Come creare una formazione HRIS efficace in 4 passi

Errori di inserimento nell'HRIS, utilizzo scorretto delle funzionalità, abbandono del software: i problemi che possono emergere dopo l'implementazione di un sistema informativo HR sono numerosi. La formazione è lo strumento principale per prevenirli: aiuta i collaboratori ad adottare il software in modo corretto e rende sostenibile il progetto nel tempo.

Ma come procedere concretamente? Ecco i quattro passi per costruire una formazione HRIS davvero efficace.

1. Definire gli obiettivi della formazione.
2. Raccogliere i contenuti e progettare i moduli.
3. Testare, adattare e distribuire i moduli.
4. Misurare il ROI e migliorare in modo continuativo.

Troverete tutto nel dettaglio qui di seguito, incluso un bonus finale su come integrare la formazione direttamente nell'HRIS.

1. Definire gli obiettivi della formazione HRIS

Il primo passo per creare una formazione HRIS efficace è definire con chiarezza gli obiettivi. Solo partendo da obiettivi precisi sarà possibile progettare un percorso formativo adeguato alle esigenze dell'azienda e degli utenti finali.

Solo definendo chiaramente gli obiettivi della formazione all'HRIS sarà possibile raggiungerli.

La domanda di partenza è semplice: a quale esigenza deve rispondere la vostra formazione HRIS? Le esigenze possono riguardare sia gli utenti dello strumento sia il Dipartimento Formazione.

Esigenze centrate sugli utenti finali:

• Migliorare l'onboarding dei nuovi utenti sul sistema informativo.
• Formare i collaboratori in modo efficace affinché siano operativi più rapidamente.
• Accompagnare gli utenti durante gli aggiornamenti periodici dell'HRIS in modalità SaaS.
• Favorire l'uniformizzazione dei processi HR.

Esigenze centrate sui Responsabili della Formazione:

• Ridurre il tempo dedicato alla creazione e all'aggiornamento dei contenuti formativi.
• Rendere la formazione più efficace e coinvolgente.
• Contenere i costi della formazione HRIS.

Esempio: definire gli obiettivi della formazione su Workday

Un esempio concreto aiuta a chiarire il metodo. Per definire gli obiettivi di una formazione sull'HRIS Workday, è utile porsi queste domande:

• Quali sono le principali difficoltà dei collaboratori su Workday?
• Quali funzionalità devono assolutamente padroneggiare?
• Quali aree causano sistematicamente errori o richieste al supporto?

Una volta ottenute le risposte, è possibile definire i moduli da creare per ciascuna criticità. Ad esempio, si possono sviluppare moduli dedicati a:

• L'aggiornamento dei contratti.
• La modifica dei dati personali.
• La proposta di retribuzione all'assunzione.
• L'assegnazione di un contratto collettivo.

Questo ci porta al secondo passo: la progettazione della formazione.

2. Progettare la formazione HRIS passo dopo passo

Per creare un modulo efficace, il principio guida è la semplicità. Ecco le tre fasi operative.

1. Raccogliere i contenuti esistenti

Prima di creare nuovi materiali, consultate i diversi team per raccogliere eventuali contenuti già disponibili: documentazione, procedure, video tutorial. Questo patrimonio esistente può costituire la base dei nuovi moduli e ridurre significativamente i tempi di produzione.

2. Progettare il modulo di formazione

Una volta raccolti i contenuti, passate alla progettazione. Il modulo deve guidare i collaboratori attraverso il processo passo dopo passo, in modo progressivo e chiaro. Ogni fase deve corrispondere a un'azione concreta che l'utente può compiere direttamente nell'HRIS.

3. Testare e ottimizzare il modulo

Prima della distribuzione generale, fate testare il modulo a un gruppo ristretto di collaboratori. Raccogliete i loro feedback e apportate le modifiche necessarie. Solo dopo questa fase di validazione il modulo è pronto per essere distribuito a tutti gli utenti.

3. Misurare il ROI della formazione HRIS

La formazione non si esaurisce con la distribuzione dei moduli. Per valutarne l'efficacia nel tempo, è indispensabile definire indicatori di performance (KPI) e monitorarli con regolarità.

La misurazione del ROI consente di rispondere a domande fondamentali:

• La formazione risponde agli obiettivi fissati inizialmente?
• Sono necessari aggiustamenti ai moduli esistenti?
• I collaboratori utilizzano l'HRIS in modo più corretto ed efficiente?

In sintesi, misurare il ROI permette di identificare aree di miglioramento e di ottimizzare la formazione in modo continuativo, adattandola all'evoluzione dello strumento e delle esigenze degli utenti.

4. Creare una formazione integrata all'HRIS

Una formazione HRIS efficace è anche personalizzata, aggiornata e accessibile nel momento in cui l'utente ne ha bisogno. Il modo più efficace per raggiungere questo risultato è integrare la formazione direttamente nell'HRIS.

Formare i collaboratori dall'interno dell'HRIS con Lemon Learning

Con Lemon Learning, è possibile implementare una formazione HRIS efficace in modo semplice e rapido. Il principio di funzionamento è il seguente: i responsabili della formazione creano moduli direttamente dall'interno dell'HRIS in pochi clic; i collaboratori si formano in tempo reale grazie a guide interattive accessibili senza mai uscire dal sistema.

I principali vantaggi di questo approccio:

• Formazione disponibile direttamente dall'HRIS, nel contesto d'uso reale.
• Guide interattive semplici, coinvolgenti e rapide da seguire.
• Onboarding utente accessibile fin dal primo accesso al sistema.
• Contenuti personalizzabili per ruolo, reparto e lingua.
• Documentazione facile da aggiornare in caso di nuove versioni del software.
• Riduzione dei tempi di formazione e dei costi complessivi.

Come sottolinea Pierre-Alexandre Mass, DSI de transition: "Puoi realizzare il progetto più interessante del mondo, ma se non c'è supporto per gli utenti, l'adozione sarà molto limitata. Occorrono quindi strumenti che permettano alle persone di sviluppare competenze su questi nuovi strumenti in modo semplice e intuitivo." (CIO Pioneers podcast)

Formazione integrata all'HRIS: l'esempio delle guide interattive su Talentsoft

Volete spiegare ai collaboratori come iscriversi a una sessione di formazione, rivedere un colloquio, assegnare obiettivi al proprio team o aggiornare le preferenze di mobilità su Talentsoft? Con Lemon Learning bastano pochi clic per creare una guida interattiva: dal vostro HRIS, create le fasi della guida seguendo la sequenza cronologica del processo da spiegare. Il vantaggio principale è l'interattività: l'utente impara facendo, nel contesto reale di utilizzo.

Con la soluzione Lemon Learning è possibile arricchire i moduli con immagini, GIF e video, creare notifiche push e integrare sondaggi per comunicare direttamente con gli utenti. I contenuti sono adattabili al profilo di ciascun collaboratore: lingua, reparto, ruolo.

Un esempio concreto di risultato: DPD ha semplificato l'utilizzo del suo HRIS Octime e ridotto del 70% le richieste al supporto grazie a Lemon Learning.

Grazie alle soluzioni per le risorse umane basate sull'adozione digitale, è ora possibile formare i collaboratori direttamente dall'interno del loro HRIS, senza interruzioni del flusso di lavoro. L'informazione si trova esattamente dove e quando serve: il risultato è una vera adozione dello strumento.