Como criar uma formação em SIRH eficaz?

Erros de introdução de dados no SIRH, utilização incorreta das funcionalidades ou até abandono do software... Os problemas que podem surgir na sequência da implementação de um SIRH são numerosos. Para os ultrapassar, a formação é indispensável: permite aos utilizadores apropriar-se melhor do software de RH e adotá-lo, e permite-lhe consolidar o seu projeto SIRH.

Mas como proceder concretamente?

Para criar uma formação SIRH eficaz, é necessário avançar etapa a etapa.

1. Defina os objetivos da sua formação em SIRH.
2. Recolha os conteúdos necessários à conceção da formação.
3. Conceba o(s) módulo(s) de formação.
4. Teste, ajuste e implemente o(s) módulo(s) de formação em SIRH.
5. Meça o ROI da formação implementada.

Explicamos tudo em seguida. (Pequeno bónus no final do artigo: explicamos como integrar a sua formação no seu SIRH!)

Definir os objetivos da sua formação SIRH

A primeira etapa para criar uma formação SIRH eficaz consiste em definir os objetivos da sua formação. Porquê?

Só definindo claramente os objetivos da sua formação em SIRH poderá alcançá-los.

Com razão, os objetivos definidos permitir-lhe-ão implementar um acompanhamento adequado consoante os seus desafios e os dos utilizadores finais. Mas como proceder concretamente?

Coloque-se uma questão simples: a que desafio deve responder a sua formação em SIRH? Pode tratar-se de desafios para os utilizadores da ferramenta, mas também para o Departamento de Formação.

Os desafios da formação em SIRH centrados nos utilizadores finais:

• Melhorar o onboarding dos novos utilizadores no sistema de informação.
• Formar os colaboradores em SIRH de forma eficaz para que fiquem operacionais mais rapidamente.
• Acompanhar os utilizadores face às atualizações regulares do SIRH (em modo SaaS).
• Favorecer a uniformização dos processos de RH.

Os desafios da formação no SIRH centrados nos Responsáveis de Formação:

• Reduzir o tempo dedicado à criação e atualização dos conteúdos de formação no SIRH.
• Tornar a formação no SIRH mais eficaz e envolvente.
• Reduzir os custos em formação no SIRH.

São objetivos aos quais a sua formação pode responder de acordo com os desafios da sua empresa e dos colaboradores.

Exemplo: definir os objetivos da sua formação no SIRH Workday

Porque um exemplo vale mais do que mil explicações, tentemos definir os objetivos de uma formação para o SIRH Workday. Se tivesse de definir os objetivos da sua formação no SIRH Workday, poderia, por exemplo, colocar as seguintes questões.

• Quais são as principais problemáticas dos colaboradores no SIRH Workday? 
• Quais são as funcionalidades indispensáveis do Workday que os colaboradores devem dominar? 
• Quais são as funcionalidades que causam sistematicamente problemas aos colaboradores na utilização do SIRH? 

Depois de responder a estas questões, poderá definir módulos de formação a criar para cada problemática e funcionalidade identificadas. Por exemplo, poderá criar módulos para responder a dificuldades de utilização nas seguintes funcionalidades do Workday: 

• A atualização de contratos, 
• A alteração dos dados pessoais,
• A proposta de remuneração na contratação, 
• A atribuição de uma convenção coletiva. 

O que nos leva ao nosso segundo ponto: a conceção da sua formação no SIRH. 

2. Conceber a sua formação no SIRH passo a passo

Deseja criar um módulo eficaz para formar os seus colaboradores no seu software SIRH? Então simplifique.

1. Recolha os conteúdos 

Comece por consultar as diferentes equipas de forma a recolher eventuais conteúdos já criados. Estes poderão ajudá-lo durante a criação do seu módulo de formação. 

2. Conceba o seu módulo de formação

Depois de recolher os conteúdos necessários, pode passar à conceção. Para isso, explique o processo a seguir passo a passo. Trata-se de guiar os seus colaboradores gradualmente na utilização do seu SIRH. Mas não é tudo. 

