Cómo crear una formación en SIRH eficaz

Errores de introducción de datos en el SIRH, uso inadecuado de las funcionalidades o incluso el abandono del software... Los problemas que pueden surgir tras la implantación de un SIRH son numerosos. Para hacerles frente, la formación es imprescindible: permite a los usuarios apropiarse mejor del software de RRHH y adoptarlo, y te permite consolidar tu proyecto SIRH.

Pero, ¿cómo hacerlo de forma concreta?

Para crear una formación SIRH eficaz, hay que proceder paso a paso.

1. Define los objetivos de tu formación en el SIRH.
2. Recopila los contenidos necesarios para el diseño de la formación.
3. Diseña el/los módulo(s) de formación.
4. Prueba, ajusta y despliega el/los módulo(s) de formación en el SIRH.
5. Mide el ROI de la formación implantada.

Te lo explicamos todo a continuación. (Pequeño bonus al final del artículo: ¡te explicamos cómo integrar tu formación en tu SIRH!)

Definir los objetivos de tu formación SIRH

El primer paso para crear una formación SIRH eficaz consiste en definir los objetivos de tu formación. ¿La razón?

Solo definiendo claramente los objetivos de tu formación en el SIRH podrás alcanzarlos.

Y con razón, los objetivos fijados te permitirán establecer un acompañamiento adaptado según tus necesidades y las de los usuarios finales. Pero, ¿cómo hacerlo de forma concreta?

Hazte una pregunta sencilla: ¿a qué necesidad debe responder tu formación en el SIRH? Puede tratarse de necesidades para los usuarios de la herramienta, pero también para el Departamento de Formación.

Las necesidades de la formación en el SIRH centradas en los usuarios finales:

• Mejorar el onboarding de los nuevos usuarios en el sistema de información.
• Formar a los colaboradores en el SIRH de forma eficaz para que sean operativos más rápidamente.
• Acompañar a los usuarios ante las actualizaciones periódicas del SIRH (en modo SaaS).
• Favorecer la uniformización de los procesos de RRHH.

Los desafíos de la formación en el SIRH centrados en los Responsables de Formación:

• Reducir el tiempo dedicado a la creación y actualización de los contenidos de formación en el SIRH.
• Hacer la formación en el SIRH más eficaz y atractiva.
• Reducir los costes en formación en el SIRH.

Todos estos objetivos a los que su formación puede dar respuesta según los desafíos de su empresa y de los colaboradores.

Ejemplo: definir los objetivos de su formación en el SIRH Workday

Porque un ejemplo vale más que mil explicaciones, tratemos de definir los objetivos de una formación para el SIRH Workday. Si tuviera que definir los objetivos de su formación en el SIRH Workday, podría por ejemplo plantearse las siguientes preguntas.

• ¿Cuáles son los principales problemas de los colaboradores con el SIRH Workday? 
• ¿Cuáles son las funcionalidades imprescindibles de Workday que los colaboradores deben dominar? 
• ¿Cuáles son las funcionalidades que sistemáticamente generan problemas a los colaboradores al utilizar el SIRH? 

Una vez que haya respondido a estas preguntas, podrá definir módulos de formación a crear para cada problemática y funcionalidad identificadas. Por ejemplo, podrá crear módulos para responder a las dificultades de manejo en las siguientes funcionalidades de Workday: 

• La actualización de contratos, 
• La modificación de datos personales,
• La propuesta de remuneración en la contratación, 
• La asignación de un convenio colectivo. 

Lo que nos lleva a nuestro segundo punto: el diseño de su formación en el SIRH. 

2. Diseñar su formación en el SIRH paso a paso

¿Desea crear un módulo eficaz para formar a sus colaboradores en su software SIRH? Entonces apueste por la sencillez.

1. Recopile los contenidos 

Comience por consultar a los diferentes equipos con el fin de recopilar los posibles contenidos ya creados. Estos últimos podrán ayudarle durante la creación de su módulo de formación. 

2. Diseñe su módulo de formación

Una vez que haya recopilado los contenidos necesarios, puede pasar al diseño. Para ello, explique el proceso a seguir paso a paso. Se trata de guiar a sus colaboradores de forma progresiva en el manejo de su SIRH. Pero eso no es todo. 

