Come creare procedure operative per i vostri software?

I vostri utenti faticano a padroneggiare i loro strumenti digitali e non sapete come guidarli? SIRH, CRM, SI Acquisti, ERP, Digital Workplace: se i software aziendali sono al loro apogeo, non sempre vengono utilizzati (bene) dai collaboratori. Allora come fare? Due parole: modalità operativa.

Parte integrante del Sistema di Gestione della Qualità, una modalità operativa serve a spiegare come eseguire un'azione passo dopo passo. Nel caso di un software, la modalità operativa mira ad accompagnare il collaboratore nella presa in mano di uno strumento digitale.

Ma come creare una modalità operativa per i vostri software, concretamente? E soprattutto, come creare una modalità operativa efficace?

La risposta in 3 semplici passaggi: individuare, creare, misurare.

(E in bonus, vi spieghiamo come creare una modalità operativa su misura integrata nei vostri software!)

Modalità operativa: ciò che dovete sapere

Prima di entrare nel vivo dell'argomento (come creare una modalità operativa), iniziamo col definire cos'è una modalità operativa e a cosa serve.

Cos'è una modalità operativa?

La modalità operativa (o modus operandi per gli amanti del latino) è il modo di operare. Spesso formalizzata attraverso un documento, mira a spiegare in modo preciso come realizzare un'attività passo dopo passo. In altre parole, la modalità operativa è una serie di istruzioni che risponde alla seguente domanda: "Come fare per...?".

Ma qual è l'utilità di creare tali istruzioni di lavoro per i vostri software?

Perché creare una modalità operativa per un software?

Creare una modalità operativa è fondamentale per aiutare i collaboratori a padroneggiare correttamente i software implementati nella vostra azienda.

Se avete già visto un bambino camminare per la prima volta, avrete sicuramente notato che i suoi primi passi non sono mai fluidi e sicuri come quelli di un adulto. Per i software, è più o meno lo stesso: padroneggiare le basi e le sfumature degli strumenti digitali richiede tempo e pratica. Bisogna prima essere accompagnati su di essi per padroneggiarli in modo autonomo. La modalità operativa funge quindi da base per gli utenti per muovere i primi passi sui loro nuovi strumenti.

Ecco alcuni esempi di modalità operative per dei software:

• Come creare workflow intelligenti su SAP?
• Come visualizzare gli indicatori HR su Cornerstone?
• Come creare un canale di discussione su Microsoft Teams?

Ora che sapete tutto, passiamo alla pratica. Scoprite come creare una modalità operativa efficace per formare i vostri collaboratori ai software in 3 passaggi.

1. Identificate i bisogni di accompagnamento sui software

In materia di software, tutto parte dai bisogni degli utenti. La modalità operativa deve quindi rispondere a un bisogno preciso dei vostri utenti.

• Quali sono i punti di blocco che riscontrate sui software?
• Quali sono le funzionalità che creano maggiori problemi?
• Quali sono i diversi livelli di padronanza degli strumenti digitali tra i vostri utenti?

Ecco alcune domande che possono aiutarvi a determinare i bisogni in materia di modalità operative. Ma qual è il prossimo passaggio?

2. Create il contenuto della vostra modalità operativa

Vuoi creare una procedura operativa efficace? Allora mettiti nei panni dei tuoi utenti!

Inizia tracciando il percorso dei tuoi utenti passo dopo passo e spiega ogni fase. Per la creazione dei contenuti, mantieni la semplicità: sii chiaro e conciso. Si tratta di un esercizio pedagogico. I tuoi utenti devono capire come padroneggiare il loro software e trarne vantaggio in modo semplice, per essere autonomi e produttivi rapidamente. Hai bisogno di un esempio più concreto?

Come creare una procedura operativa per un software con Lemon Learning

Vuoi creare una procedura operativa per aiutare i tuoi collaboratori a consultare il loro piano teorico su SMARTRH, a creare una nuova opportunità su Salesforce, o ancora a gestire i segnalibri su Oracle? Fallo direttamente dal tuo software!

Con Lemon Learning, non è più necessario trascorrere ore a creare la tua procedura operativa. Grazie alla nostra piattaforma di adozione digitale, puoi creare la tua procedura operativa dai tuoi software in pochi clic. La natura evolutiva di Lemon Learning ti permette di creare, modificare e aggiornare le tue procedure operative allo stesso ritmo dei tuoi software! D'ora in poi, non dovrai più creare una nuova procedura operativa ad ogni aggiornamento o nuova funzionalità.

Il valore aggiunto? Puoi personalizzare le tue procedure operative in base a criteri come la lingua, il reparto o il ruolo dei tuoi utenti! Allora, chi ha detto che le procedure operative devono essere un supplizio?

3. Diffondi e valuta l'utilizzo della tua procedura operativa

Una volta creata la tua procedura operativa, è il momento di diffonderla tra i tuoi collaboratori! Comunica la sua creazione e il suo valore aggiunto per incoraggiare i tuoi collaboratori a utilizzarla per prendere in mano il loro software più facilmente. Obiettivo: coinvolgimento sugli strumenti digitali! Ma non è ancora finita.

ROI, caro ROI, cosa faremmo senza di te? Poiché una procedura operativa non è mai così efficace come quando viene utilizzata, è essenziale misurare l'utilizzo della tua procedura operativa da parte dei collaboratori.

Come creare una procedura operativa efficace? Sfrutta i dati

Per creare una procedura operativa davvero efficace, è essenziale misurare i risultati della sua implementazione. Per farlo, scegli indicatori di performance precisi che ti permettano di sapere se la tua procedura operativa mantiene le sue promesse.

Ecco alcuni esempi di indicatori di performance per misurare l'efficacia della tua procedura operativa.

• Il tasso di consultazione della procedura operativa da parte dei collaboratori.
• L'evoluzione del numero di errori nei processi interni.
• La riduzione degli errori nei dati inseriti nei software.
• L'evoluzione del numero di richieste di supporto.

Con Lemon Learning, puoi misurare l'efficacia delle tue procedure operative grazie ai dati. Dalla nostra soluzione, la funzionalità statistica ti permette di accedere al tasso di consultazione delle tue procedure operative interattive e ai formati più apprezzati dai tuoi utenti. Risultato? I dati ti permettono di adattare le tue procedure operative ai collaboratori e di ottimizzarle continuamente.

Ora sai come creare una procedura operativa per i tuoi software passo dopo passo! E come avrai capito, creare una procedura operativa efficace è possibile e accessibile! Nell'era della trasformazione digitale, è più che mai indispensabile accompagnare i collaboratori nell'utilizzo dei loro software per aiutarli a sviluppare le loro competenze digitali. Dalla performance all'ottimizzazione dei costi, passando per l'esperienza digitale dei collaboratori, le procedure operative sono sempre indispensabili.