Come creare una formazione HRIS efficace?

Errori di inserimento nel SIRH, utilizzo errato delle funzionalità o abbandono del software... I problemi che possono sorgere a seguito della messa in opera di un SIRH sono numerosi. Per ovviarvi, la formazione è indispensabile: consente agli utenti di prendere meglio in mano e adottare il software HR, e permette di rendere sostenibile il progetto SIRH.

Ma come procedere concretamente?

Per creare una formazione SIRH efficace, bisogna procedere passo dopo passo.

1. Definite gli obiettivi della formazione al SIRH.
2. Raccogliete i contenuti necessari alla progettazione della formazione.
3. Progettate il/i modulo/i di formazione.
4. Testate, adattate e implementate il/i modulo/i di formazione al SIRH.
5. Misurate il ROI della formazione messa in atto.

Vi spieghiamo tutto qui di seguito. (Piccolo bonus alla fine dell'articolo: vi spieghiamo come integrare la formazione al vostro SIRH!)

Definire gli obiettivi della formazione SIRH

Il primo passo per creare una formazione SIRH efficace consiste nel definire gli obiettivi della formazione. Il motivo?

Solo definendo chiaramente gli obiettivi della formazione al SIRH sarà possibile raggiungerli.

E per una buona ragione: gli obiettivi stabiliti permetteranno di mettere in atto un accompagnamento adeguato in base alle vostre esigenze e a quelle degli utenti finali. Ma come procedere concretamente?

Ponetevi una domanda semplice: a quale esigenza deve rispondere la vostra formazione al SIRH? Possono esserci esigenze per gli utenti dello strumento ma anche per il Dipartimento Formazione.

Le esigenze della formazione al SIRH centrate sugli utenti finali:

• Migliorare l'onboarding dei nuovi utenti sul sistema informativo.
• Formare i collaboratori al SIRH in modo efficace affinché siano operativi più rapidamente.
• Accompagnare gli utenti in occasione degli aggiornamenti regolari del SIRH (in modalità SaaS).
• Favorire l'uniformizzazione dei processi HR.

Le sfide della formazione all'HRIS incentrate sui Responsabili della Formazione:

• Ridurre il tempo dedicato alla creazione e all'aggiornamento dei contenuti di formazione all'HRIS.
• Rendere la formazione all'HRIS più efficace e coinvolgente.
• Ridurre i costi della formazione all'HRIS.

Tutti obiettivi a cui la vostra formazione può rispondere in base alle esigenze della vostra azienda e dei collaboratori.

Esempio: definire gli obiettivi della vostra formazione all'HRIS Workday

Poiché un esempio vale più di mille spiegazioni, proviamo a definire gli obiettivi di una formazione per l'HRIS Workday. Se doveste definire gli obiettivi della vostra formazione all'HRIS Workday, potreste ad esempio porvi le seguenti domande.

• Quali sono le principali problematiche dei collaboratori sull'HRIS Workday? 
• Quali sono le funzionalità indispensabili di Workday che i collaboratori devono padroneggiare? 
• Quali sono le funzionalità che causano sistematicamente problemi ai collaboratori durante l'utilizzo dell'HRIS? 

Una volta risposto a queste domande, potrete definire i moduli di formazione da creare per ciascuna problematica e funzionalità identificate. Ad esempio, potrete creare moduli per rispondere alle difficoltà di utilizzo delle seguenti funzionalità di Workday: 

• L'aggiornamento dei contratti, 
• La modifica dei dati personali,
• La proposta di retribuzione all'assunzione, 
• L'assegnazione di un contratto collettivo. 

Il che ci porta al nostro secondo punto: la progettazione della vostra formazione all'HRIS. 

2. Progettare la vostra formazione all'HRIS passo dopo passo

Desiderate creare un modulo efficace per formare i vostri collaboratori al vostro software HRIS? Allora fate semplice.

1. Raccogliete i contenuti 

Iniziate consultando i diversi team al fine di raccogliere eventuali contenuti già creati. Questi ultimi potranno aiutarvi durante la creazione del vostro modulo di formazione. 

2. Progettate il vostro modulo di formazione

Una volta raccolti i contenuti necessari, potete passare alla progettazione. Per farlo, spiegate il processo da seguire passo dopo passo. Si tratta di guidare i vostri collaboratori gradualmente nella presa in mano del loro HRIS. Ma non è tutto. 

