornate. La soluzione vi consente di:

• creare, modificare e aggiornare i tutorial in pochi clic, in base alle evoluzioni del SI Acquisti;
• personalizzare i contenuti per lingua, ruolo o reparto;
• comunicare con gli utenti direttamente dal SI Acquisti tramite notifiche push.

Il punto di forza principale? Gli utenti accedono ai tutorial direttamente dal loro SI Acquisti, in tempo reale e 24 ore su 24, 7 giorni su 7, nel momento in cui ne hanno effettivamente bisogno.

Fase 3: Misurare il ROI del vostro tutorial

L'ultima fase consiste nel misurare i risultati ottenuti. Stabilite degli indicatori di prestazione (KPI) collegati agli obiettivi definiti nella prima fase, per valutare se il tutorial:

• risponde ai bisogni identificati e raggiunge gli obiettivi prefissati;
• migliora l'utilizzo del SI Acquisti da parte degli utenti;
• genera una migliore esperienza digitale e un maggiore coinvolgimento sul SI Acquisti.

Grazie alla funzionalità statistica di Lemon Learning, potete misurare il ROI dei vostri tutorial direttamente dal SI Acquisti: avete accesso al tasso di consultazione, al percorso degli utenti e ad altri dati utili per ottimizzare i contenuti nel tempo.

Creare un tutorial non deve essere un processo lungo e complesso. Con soluzioni come Lemon Learning, potete realizzare guide interattive in pochi clic direttamente dal vostro SI Acquisti, mentre i vostri utenti vi accedono in autonomia e in tempo reale. Risultato: che abbiate una soluzione di pilotaggio, di e-procurement o di e-sourcing, favorite l'adozione del vostro SI Acquisti, aumentate il coinvolgimento degli utenti e riducete i costi di supporto.