3. Pruebe su módulo de formación

Una vez creado su módulo de formación, es el momento de probarlo. Para ello, haga que lo pruebe un grupo de colaboradores que le trasladarán las posibles mejoras. Podrá entonces ajustarlo antes de difundirlo al conjunto de usuarios del SIRH dentro de la empresa. 

3. Medir el ROI de su formación

¿Pensaba que ya había terminado? Sin embargo, aún queda... ¡el ROI! Para medir la eficacia de su formación, es esencial medir sus resultados. Para ello, comience por definir indicadores de rendimiento (KPI). Estos le permitirán medir la eficacia de su formación en el SIRH de forma precisa tras su implantación.

Entre otras cosas, la medición del ROI de su formación le permitirá responder a las siguientes preguntas.

• ¿La formación responde a los objetivos establecidos?
• ¿Hay ajustes que realizar en los diferentes módulos de formación? Si es así, ¿cuáles? 
• ¿Los colaboradores utilizan mejor su SIRH?

En definitiva, esto le permitirá identificar ejes de mejora precisos para optimizar su formación en el SIRH de forma continua. 

Como habrá comprendido, una formación eficaz en el SIRH debe responder a objetivos precisos, ser evaluada y ajustada con el tiempo. Pero eso no es todo.

4. Crear una formación integrada en el SIRH

Una formación en el SIRH eficaz es también una formación personalizada, actualizada y accesible. Para ello, nada mejor que una formación directamente integrada en el SIRH. ¿Se pregunta cómo es posible? Se lo explicamos todo en esta parte adicional.

Crear una formación integrada en el SIRH con Lemon Learning

Con Lemon Learning, puede implementar una formación eficaz en el SIRH con total sencillez. ¿El principio? Por su parte, crea módulos de formación en el SIRH directamente desde este último en pocos clics. Por su parte, los usuarios se forman paso a paso en el SIRH en tiempo real gracias a guías interactivas accesibles directamente desde el SIRH. Y las ventajas son numerosas. 

¿Qué se obtiene? 

• Una formación disponible directamente desde el SIRH.
• Una formación sencilla, lúdica y rápida con las guías interactivas integradas. 
• Un onboarding de usuarios instantáneo, accesible desde el primer uso del SIRH. 
• Una formación en el SIRH accesible en tiempo real. 
• Contenidos personalizables según los perfiles de usuarios. 
• Una documentación fácil y rápida de actualizar.
• Una reducción del tiempo de formación y de los costes.

¿Necesita un ejemplo concreto? 

Formación integrada en el SIRH: el ejemplo de las guías interactivas en Talentsoft

¿Desea explicar a sus colaboradores cómo inscribirse en una sesión de formación, revisar una entrevista, asignar objetivos a su equipo o actualizar sus deseos de movilidad en Talentsoft?

Con Lemon Learning, basta con unos pocos clics para crear una guía interactiva. Desde su SIRH, solo tiene que crear los pasos de su guía paso a paso, siguiendo los pasos cronológicos del proceso que desea explicar. ¿El gran valor añadido? ¡La interacción!

Gracias a nuestra solución, puede dinamizar sus módulos de formación con contenidos como imágenes, GIFs o vídeos. Mejor aún, puede crear notificaciones push e integrar encuestas para comunicarse directamente con sus usuarios. ¿Algo más? Puede adaptar su guía al perfil de sus usuarios personalizando el idioma, el departamento o el rol de sus colaboradores. 

¿El resultado? Su formación en el SIRH es verdaderamente eficaz, ya que responde a los retos de sus colaboradores y a los suyos, tanto en materia de formación como de herramientas.

Esto es precisamente lo que logró DPD, que simplificó el uso de su SIRH Octime y redujo en un 70 % sus solicitudes de soporte gracias a Lemon Learning. 

Sencilla y al alcance de todos, la creación de una formación en el SIRH puede transformar el día a día de sus colaboradores con su herramienta. Gracias a las plataformas de adopción digital como Lemon Learning, ahora puede formar a sus colaboradores directamente desde su SIRH. Ya no es necesario salir de la herramienta: la información está exactamente donde ellos se encuentran. ¿El resultado? ¡La adopción de su SIRH!