3. Testate il vostro modulo di formazione

Una volta creato il vostro modulo di formazione, è il momento di testarlo. Per farlo, fatelo provare a un gruppo di collaboratori che vi segnaleranno eventuali ottimizzazioni. Potrete quindi apportare le modifiche necessarie prima di distribuirlo a tutti gli utenti dell'HRIS all'interno dell'azienda. 

3. Misurare il ROI della vostra formazione

Pensavate fosse finita? Eppure, rimane ancora... il ROI! Per misurare l'efficacia della vostra formazione, è essenziale misurarne i risultati. Per farlo, iniziate definendo degli indicatori di performance (KPI). Questi ultimi vi permetteranno di misurare con precisione l'efficacia della vostra formazione all'HRIS dopo la sua implementazione.

Tra le altre cose, la misurazione del ROI della vostra formazione vi permetterà di rispondere alle seguenti domande.

• La formazione risponde agli obiettivi fissati?
• Ci sono aggiustamenti da apportare ai diversi moduli di formazione? Se sì, quali? 
• I collaboratori utilizzano meglio il loro SIRH?

In sintesi, questo vi permetterà di identificare precise aree di miglioramento per ottimizzare in modo continuativo la vostra formazione al SIRH. 

Come avrete capito, una formazione al SIRH efficace deve rispondere a obiettivi precisi, essere valutata e adeguata nel tempo. Ma non è tutto.

4. Creare una formazione integrata al SIRH

Una formazione al SIRH efficace è anche una formazione personalizzata, aggiornata e accessibile. Per farlo, niente di meglio che una formazione direttamente integrata al SIRH. Vi chiederete come sia possibile? Ve lo spieghiamo tutto in questa sezione bonus.

Creare una formazione integrata al SIRH con Lemon Learning

Con Lemon Learning, potete implementare una formazione al SIRH efficace in tutta semplicità. Il principio? Da parte vostra, create moduli di formazione al SIRH direttamente da quest'ultimo in pochi clic. Da parte loro, gli utenti si formano passo dopo passo al SIRH in tempo reale grazie a guide interattive accessibili direttamente dal SIRH. E i vantaggi sono numerosi. 

Il risultato? 

• Una formazione disponibile direttamente dal SIRH.
• Una formazione semplice, coinvolgente e rapida con le guide interattive integrate. 
• Un onboarding utente istantaneo, accessibile fin dal primo utilizzo del SIRH. 
• Una formazione al SIRH accessibile in tempo reale. 
• Contenuti personalizzabili in base alle popolazioni di utenti. 
• Una documentazione facile e rapida da aggiornare.
• Una riduzione dei tempi di formazione e dei costi.

Avete bisogno di un esempio concreto? 

Formazione integrata al SIRH: l'esempio delle guide interattive su Talentsoft

Volete spiegare ai vostri collaboratori come iscriversi a una sessione di formazione, rivedere un colloquio, assegnare obiettivi al proprio team o ancora aggiornare le proprie preferenze di mobilità su Talentsoft?

Con Lemon Learning, bastano pochi clic per creare una guida interattiva! Dal vostro SIRH, è sufficiente creare le fasi della vostra guida passo dopo passo, seguendo le fasi cronologiche del processo che volete spiegare. Il grande vantaggio? L'interazione!

Grazie alla nostra soluzione, potete dinamizzare i vostri moduli di formazione con contenuti quali immagini, GIF o ancora video. Ancora meglio, potete creare notifiche push e integrare sondaggi per comunicare direttamente con i vostri utenti! Altro? Potete adattare la vostra guida al profilo dei vostri utenti personalizzando la lingua, il reparto o ancora il ruolo dei vostri collaboratori. 

Il risultato? La vostra formazione al SIRH è davvero efficace, perché risponde alle esigenze dei vostri collaboratori e alle vostre, sia in termini di formazione che di strumenti!

È del resto ciò che è riuscita a fare DPD, che ha semplificato l'utilizzo del suo SIRH Octime e ridotto del 70% le richieste al supporto grazie a Lemon Learning. 

Semplice e alla portata di tutti, la creazione di una formazione al SIRH può cambiare il quotidiano dei vostri collaboratori nel loro strumento. Grazie alle piattaforme di adozione digitale come Lemon Learning, potete ora formare i vostri collaboratori direttamente dal loro SIRH. Non è più necessario uscire dallo strumento, l'informazione si trova esattamente nel posto in cui si trovano! Il risultato? L'adozione del vostro SIRH!