Como criar uma formação SIRH eficaz

Erros de introdução de dados, utilização incorreta das funcionalidades ou abandono do software: os problemas que podem surgir após a implementação de um SIRH são numerosos. A formação é a resposta indispensável. Permite aos utilizadores apropriarem-se do software de RH e adotá-lo de forma duradoura, consolidando todo o projeto SIRH.

Para criar uma formação SIRH eficaz, é necessário avançar etapa a etapa:

1. Definir os objetivos da formação em SIRH.
2. Recolher os conteúdos necessários à conceção da formação.
3. Conceber o(s) módulo(s) de formação.
4. Testar, ajustar e implementar o(s) módulo(s).
5. Medir o ROI da formação implementada.

Explicamos tudo em seguida. (Bónus no final do artigo: como integrar a sua formação diretamente no SIRH.)

1. Definir os objetivos da sua formação SIRH

A primeira etapa consiste em definir claramente os objetivos da formação. Só assim será possível alcançá-los e implementar um acompanhamento adequado aos desafios da sua empresa e dos utilizadores finais.

Coloque-se uma questão simples: a que desafio deve responder a sua formação em SIRH?

Esses desafios podem ser centrados nos utilizadores da ferramenta ou no próprio Departamento de Formação.

Desafios centrados nos utilizadores finais:

• Melhorar o onboarding dos novos utilizadores no sistema de informação.
• Formar os colaboradores de forma eficaz para que fiquem operacionais mais rapidamente.
• Acompanhar os utilizadores nas atualizações regulares do SIRH (em modo SaaS).
• Favorecer a uniformização dos processos de RH.

Desafios centrados nos Responsáveis de Formação:

• Reduzir o tempo dedicado à criação e atualização dos conteúdos de formação.
• Tornar a formação no SIRH mais eficaz e envolvente.
• Reduzir os custos de formação.

Exemplo: definir os objetivos da sua formação no SIRH Workday

Porque um exemplo vale mais do que mil explicações, imaginemos a definição dos objetivos para uma formação no SIRH Workday. As questões a colocar seriam, por exemplo:

• Quais são as principais dificuldades dos colaboradores no Workday?
• Quais são as funcionalidades indispensáveis que os colaboradores devem dominar?
• Quais são as funcionalidades que causam sistematicamente problemas na utilização?

Depois de responder a estas questões, é possível definir módulos de formação para cada problemática identificada. Por exemplo, podem criar-se módulos para dificuldades nas seguintes funcionalidades do Workday:

• A atualização de contratos.
• A alteração de dados pessoais.
• A proposta de remuneração na contratação.
• A atribuição de uma convenção coletiva.

O que nos leva ao segundo ponto: a conceção da formação no SIRH.

2. Conceber a formação no SIRH passo a passo

Para criar um módulo eficaz e formar os colaboradores no software SIRH, a palavra de ordem é simplicidade. O processo divide-se em três passos.

1. Recolha os conteúdos

Comece por consultar as diferentes equipas de forma a recolher eventuais conteúdos já existentes. Estes poderão ser um ponto de partida valioso durante a criação do módulo de formação.

2. Conceba o módulo de formação

Depois de recolher os conteúdos necessários, passe à conceção. Explique o processo a seguir passo a passo, guiando os colaboradores gradualmente na utilização do SIRH. Certifique-se de que cada etapa é clara e autonomamente compreensível.

3. Teste e ajuste o módulo

Após criar o módulo, peça a um grupo de colaboradores que o experimente e que comunique eventuais melhorias. Ajuste o módulo com base nesse retorno antes de o disponibilizar ao conjunto dos utilizadores do SIRH.

3. Medir o ROI da sua formação

Depois de implementada, a formação não está terminada: é necessário medir os seus resultados. Para isso, defina indicadores de desempenho (KPI) que permitam avaliar a eficácia da formação de forma objetiva.

A medição do ROI permitir-lhe-á responder a questões como:

• A formação responde aos objetivos definidos?
• Há ajustes a fazer nos diferentes módulos? Se sim, quais?
• Os colaboradores utilizam melhor o SIRH após a formação?

Em suma, permite identificar eixos de melhoria precisos para otimizar continuamente a formação no SIRH. Uma formação eficaz deve responder a objetivos claros, ser avaliada e ajustada ao longo do tempo. Mas há ainda um elemento decisivo a considerar.

Para aprofundar a análise dos resultados de formação com base em dados, consulte o nosso artigo sobre como otimizar a formação com dados.

4. Criar uma formação integrada no SIRH

Uma formação no SIRH verdadeiramente eficaz é personalizada, atualizada e acessível no momento certo. Para isso, nada melhor do que uma formação diretamente integrada no próprio SIRH.

Criar uma formação integrada no SIRH com a Lemon Learning

Com a Lemon Learning, é possível implementar uma formação eficaz no SIRH de forma simples. O princípio é direto: do seu lado, cria módulos de formação diretamente a partir do SIRH em apenas alguns cliques. Do lado dos colaboradores, estes formam-se passo a passo em tempo real, graças a guias interativos acessíveis sem sair da ferramenta.

As vantagens são concretas:

• Formação disponível diretamente a partir do SIRH.
• Guias interativos simples, lúdicos e rápidos de seguir.
• Onboarding de utilizadores acessível desde a primeira utilização do SIRH.
• Conteúdos personalizáveis por perfil de utilizador (língua, departamento, função).
• Documentação fácil e rápida de atualizar.
• Redução do tempo de formação e dos custos associados.

Formação integrada no SIRH: o exemplo dos guias interativos no Talentsoft

Deseja explicar aos colaboradores como inscrever-se numa sessão de formação, rever uma entrevista, atribuir objetivos à equipa ou atualizar preferências de mobilidade no Talentsoft? Com a Lemon Learning, basta alguns cliques para criar um guia interativo a partir do próprio SIRH, seguindo as etapas cronológicas do processo a explicar.

Graças à solução, é possível dinamizar os módulos de formação com imagens, GIFs ou vídeos, criar notificações push e integrar questionários para comunicar diretamente com os utilizadores. Os conteúdos podem ainda ser adaptados ao perfil de cada colaborador, personalizando a língua, o departamento ou a função.

Resultado: uma formação no SIRH verdadeiramente eficaz, que responde aos desafios dos colaboradores e da organização, tanto em matéria de formação como de adoção da ferramenta.

É aliás o que conseguiu a DPD, que simplificou a utilização do seu SIRH Octime e reduziu em 70% os pedidos de suporte graças à Lemon Learning.

A criação de uma formação no SIRH pode transformar o quotidiano dos colaboradores na ferramenta. Graças a plataformas de adoção digital como a Lemon Learning, é possível formar os utilizadores diretamente a partir do SIRH, no momento em que precisam, sem sair da ferramenta. O resultado? Uma adoção do SIRH mais rápida e duradoura.