3. Teste o seu módulo de formação

Depois de criar o seu módulo de formação, é altura de o testar. Para isso, peça a um grupo de colaboradores que o experimente e que lhe comunique eventuais melhorias. Poderá então ajustá-lo antes de o disponibilizar ao conjunto dos utilizadores do SIRH na empresa. 

3. Medir o ROI da sua formação

Pensava que tinha terminado? No entanto, ainda falta... o ROI! Para medir a eficácia da sua formação, é essencial medir os seus resultados. Para isso, comece por definir indicadores de desempenho (KPI). Estes permitir-lhe-ão medir a eficácia da sua formação no SIRH de forma precisa após a sua implementação.

Entre outros aspetos, a medição do ROI da sua formação permitir-lhe-á responder às seguintes questões.

• A formação responde aos objetivos definidos?
• Há ajustes a fazer nos diferentes módulos de formação? Se sim, quais? 
• Os colaboradores utilizam melhor o seu SIRH?

Em suma, isto permitir-lhe-á identificar eixos de melhoria precisos para otimizar continuamente a sua formação no SIRH. 

Como já percebeu, uma formação eficaz no SIRH deve responder a objetivos precisos, ser avaliada e ajustada ao longo do tempo. Mas não é tudo.

4. Criar uma formação integrada no SIRH

Uma formação no SIRH eficaz é também uma formação personalizada, atualizada e acessível. Para tal, nada melhor do que uma formação diretamente integrada no SIRH. Pergunta-se como é possível? Explicamos tudo nesta parte bónus.

Criar uma formação integrada no SIRH com a Lemon Learning

Com a Lemon Learning, pode implementar uma formação eficaz no SIRH de forma simples. O princípio? Do seu lado, cria módulos de formação no SIRH diretamente a partir deste último em apenas alguns cliques. Do lado deles, os utilizadores formam-se passo a passo no SIRH em tempo real graças a guias interativos acessíveis diretamente a partir do SIRH. E as vantagens são numerosas. 

O que fica a ganhar? 

• Uma formação disponível diretamente a partir do SIRH.
• Uma formação simples, lúdica e rápida com os guias interativos integrados. 
• Um onboarding de utilizadores instantâneo, acessível desde a primeira utilização do SIRH. 
• Uma formação no SIRH acessível em tempo real. 
• Conteúdos personalizáveis segundo as populações de utilizadores. 
• Uma documentação fácil e rápida de atualizar.
• Uma redução do tempo de formação e dos custos.

Precisa de um exemplo concreto? 

Formação integrada no SIRH: o exemplo dos guias interativos no Talentsoft

Deseja explicar aos seus colaboradores como inscrever-se numa sessão de formação, rever uma entrevista, atribuir objetivos à sua equipa, ou ainda atualizar as suas preferências de mobilidade no Talentsoft?

Com a Lemon Learning, basta alguns cliques para criar um guia interativo! A partir do seu SIRH, basta criar as etapas do seu guia passo a passo, seguindo as etapas cronológicas do processo que pretende explicar. O grande ponto forte? A interação!

Graças à nossa solução, pode dinamizar os seus módulos de formação com conteúdos como imagens, GIFs ou vídeos. Melhor ainda, pode criar notificações push e integrar questionários para comunicar diretamente com os seus utilizadores! Mais ainda? Pode adaptar o seu guia ao perfil dos seus utilizadores personalizando a língua, o departamento ou ainda a função dos seus colaboradores. 

Resultado? A sua formação no SIRH é verdadeiramente eficaz, pois responde aos desafios dos seus colaboradores e aos seus, tanto em matéria de formação como de ferramentas!

É aliás o que conseguiu fazer a DPD, que simplificou a utilização do seu SIRH Octime e reduziu em 70% os seus pedidos de suporte graças à Lemon Learning. 

Simples e ao alcance de todos, a criação de uma formação no SIRH pode mudar o quotidiano dos seus colaboradores na sua ferramenta. Graças às plataformas de adoção digital como a Lemon Learning, pode agora formar os seus colaboradores diretamente a partir do seu SIRH. Já não é necessário sair da ferramenta, a informação encontra-se exatamente no local onde eles estão! O que fica a ganhar? A adoção do seu SIRH!